Uuden hallituksen aloittaessa yhteistyö isännöitsijän kanssa lähtee käyntiin parhaiten selkeällä tutustumisella, avoimella viestinnällä ja yhteisten pelisääntöjen sopimisella. Hallituksen tehtävänä on päättää taloyhtiön asioista, ja isännöitsijä toteuttaa päätökset käytännössä. Mitä nopeammin roolit, vastuut ja yhteydenpitotavat sovitaan, sitä sujuvampaa yhteistyö on alusta asti.
Selkeät roolit tehostavat hallituksen työtä merkittävästi
Kun hallituksen ja isännöitsijän vastuunjako jää epäselväksi, syntyy helposti tilanteita, joissa asioita jää tekemättä tai päällekkäistä työtä tehdään turhaan. Hallitus odottaa isännöitsijän hoitavan asian, isännöitsijä odottaa hallituksen päätöstä, ja taloyhtiön arki junnaa paikallaan. Tämä korjaantuu yhdellä asialla: sopikaa heti alkuun kirjallisesti, kuka vastaa mistäkin ja millä aikataululla reagoidaan.
Toimivat viestintäkäytännöt luovat hyvän pohjan yhteistyölle
Jos hallitus ja isännöitsijä eivät sovi selkeistä viestintäkanavista ja vasteajoista, alkaa yhteydenottoihin kertyä kitkaa. Sähköpostit hautautuvat, puhelut jäävät vastaamatta, ja hallituksen jäsenet eivät tiedä, missä vaiheessa asiat ovat. Käytännön ratkaisu on sopia jo ensimmäisessä yhteisessä kokouksessa: mitä kanavaa käytetään, kuinka nopeasti vastataan ja kuka on ensisijainen yhteyshenkilö.
Mitä uuden hallituksen tulee tietää isännöitsijän roolista?
Isännöitsijä on taloyhtiön operatiivinen toimija, joka toteuttaa hallituksen päätökset ja hoitaa taloyhtiön juoksevat asiat. Isännöitsijä ei tee päätöksiä hallituksen puolesta, vaan toimii sen toimeksiannosta. Hallitus vastaa taloyhtiön strategisista linjauksista, isännöitsijä käytännön toteutuksesta.
Isännöintipalvelu kattaa yleensä neljä osa-aluetta: hallinnollisen isännöinnin, teknisen isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun. Hallinnollinen isännöinti tarkoittaa kokousten valmistelua, pöytäkirjoja ja viranomaisten kanssa asiointia. Tekninen isännöinti kattaa kiinteistön kunnossapidon seurannan ja korjausten koordinoinnin. Taloushallinto pitää sisällään kirjanpidon, budjetoinnin ja talousraportoinnin. Asiakaspalvelu taas on se näkyvä arjen yhteyspiste asukkaille.
Uuden hallituksen on hyvä ymmärtää, että isännöitsijä toimii hallituksen alaisuudessa, ei sen yläpuolella. Isännöitsijällä on asiantuntemus, mutta päätösvalta on hallituksella. Tämä tasapaino on koko yhteistyön perusta.
Miten hallitus ottaa isännöitsijän haltuun heti alussa?
Hallitus ottaa isännöitsijän haltuun järjestämällä yhteisen aloituskokouksen heti hallituksen muodostumisen jälkeen. Kokouksessa käydään läpi avoimet asiat, sovitaan yhteydenpitotavat ja varmistetaan, että kaikki hallituksen jäsenet tietävät, keneen ottavat yhteyttä missäkin tilanteessa.
Aloituskokouksessa kannattaa käydä läpi ainakin seuraavat asiat:
- Taloyhtiön tärkeimmät käynnissä olevat asiat ja avoimet tehtävät
- Hallituksen puheenjohtajan ja isännöitsijän välinen työskentelytapa
- Viestintäkanavat ja vasteajat
- Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohta
- Mahdolliset kiireelliset päätöksentekotarpeet
Jos isännöitsijä on sama kuin edellisellä kaudella, on silti järkevää pitää aloituskokous. Uusi hallitus tuo mukanaan uusia näkemyksiä, ja yhteinen käynnistys varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Jos isännöitsijä vaihtuu, aloituskokous on vielä tärkeämpi, koska silloin siirretään tieto taloyhtiön historiasta ja nykytilanteesta.
Mitä asioita hallituksen ja isännöitsijän kannattaa sopia etukäteen?
Hallituksen ja isännöitsijän on hyödyllistä sopia etukäteen viestintäkäytännöistä, päätöksenteon rajoista, raportointitavasta ja kokouskäytännöistä. Nämä sopimukset ehkäisevät väärinkäsityksiä ja tekevät yhteistyöstä sujuvampaa koko toimikauden ajan.
Keskeisiä etukäteen sovittavia asioita ovat:
- Viestintäkanava: Käytetäänkö sähköpostia, puhelinta vai jotain hallintajärjestelmää?
- Vasteaika: Kuinka nopeasti isännöitsijä vastaa yhteydenottoihin normaalissa tilanteessa ja kiiretilanteessa?
- Päätöksenteon rajat: Mihin summaan asti isännöitsijä voi tehdä hankintoja ilman hallituksen erillistä hyväksyntää?
- Raportointitiheys: Kuinka usein hallitus saa talousraportin ja muut tilannekatsaukset?
- Kokousaikataulu: Kuinka usein hallituksen kokoukset pidetään ja kuka valmistelee esityslistan?
Nämä asiat voi kirjata lyhyesti muistiin ensimmäisen kokouksen yhteydessä. Kirjallinen sopimus ei tarkoita epäluottamusta, vaan se toimii käytännöllisenä muistilistana, johon voi palata, jos epäselvyyksiä myöhemmin syntyy.
Miten hallitus voi seurata isännöitsijän työtä tehokkaasti?
Hallitus seuraa isännöitsijän työtä säännöllisten talousraporttien, hallituksen kokousten ja sovittujen mittareiden avulla. Tehokas seuranta ei tarkoita mikromanagerointia, vaan sitä, että hallitus pysyy ajan tasalla taloyhtiön tilanteesta ja pystyy tekemään perusteltuja päätöksiä.
Käytännön seurantakeinoja ovat:
- Kuukausittainen tai kvartaaleittainen talousraportti, jossa näkyvät toteutuneet kulut suhteessa budjettiin
- Teknisen kunnon seuranta, esimerkiksi kunnossapitosuunnitelman toteutuminen
- Asukaspalautteiden läpikäynti kokouksissa
- Avoinna olevien tehtävien lista, josta näkee, mitkä asiat ovat kesken
Hallituksen puheenjohtajan rooli korostuu seurannassa. Puheenjohtaja on yleensä se, joka on tiiviimmässä yhteydessä isännöitsijään kokousten välillä. Muiden hallituksen jäsenten kannattaa kuitenkin osallistua aktiivisesti kokouksiin ja esittää kysymyksiä, jotta seuranta ei jää yhden ihmisen vastuulle.
Milloin hallituksen kannattaa harkita isännöitsijän vaihtamista?
Isännöitsijän vaihtamista kannattaa harkita, jos yhteistyö ei toimi toistuvista keskusteluista huolimatta, taloyhtiön asiat eivät etene tai palvelun laatu ei vastaa sovittua. Yksittäinen virhe tai väärinkäsitys ei ole riittävä syy, mutta jatkuva ongelma on.
Selkeimmät merkit siitä, että tilannetta on syytä arvioida uudelleen:
- Yhteydenottoihin ei vastata sovitussa ajassa toistuvasti
- Talousraportit ovat myöhässä tai puutteellisia
- Sovittuja tehtäviä jää tekemättä ilman selitystä
- Asukkailta tulee jatkuvaa palautetta huonosta palvelusta
- Hallitus ei saa riittävästi tietoa päätöksenteon tueksi
Ennen vaihtopäätöstä kannattaa käydä avoin keskustelu isännöitsijän kanssa ja antaa mahdollisuus korjata tilanne. Jos ongelmat jatkuvat sen jälkeenkin, on järkevää kilpailuttaa isännöintipalvelu. Vaihtoprosessiin kannattaa varata riittävästi aikaa, koska hyvän isännöitsijän löytäminen ja tiedonsiirto vie oman aikansa.
Haluatko selvittää, millainen isännöintipalvelu sopisi taloyhtiöllenne? Pyydä tarjous ja me autamme löytämään teille sopivan ratkaisun.
