Jos yhteistyö nykyisen isännöitsijän kanssa ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita, hallituksen kannattaa pysähtyä arvioimaan tilannetta rauhassa. Syynä voi olla esimerkiksi se, että yhteydenottoihin vastaaminen viivästyy toistuvasti, sovitut asiat eivät etene odotetulla tavalla tai hallitus joutuu käyttämään paljon aikaa asioiden selvittelyyn.
Isännöitsijän vaihto voi tuntua isolta projektilta, mutta selkeä prosessi tekee siitä hallittavan. Hallituksen tehtävänä on tehdä päätökset taloyhtiön edun mukaisesti. Uusi isännöintikumppani voi tukea kilpailutuksessa, siirtymän suunnittelussa ja käytännön haltuunotossa.
Milloin isännöitsijän vaihtaminen on oikea ratkaisu?
Isännöinnin vaihtamista kannattaa harkita silloin, kun nykyinen palvelu ei enää tue taloyhtiön arkea, hallituksen työtä tai kiinteistön suunnitelmallista hoitoa riittävällä tavalla. Yksittäinen viive tai väärinkäsitys ei yleensä ole syy vaihtoon, mutta toistuvat haasteet kannattaa ottaa vakavasti ja käsitellä hallituksessa.
Merkkejä siitä, että tilannetta kannattaa arvioida, voivat olla esimerkiksi:
- Isännöitsijä on vaikeasti tavoitettavissa tai vastaukset viivästyvät toistuvasti.
- Hallitus ei saa riittävän ajantasaista tietoa taloyhtiön taloudesta, sopimuksista tai tulevista korjaustarpeista.
- Kokousten valmistelu, pöytäkirjat tai päätöksenteon aineistot eivät valmistu sovitussa aikataulussa.
- Asukasviestintä ei ole riittävän selkeää tai oikea-aikaista.
- Hallitus joutuu käyttämään paljon aikaa tehtäviin, joiden pitäisi hoitua isännöinnin tuella.
Isännöinnin kilpailutus voi olla perusteltua myös silloin, kun isännöintisopimus on päättymässä, taloyhtiön koko tai tarpeet ovat muuttuneet tai hallitus haluaa varmistaa, että nykyinen palvelu vastaa taloyhtiön odotuksia. Kilpailuttaminen ei tarkoita automaattisesti, että nykyinen isännöinti olisi epäonnistunut. Se on hallitukselle tapa hankkia vertailutietoa ja tehdä päätös huolellisesti.
Isännöitsijän vaihdon käytännön vaiheet
Isännöitsijän vaihto prosessina on suoraviivainen, kun tiedät, mitä tehdä ja missä järjestyksessä.
- Tee päätös kilpailuttamisesta. Hallitus päättää kilpailuttamisesta ja sopii aikataulusta. Yleensä edellytetään, että yhtiökokous hyväksyy uuden isännöintisopimuksen tai hallitukselle on annettu valtuutus asiaan.
- Kartoita tarpeet. Mitkä ovat taloyhtiön isännöinnin kipupisteet? Mitä palveluja tarvitaan: hallinnollinen isännöinti, tekninen isännöinti, taloushallinto, asiakaspalvelu?
- Pyydä tarjoukset. Vertaile useampaa isännöintipalvelua. Katso, mitä palveluun kuuluu, miten isännöitsijä on tavoitettavissa ja miten siirtymä hoidetaan.
- Valitse kumppani ja irtisano vanha sopimus. Tarkista irtisanomisaika nykyisestä sopimuksesta. Tyypillisesti irtisanomisaika on kolme kuukautta, mutta se vaihtelee sopimuksittain.
- Siirtymä uudelle isännöitsijälle. Hyvä isännöitsijä hoitaa tiedonsiirron, asiakirjat ja avainten luovutuksen aktiivisesti. Hallituksen ei tarvitse koordinoida kaikkea itse.
Koko prosessi sopimuksen allekirjoittamisesta toiminnan käynnistymiseen kestää tyypillisesti muutaman kuukauden. Oikea-aikainen liikkeellelähtö varmistaa, että vaihto onnistuu ilman katkoksia taloyhtiön arjessa.
Mitä sujuva vaihto vaatii isännöitsijältä?
Isännöitsijän vaihdon onnistuminen riippuu paljon siitä, miten selkeästi siirtymä suunnitellaan ja miten uusi isännöintikumppani ottaa taloyhtiön haltuun. Hyvä haltuunotto ei ole vain asiakirjojen siirtoa, vaan myös perehtymistä taloyhtiön tilanteeseen, hallituksen tarpeisiin ja arjen toimintatapoihin.
Laadukas isännöintipalvelu huolehtii siirtymässä ainakin näistä:
- Sopii hallituksen kanssa selkeän aikataulun siirtymälle.
- Käy läpi, mitä asiakirjoja, sopimuksia, talousaineistoja ja avaintietoja tarvitaan.
- On yhteydessä edelliseen isännöitsijään sovitun työnjaon mukaisesti.
- Varmistaa, että hallitus tietää, missä vaiheessa siirtymä etenee.
- Esittäytyy asukkaille selkeästi ja kertoo, miten uusi isännöinti tavoitetaan.
- Perehtyy taloyhtiön talouteen, sopimuksiin, korjaushistoriaan ja tuleviin tarpeisiin ennen varsinaisen arjen käynnistymistä.
Jos isännöintiyritys osaa kuvata siirtymäprosessin selkeästi jo tarjousvaiheessa, se antaa hallitukselle varmuutta päätöksentekoon. Hallituksen tehtävänä on valita taloyhtiölle sopiva kumppani ja tehdä tarvittavat päätökset. Uuden isännöinnin tehtävänä on tehdä haltuunotosta mahdollisimman selkeä ja hallittu.
Näin Kontu hoitaa siirtymän puolestasi
Kun taloyhtiö on tehnyt päätöksen isännöinnin vaihtamisesta Kontuun, me autamme viemään siirtymän käytännössä maaliin. Hallituksen tehtäväksi jää sopimuksen ja valtakirjan hyväksyminen, joiden avulla voimme hoitaa tarvittavat siirtotoimet taloyhtiön puolesta. Näin vaihto etenee selkeän prosessin mukaan, eikä hallituksen tarvitse koordinoida jokaista käytännön yksityiskohtaa itse.
Kun taloyhtiö allekirjoittaa sähköisen sopimuksen ja valtakirjan, hoidamme siirtymän käytännön järjestelyt veloituksetta:
- Siirrämme asiakkuuden, tiedot ja sähköiset dokumentit edelliseltä isännöintitoimistolta.
- Perustamme taloyhtiön Konnun portaaliin ja tarvittaviin järjestelmiin.
- Avaamme pankkiyhteydet ja päivitämme laskutustiedot.
- Hoidamme tarvittavat viranomaisilmoitukset.
- Tiedotamme asukkaita, osakkaita ja kiinteistön käyttäjiä muutoksesta.
- Lähetämme uudet laskut ja tarvittavat maksuohjeet oikeille vastaanottajille.
Tavoitteena on, että isännöinnin vaihto tuntuu hallitukselle selkeältä ja hallitulta. Kontu huolehtii siirtymän käytännön vaiheista, jotta taloyhtiön hallinto, talousasiat ja asukasviestintä jatkuvat mahdollisimman sujuvasti heti alusta alkaen.
Aloita isännöinnin kilpailutus jo tänään
Mitä aikaisemmin liikkeelle lähdet, sitä paremmin ehdit kilpailuttaa rauhassa ja varmistaa sujuvan siirtymän. Pyydä tarjous isännöintipalvelusta ja ota ensimmäinen askel kohti sujuvampaa taloyhtiön arkea.
