Isännöitsijän voi joissakin tilanteissa vaihtaa myös kesken sopimuskauden. Käytännössä mahdollisuudet ja aikataulu riippuvat ennen kaikkea isännöintisopimuksen ehdoista: onko sopimus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen, millainen irtisanomisaika siihen sisältyy ja onko ennenaikaisesta päättämisestä sovittu erikseen. Jos yhteistyössä on ollut merkittäviä tai toistuvia puutteita, taloyhtiön kannattaa dokumentoida havainnot ja selvittää sopimuksen mukaiset toimintavaiheet ennen päätöksentekoa. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä hallituksen on hyvä huomioida, jos isännöitsijän vaihtaminen kesken sopimuskauden tulee ajankohtaiseksi.
Milloin taloyhtiöllä on oikeus irtisanoa isännöintisopimus?
Taloyhtiön mahdollisuus irtisanoa isännöintisopimus riippuu sopimuksen ehdoista. Toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa on yleensä määritelty irtisanomisaika, jonka puitteissa sopimus voidaan päättää. Määräaikaisen sopimuksen päättäminen kesken sopimuskauden voi olla mahdollista vain, jos siitä on sovittu sopimuksessa tai jos tilanteessa on kyse olennaisesta sopimusrikkomuksesta. Siksi ensimmäinen askel on aina sopimuksen huolellinen tarkistaminen.
Käytännössä isännöintisopimuksissa irtisanomisaika vaihtelee usein yhdestä useampaan kuukauteen. Jos sopimuksessa ei ole mahdollisuutta ennenaikaiseen irtisanomiseen, sopimuksen päättäminen kesken kauden voi aiheuttaa taloyhtiölle lisäkustannuksia tai korvausvastuun. Ennen toimenpiteitä hallituksen kannattaa varmistaa, mitä sopimuksessa on sovittu irtisanomisesta, sopimuskaudesta, mahdollisista korvauksista ja reklamaatiokäytännöistä.
Isännöitsijän vaihtaminen voi tulla harkittavaksi esimerkiksi silloin, jos viestintä ei toistuvasti toimi, sovitut asiat viivästyvät, talousraportoinnissa on epäselvyyksiä tai hallitus ei saa tarvitsemiaan tietoja päätöksenteon tueksi. Yksittäinen viive tai väärinkäsitys ei yleensä ole peruste sopimuksen päättämiselle kesken kauden, mutta toistuvat ja dokumentoidut haasteet kannattaa ottaa puheeksi ja tarvittaessa reklamoida kirjallisesti. Jos tilanne ei korjaannu, hallitus voi arvioida seuraavia vaihtoehtoja sopimusehtojen mukaisesti.
Mitä isännöintisopimuksessa kannattaa tarkistaa ennen vaihtoa?
Ennen kuin taloyhtiö tekee päätöksen isännöitsijän vaihtamisesta, sopimuksesta kannattaa tarkistaa irtisanomisaika, mahdolliset sopimussakkolausekkeet sekä se, miten sopimus päättyy normaalisti. Nämä kohdat määrittävät, millä aikataululla vaihto on mahdollinen ja millaisia kustannusvaikutuksia siihen voi liittyä.
Tarkista erityisesti seuraavat kohdat:
- Irtisanomisaika: Kuinka pitkä varoitusaika vaaditaan ja mistä päivästä se lasketaan?
- Sopimuksen kesto: Onko kyseessä määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva sopimus?
- Sopimussakko tai korvauslauseke: Onko ennenaikaisesta irtisanomisesta sovittu erillinen korvaus?
- Asiakirjojen luovutus: Miten taloyhtiön asiakirjat, kirjanpito ja arkistot siirtyvät uudelle isännöitsijälle?
- Reklamaatiovelvollisuus: Edellyttääkö sopimus, että puutteista on ensin reklamoitu kirjallisesti ennen irtisanomista?
Jos sopimuksen tulkinnassa on epäselvyyksiä, hallituksen kannattaa tarvittaessa pyytää apua lakimieheltä. Uusi isännöintikumppani voi puolestaan auttaa käytännön siirtymäjärjestelyjen suunnittelussa, kun sopimuksen päättämisen edellytykset ja aikataulu ovat selvillä.
Miten isännöitsijän vaihto käytännössä tapahtuu?
IsIsännöitsijän vaihto etenee hallitusti, kun hallitus selvittää ensin nykyisen sopimuksen ehdot, kartoittaa vaihtoehdot ja tekee päätöksen vaihdosta selkeän aikataulun pohjalta. Hallituksen vastuulla on päätöksenteko ja taloyhtiön edun arviointi. Käytännön valmistelussa voidaan hyödyntää esimerkiksi uuden isännöintikumppanin tukea, mutta nykyisen sopimuksen päättäminen tehdään aina sopimusehtojen mukaisesti.
Vaihdoksen käytännön kulku on yleensä seuraava:
- Nykyisen sopimuksen tarkistus: Hallitus tarkistaa irtisanomisajan, sopimuskauden, mahdolliset korvauslausekkeet ja aineiston luovutusta koskevat ehdot.
- Tarpeiden määrittely: Hallitus kirjaa, millaista palvelua taloyhtiö tarvitsee ja mitkä asiat nykyisessä palvelussa halutaan säilyttää tai parantaa.
- Kilpailutus ja valinta: Hallitus pyytää tarjoukset sopivilta isännöintiyrityksiltä ja vertailee palvelun sisältöä, osaamista, hintaa, resursseja ja toimintatapoja.
- Hallituksen päätös: Hallitus tekee päätöksen uuden isännöintikumppanin valinnasta ja nykyisen sopimuksen päättämisestä, jos vaihto päätetään toteuttaa.
- Irtisanomisilmoitus: Nykyiselle isännöitsijälle toimitetaan kirjallinen irtisanomisilmoitus sopimuksen mukaisesti.
- Siirtymäkausi: Sovitaan asiakirjojen, avainten, sopimusten, kirjanpitoaineiston ja muiden tietojen luovutuksesta uudelle isännöitsijälle.
- Uuden sopimuksen käynnistyminen: Uusi isännöintikumppani ottaa taloyhtiön haltuun sovitun aikataulun mukaisesti ja varmistaa, että hallinto jatkuu mahdollisimman sujuvasti.
Siirtymäkauden onnistuminen vaatii selkeän aikataulun ja hyvän dokumentoinnin. Taloyhtiön kannattaa sopia kirjallisesti, mitä aineistoja luovutetaan, kenelle ne toimitetaan ja milloin luovutuksen tulee olla valmis. Näin uusi isännöitsijä pääsee aloittamaan työnsä mahdollisimman sujuvasti.
Voiko isännöitsijän vaihtaa ilman ylimääräistä yhtiökokousta?
Useimmiten isännöitsijän vaihtaminen ei edellytä yhtiökokousta. Hallituksella on tyypillisesti toimivalta päättää isännöitsijän valinnasta ja vaihtamisesta itsenäisesti, joten erillinen yhtiökokous ei ole vaihdon edellytys. Päätös tehdään hallituksen kokouksessa ja kirjataan pöytäkirjaan.
On kuitenkin hyvä tiedostaa, että yhtiöjärjestys voi sisältää erityismääräyksiä isännöitsijän valinnasta. Joissakin tapauksissa yhtiöjärjestys saattaa edellyttää yhtiökokouksen hyväksyntää. Tämän vuoksi oman yhtiöjärjestyksen tarkistaminen ennen päätöksentekoa on suositeltavaa.
Jos vaihto ajoittuu lähelle vuosiyhtiökokousta, voi olla käytännöllistä aikatauluttaa vaihto siten, että uusi isännöitsijä pääsee mukaan jo seuraavan yhtiökokouksen valmisteluun. Näin siirtymä sujuu luontevammin ja taloyhtiön hallinto pysyy katkeamattomana.
Mitä riskejä isännöitsijän kesken kauden vaihtoon liittyy?
Kesken sopimuskauden tapahtuvaan isännöitsijän vaihtoon voi liittyä taloudellisia ja käytännön riskejä, jos vaihtoa ei valmistella huolellisesti. Tyypillisiä huomioitavia asioita ovat mahdolliset korvausvelvoitteet, aineistojen siirtymisen aikataulu sekä hallinnon sujuvuus siirtymäkauden aikana. Nämä ovat yleensä hallittavissa, kun sopimus tarkistetaan etukäteen ja vaihdolle laaditaan selkeä suunnitelma.
Taloudellinen riski voi syntyä erityisesti silloin, jos sopimus päätetään kesken sopimuskauden ilman sopimuksessa määriteltyä perustetta. Tällöin taloyhtiölle voi aiheutua lisäkustannuksia tai korvausvastuu. Tämän vuoksi hallituksen kannattaa ensin käydä tilanne läpi nykyisen isännöitsijän kanssa, dokumentoida mahdolliset puutteet ja reklamoida kirjallisesti, jos sopimus tai tilanne sitä edellyttää.
Käytännön riski liittyy ennen kaikkea tietojen ja asiakirjojen siirtymiseen. Jos aineiston luovutus viivästyy tai luovutettavat tiedot ovat puutteellisia, uuden isännöitsijän aloitus voi vaikeutua. Siksi siirtymävaiheeseen kannattaa sopia selkeät vastuut, aikataulut ja luovutettavat materiaalit. Hallitus vastaa siitä, että vaihto päätetään ja aikataulutetaan taloyhtiön edun mukaisesti, nykyinen isännöitsijä luovuttaa taloyhtiön aineiston sovitusti ja uusi isännöitsijä huolehtii haltuunotosta oman sopimuksensa alkaessa.
Milloin on paras aika vaihtaa isännöitsijää?
Isännöitsijän vaihto on usein sujuvinta ajoittaa tilikauden vaihteen, alkuvuoden tai muun hallinnollisesti selkeän ajankohdan yhteyteen. Tällöin kirjanpidon, tilinpäätöksen ja muun aineiston siirto on yleensä helpompi suunnitella. Myös hyvissä ajoin ennen varsinaista yhtiökokousta tehty vaihto voi olla käytännöllinen, koska uusi isännöitsijä ehtii perehtyä taloyhtiön tilanteeseen ennen kokousvalmisteluja.
Tilikauden vaihde on luonteva piste, koska tilinpäätös on tällöin juuri valmistunut tai valmistumassa, eikä uuden isännöitsijän tarvitse jatkaa kesken jäänyttä kirjanpitoa. Tämä säästää sekä aikaa että rahaa.
Jos taloyhtiön tilanne kuitenkin vaatii nopeampaa toimintaa, esimerkiksi isännöinnin laadussa on vakavia puutteita, vaihto kannattaa tehdä heti, kun se on sopimuksen puitteissa mahdollista. Hyvä isännöintikumppani pystyy ottamaan taloyhtiön haltuunsa myös kesken tilikauden ja varmistamaan, että hallinto jatkuu sujuvasti ilman katkoja.
Jos taloyhtiösi harkitsee isännöitsijän vaihtamista, pyydä meiltä tarjous ja katsotaan yhdessä, miten voimme tukea teidän taloyhtiötänne parhaiten.
