Taloyhtiö pyytää tarjouksen isännöintipalvelusta kokoamalla ensin perustiedot yhtiöstä, lähettämällä tarjouspyynnön useammalle isännöintiyritykselle ja vertailemalla saatuja tarjouksia sisällön, hinnan ja palvelutason perusteella. Prosessi on suoraviivainen, kun tietää, mitä pyytää ja keneltä. Alla käymme läpi koko kilpailutusprosessin vaihe vaiheelta.
Mitä tietoja tarjouspyyntöön tarvitaan?
Hyvä tarjouspyyntö isännöintipalvelusta sisältää taloyhtiön perustiedot, kiinteistön ominaisuudet ja kuvauksen nykyisestä tilanteesta. Mitä tarkemmin taloyhtiö kuvaa tarpeensa, sitä vertailukelpoisempia tarjoukset ovat ja sitä helpompi hallituksen on tehdä päätös.
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata ainakin seuraavat tiedot:
- Taloyhtiön nimi, osoite ja perustamisvuosi
- Rakennusten lukumäärä, huoneistojen määrä ja rakennustyyppi
- Kiinteistön koko neliömetreinä
- Lähiaikojen tiedossa olevat remontit tai erityistarpeet
- Toivottu palvelun aloitusajankohta
- Mahdolliset erityistoiveet palvelun sisällöstä
Kannattaa myös kertoa lyhyesti, miksi tarjousta pyydetään juuri nyt. Onko kyseessä ensimmäinen isännöintisopimus, nykyisen sopimuksen päättyminen vai halu vertailla vaihtoehtoja? Tämä auttaa isännöintiyritystä tarjoamaan juuri teidän tilanteeseenne sopivan ratkaisun.
Kenelle tarjouspyyntö kannattaa lähettää?
Tarjouspyyntö isännöintipalvelusta kannattaa lähettää kolmesta viiteen isännöintiyritykselle, jotka toimivat taloyhtiön sijaintipaikkakunnalla tai sen lähialueilla. Useampi tarjous varmistaa, että hallituksella on aito vertailupohja eikä päätös perustu yhden yrityksen sanaan.
Isännöintiyrityksiä löytää esimerkiksi Isännöintiliiton jäsenrekisteristä, paikallisista hakemistoista tai tuttujen taloyhtiöiden suosituksista. Suositukset muilta hallituksen jäseniltä tai naapuritaloyhtiöiltä ovat usein arvokkaita, koska ne perustuvat todelliseen kokemukseen.
Yritysmuotoinen isännöinti on usein yksittäistä isännöitsijää varmempi valinta, koska palvelu ei katkea yhden henkilön poissaolon tai vaihtumisen vuoksi. Laajemmalla organisaatiolla on myös useammin käytössään teknisen isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun erityisosaaminen.
Mitä isännöintipalvelun hintaan sisältyy?
Isännöintipalvelun hinta perustuu yleensä kuukausittaiseen perusmaksuun, joka kattaa sovitun palvelukokonaisuuden. Hinta vaihtelee taloyhtiön koon, sijainnin ja valitun palvelutason mukaan. On tärkeää tarkistaa tarkasti, mitä perusmaksuun sisältyy ja mistä laskutetaan erikseen.
Tyypillinen isännöintipalvelu koostuu neljästä osa-alueesta:
- Hallinnollinen isännöinti: kokousten valmistelu, pöytäkirjat, sopimusten hallinta, viranomaisasiointi ja asukasviestintä
- Tekninen isännöinti: kiinteistön kunnon seuranta, korjaushankkeiden koordinointi ja huoltokirjanpito
- Taloushallinto: kirjanpito, vastikkeiden laskutus, budjetin laadinta ja tilinpäätös
- Asiakaspalvelu: asukkaiden ja osakkaiden yhteydenottoihin vastaaminen
Osa isännöintiyrityksistä tarjoaa kaikki nämä osa-alueet yhdessä paketissa, osa hinnoittelee ne erikseen. Erillispalvelut, kuten laajempi tekninen isännöinti tai erikoishankkeiden tuki, voivat tulla peruspalvelun päälle lisämaksulla. Tämä kannattaa selvittää tarjouksesta ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Miten tarjouksia vertaillaan keskenään?
Isännöintitarjouksia vertaillaan rinnakkain siten, että jokaisen tarjouksen palvelun sisältö, hinta ja sopimusehdot asetetaan samalle viivalle. Pelkkä kuukausihinta ei kerro koko totuutta, koska palveluiden laajuus voi erota merkittävästi tarjousten välillä.
Käytännöllinen tapa on tehdä yksinkertainen vertailutaulukko, johon kirjataan jokaisesta tarjouksesta:
- Kuukausihinta ja mitä siihen sisältyy
- Erillispalveluiden hinnoittelu ja esimerkkitapaukset
- Sopimuksen kesto ja irtisanomisaika
- Vastuuhenkilö ja tavoitettavuus
- Referenssit tai kokemus vastaavanlaisista taloyhtiöistä
Hinnan lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota siihen, miten isännöintiyritys kuvaa omaa toimintatapaansa. Selkeä viestintä, nimetty yhteyshenkilö ja realistinen lupaus tavoitettavuudesta ovat merkkejä siitä, että yhteistyö tulee sujumaan myös käytännössä.
Milloin isännöintisopimus kannattaa kilpailuttaa?
Isännöintisopimus kannattaa kilpailuttaa silloin, kun nykyinen sopimus on päättymässä, palvelun laatu ei vastaa odotuksia tai taloyhtiön tilanne on muuttunut merkittävästi. Kilpailutus on myös järkevä tapa varmistaa, että taloyhtiö saa markkinoihin nähden kohtuullista palvelua järkevään hintaan.
Tyypillisiä tilanteita, joissa kilpailutus on perusteltua:
- Nykyinen isännöintisopimus on irtisanottavissa tai päättymässä lähiaikoina
- Taloyhtiöllä on edessä suuri remontti, johon tarvitaan vahvempaa teknistä osaamista
- Hallitus ei saa riittävästi tukea päätöksentekoon tai viestintä ei toimi
- Taloyhtiö on kasvanut tai muuttunut niin, että nykyinen palvelupaketti ei enää vastaa tarpeita
- Isännöitsijä on vaihtumassa ja on luonteva hetki arvioida kokonaisuutta
Kilpailutus ei tarkoita automaattisesti vaihtamista. Se voi myös vahvistaa luottamusta nykyiseen isännöintiyritykseen, jos tarjous osoittautuu kilpailukykyiseksi.
Miten isännöitsijän vaihtaminen käytännössä tapahtuu?
Isännöitsijän vaihtaminen tapahtuu irtisanomalla voimassa oleva isännöintisopimus sen ehtojen mukaisesti, valitsemalla uusi isännöintiyritys ja sopimalla tietojen luovuttamisesta vanhan ja uuden isännöitsijän välillä. Prosessi on hallittu, kun se tehdään suunnitellusti hyvissä ajoin ennen sopimuksen päättymistä.
Käytännön vaiheet ovat yleensä seuraavat:
- Tarkistetaan nykyisen sopimuksen irtisanomisaika ja -ehdot
- Hallitus päättää kilpailutuksesta ja pyytää tarjoukset
- Yhtiökokous tai hallitus valitsee uuden isännöintipalvelun tarjoajan
- Irtisanominen toimitetaan kirjallisesti nykyiselle isännöitsijälle
- Sovitaan siirtymäaikataulusta ja asiakirjojen luovuttamisesta
- Uusi isännöitsijä aloittaa sovittuna ajankohtana
Asiakirjojen sujuva siirtyminen on yksi tärkeimmistä käytännön asioista. Tähän kuuluvat esimerkiksi yhtiöjärjestys, pöytäkirjat, sopimukset, kirjanpitoaineisto ja huoltokirja. Hyvä isännöintiyritys osaa ohjata taloyhtiötä tässä prosessissa ja varmistaa, ettei mitään tärkeää jää väliin.
Meillä Konnulla on kokemusta isännöinnin vaihtoprosesseista yli 50 paikkakunnalla, ja autamme hallitusta kaikissa käytännön vaiheissa sujuvasti alusta loppuun.
Haluatko selvittää, millainen isännöintiratkaisu sopisi teidän taloyhtiöllenne? Pyydä tarjous ja me kerromme, miten voimme tukea hallituksenne työtä.
