Isännöinnin kilpailutus on hallituksen tärkeä tehtävä.
Isännöinnin kilpailutus ja tarvittaessa isännöitsijän vaihtaminen lukeutuvat taloyhtiön hallituksen tehtäviin. Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön hallitus valitsee isännöitsijän, joka voi olla joko luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö.
Isännöinnin kilpailutus voi tulla ajankohtaiseksi monista syistä, mutta usein taustalla on tarve saada oman taloyhtiön tarpeisiin paremmin sopivaa palvelua ja toimivampaa yhteistyötä. Vaikka isännöinnin kilpailutus vaatii hallitukselta jonkin verran aikaa, niin se ei onneksi ole yhtään vaikeaa. Päätöksen jälkeen varsinainen palveluntuottajan vaihtaminen ei useinkaan työllistä hallitusta, kun uusi ja vanha isännöintitoimisto tekevät yhteistyötä siirtymän onnistumiseksi.
Isännöinnin kilpailutuksen ja vaihtamisen 7 vaihetta
1. Päätös kilpailutuksesta
Prosessin ensimmäinen askel on luonnollisesti hallituksen päätös isännöinnin kilpailutuksesta.
2. Tarpeiden ja toiveiden määrittäminen
Seuraavaksi hallituksen on syytä pohtia, millaisia tarpeita taloyhtiöllä on, mitä isännöinniltä odotetaan jatkossa ja onko yhtiö esimerkiksi valmis maksamaan palvelusta jatkossa enemmän. Yhtiön tarpeisiin vaikuttavat esimerkiksi sen ikä, kunto ja myös koko. Mikäli lähitulevaisuudessa on odotettavissa useita korjaushankkeita, on isännöinnin teknisestä asiantuntemuksesta varmasti hyötyä. Toisaalta myös vahvasta taloushallinto-osaamisesta voi olla merkittävää apua, jos taloyhtiöllä on useita lainoja. Mikäli taloyhtiölle on laadittu strategia, on se vallan hyödyllinen apu tavoitteiden arvioinnissa.
Tarpeet ja tavoitteet on hyvä käydä läpi hallituksen kokouksessa, jossa tehdään myös päätös kuka tai ketkä vastaavat varsinaisesta tarjouspyyntöprosessista.
3. Potentiaalisten isännöintitoimistojen löytäminen ja tarjouspyyntöjen jättäminen
Kolmantena vaiheena on etsiä isännöintitoimistot, jotka vaikuttavat vastaavaan taloyhtiön tarpeisiin ja odotuksiin ja jättää tarjouspyynnöt. Mahdollisuuksia löytää helposti esimerkiksi hakukoneilla. Myös ystäviltä tai vaikkapa naapuriyhtiöiltä voi kysyä suosituksia.
Tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää taloyhtiön toimintakertomus ja tilinpäätös, joista isännöinti poimii helposti perustiedot. Lisäksi on hyvä kirjata, mitä palveluita yhtiö etsii, ja mitkä ovat hallituksen määrittämät tarpeet ja tavoitteet. Tarjouspyynnön ei tarvitse olla kaiken kattava, sillä isännöintiyritykset kysyvät lisätietoja tarvittaessa.
4. Tarjousten vertailu
Saadut tarjoukset on hyvä toimittaa koko hallitukselle tutustuttavaksi ja kutsua koolle hallituksen kokous niiden käsittelemiseksi. Kokouksessa on hyvä päättää, mitkä isännöintiyritykset kutsutaan haastatteluun ja millä perusteella.
Tarjouksia tulee verrata ennen kaikkea taloyhtiön tarpeisiin: minkälaisia palveluita isännöinti tarjoaa ja osuvatko ne määriteltyihin palvelutarpeisiin. Myös hintoja kannattaa vertailla huomioiden kuitenkin, että usein palvelukokonaisuudet ovat erilaisia. Vertailemalla pelkkää hintaa on riski, että palvelun laadusta tai kattavuudesta tingitään eikä se enää vastaa taloyhtiön tarpeita. Laatua arvioidessa kannattaa tarkastella koko isännöintiyrityksen toimintaa ja esimerkiksi sitä, miten yritys panostaa osaamisen kehittämiseen.
5. Haastattelut
Parhaiten taloyhtiön tarpeisiin vastaavat isännöintitoimistot on usein tarpeen haastatella. Haastatteluissa on tärkeää varmistaa isännöintipalvelun sopivuus taloyhtiölle ja tutustua puolin ja toisin. Haastattelussa voidaan esimerkiksi selvittää tarkempia tietoja henkilökunnan osaamisesta, kumppaniverkostojen luotettavuudesta, miten palvelun laatua tarkkaillaan ja tutkitaan jne. Tässä vaiheessa on myös hyvä kysyä referenssejä, mikäli niitä ei sisällytetty tarjoukseen.
6. Valinta ja sopimuksen laadinta
Jsännöintiyrityksen valinta tehdään päätösvaltaisessa hallituksen kokouksessa, josta laaditaan pöytäkirja.
Päätöksen jälkeen on aika laatia isännöintisopimus. On tärkeää, että molemmilla osapuolilla on yhtäläinen käsitys palvelun sisällöstä ja että hallitus on tarkastanut sopimuksen ennen allekirjoitusta. Tarvittaessa asioita täsmennetään neuvottelussa, josta kirjataan muistio. Hallituksen tulee selvittää isännöintiyrityksestä myös tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet kuten yrityksen merkintä ennakkoperintärekisteriin. Usein isännöintiyritykset toimittavat tarvittavat todistukset proaktiivisesti.
Isännöintisopimuksessa sovitaan ainakin palvelun sisältö ja siitä maksettava palkkio sekä sopimuksen aloituspäivä.
Hallituksen on tehtävä myös päätös nykyisen isännöintisopimuksen irtisanomisesta ja kirjattava se pöytäkirjaan. Isännöinnin irtisanomisilmoitus voidaan hoitaa joko hallituksen tai uuden isännöintiyrityksen toimesta. Konnulla me hoidamme sen hallituksen puolesta.
6. Yhteistyön käynnistäminen
Avain sulavaan isännöinnin vaihtoon, on uuden isännöintitoimiston kyky vastaanottaa taloyhtiön tiedot ja huolehtia käytännön asiat kuntoon heti yhteistyön käynnistyessä. Meillä Konnulla yhteistyö käynnistetään vastaanottokoordinaattorin ohjauksessa. Vastaanottokoordinaattori ottaa uudesta taloyhtiöstä kopin ja mahdollistaa toimivan sekä suunnitellun siirtymän kommunikoimalla eri sidosryhmille pitäen kaikki langat hyppysissään. Kukin Konnun asiantuntija vastaa oman osansa hoitamisesta, jolloin prosessi menee systemaattisesti eteenpäin ja esimerkiksi maksuliikenne pyörii luotettavasti ja muutoksesta tiedottaminen onnistuu kunnollisesti.
Hallituksen onkin hyvä tietää, että tietojen siirtäminen isännöintitoimistolta toiselle on usein työllistävä prosessi ja sen läpivienti vie jonkin verran aikaa. Hallituksen kannattaa myös tukea isännöintiä yhteistyösuhteen alussa. Uusi isännöintiyritys pääsee parhaiten alkuun silloin, kun tietoa vaihdetaan avoimesti ja luottamuksellisesti.
Onko isännöinnin kilpailutus taloyhtiöllenne ajankohtaista?
