Ennen isännöinnin kilpailutuksen käynnistämistä taloyhtiön hallituksen kannattaa kerätä perustiedot yhtiöstä, määritellä omat tarpeet ja asettaa selkeät kriteerit vertailua varten. Huolellinen valmistautuminen tekee kilpailutuksesta sujuvampaa ja auttaa hallitusta löytämään juuri taloyhtiölle sopivan isännöintikumppanin. Alla käymme läpi kaikki olennaiset vaiheet järjestyksessä.
Milloin on oikea aika kilpailuttaa isännöinti?
Isännöinnin kilpailutus on ajankohtainen silloin, kun nykyinen palvelu ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita tai hallitus haluaa varmistua siitä, että yhtiö saa laadukasta palvelua järkevään hintaan. Kilpailuttaminen ei tarkoita, että nykyinen isännöitsijä olisi epäonnistunut.
Käytännön merkkejä siitä, että kilpailutus voi olla paikallaan:
- Isännöitsijä on vaikeasti tavoitettavissa tai reagointi on hidasta
- Hallitus ei saa riittävästi tukea päätöksentekoon
- Taloyhtiöllä on edessä isompia hankkeita, kuten putkiremontti tai julkisivukorjaus, joihin tarvitaan vahvempaa teknistä osaamista
- Sopimus on lähestymässä luontevaa päätöspistettä
- Isännöintipalvelun hinta on noussut merkittävästi ilman selkeää parannusta laadussa
Hyvä nyrkkisääntö on kilpailuttaa isännöinti viimeistään silloin, kun hallituksessa herää kysymys, saadaanko rahoille vastinetta. Tai jos taloyhtiöllä on ollut sama isännöinti jo monta vuotta, voi olla hyvä kilpailuttaa isännöinti pitääkseen laatu ja hinnoittelu kilpailukykyisinä.
Mitä tietoja hallituksen pitää kerätä ennen kilpailutusta?
Ennen kuin tarjouspyyntöä lähetetään, hallituksen on hyvä koota taloyhtiön perustiedot yhteen selkeään pakettiin. Tämä nopeuttaa tarjousprosessia ja varmistaa, että kaikki tarjoajat vastaavat samoihin lähtökohtiin.
Kerää vähintään seuraavat tiedot:
- Kiinteistön perustiedot: rakennusvuosi, asuntojen lukumäärä, pinta-ala ja rakennustyyppi
- Nykyisen isännöintisopimuksen sisältö ja irtisanomisehdot
- Viimeisin tilinpäätös ja talousarvio
- Tiedot lähivuosien korjaustarpeista tai suunnitteilla olevista hankkeista
- Mahdolliset erityispiirteet, kuten hissit, autopaikat tai yhteistilat
Mitä tarkemmin hallitus pystyy kuvaamaan taloyhtiön tilanteen, sitä paremmin isännöintiyritykset voivat räätälöidä tarjouksensa.
Miten hallitus määrittelee taloyhtiön isännöintitarpeet?
Isännöintitarpeiden määrittely tarkoittaa sitä, että hallitus sopii yhdessä, mitä isännöintipalvelulta odotetaan ja mitkä osa-alueet ovat taloyhtiölle tärkeimpiä. Kun odotukset on kirjattu selkeästi, tarjousten vertailu on paljon helpompaa.
Isännöintipalvelu koostuu tyypillisesti hallinnollisesta isännöinnistä, teknisestä isännöinnistä, taloushallinnosta ja asiakaspalvelusta. Hallituksen kannattaa pohtia, missä näistä tarvitaan eniten tukea.
Muutamia kysymyksiä, jotka auttavat tarpeiden määrittelyssä:
- Onko taloyhtiöllä edessä isoja korjaushankkeita, joissa tekninen isännöinti korostuu?
- Kaipaako hallitus enemmän tukea kokouksiin ja päätöksentekoon?
- Onko asukasviestintä ollut haasteellista, ja toivotaanko siihen parannusta?
- Miten tärkeää on, että isännöitsijä on tavoitettavissa nopeasti arjen kysymyksissä?
Kirjatut tarpeet toimivat pohjana kilpailutuspyynnölle ja auttavat hallitusta arvioimaan tarjouksia johdonmukaisesti.
Kenelle tarjouspyyntö kannattaa lähettää?
Tarjouspyyntö kannattaa lähettää useammalle isännöintiyritykselle, yleensä kolmesta viiteen toimijaan.
Sopivien isännöintiyritysten löytämiseen voi käyttää esimerkiksi Isännöintiliiton toimijahakua tai kysyä suosituksia muilta taloyhtiöiltä. Perinteisesti hakukoneilla etsiminenkin voi toimia hyvin.
Kilpailutuspyynnössä on hyvä kertoa:
- Taloyhtiön perustiedot
- Toivottu palvelun aloitusajankohta
- Mitkä palvelun osa-alueet halutaan sisällyttää sopimukseen
- Mahdolliset erityistarpeet tai lähiajan hankkeet
- Aikaraja, johon mennessä tarjous odotetaan
Mitä isännöintitarjouksessa pitää vertailla?
Isännöintitarjouksia vertailtaessa hinta on vain yksi tekijä monien joukossa. Hallituksen kannattaa arvioida tarjouksia kokonaisuutena: mitä palveluun sisältyy, miten yhteydenpito on järjestetty ja millainen kokemus yrityksellä on vastaavanlaisista taloyhtiöistä.
Palvelun sisältö ja laajuus
Tarkista, mitä peruspalveluun kuuluu ja mitkä asiat laskutetaan erikseen. Kaksi tarjousta voivat näyttää hinnaltaan samanlaisilta, mutta toinen sisältää selvästi enemmän. Kiinnitä huomiota esimerkiksi siihen, kuuluvatko kokouskäynnit, lisätilaisuudet tai erityishankkeiden koordinointi peruspalveluun vai tulevatko ne erillisinä.
Yhteydenpito ja tavoitettavuus
Selvitä, kuka on taloyhtiön nimetty isännöitsijä ja miten hänet tavoittaa. Kysy myös, miten asukkaiden yhteydenotot hoidetaan ja mikä on tyypillinen vasteaika.
Miten hallitus tekee lopullisen päätöksen isännöitsijän valinnasta?
Lopullinen päätös isännöitsijän valinnasta tehdään yleensä hallituksen kokouksessa, ja se perustuu tarjousten kokonaisarviointiin. Hinta, palvelun sisältö, yrityksen kokemus ja henkilökemia yhdessä ratkaisevat, kuka on paras kumppani juuri teidän taloyhtiöllenne. Ennen päätöstä kannattaa pyytää tarjoajia esittelemään palvelunsa hallitukselle. Tapaaminen paljastaa usein enemmän kuin kirjallinen tarjous: miten isännöinti kuuntelee, miten hän reagoi kysymyksiin ja millainen asenne hänellä on hallituksen tukemiseen. Tapaaminen on myös hyvä paikka esittää lisäkysymyksiä.
Päätöksen hallitus voi tehdä haluamallaan tavalla. Esimerkiksi yksinkertainen pisteytysmalli, jossa jokainen hallituksen jäsen arvioi tarjoajia samojen kriteerien perusteella, voi olla toimiva. Näin vertailu pysyy tasapuolisena ja päätös on helppo tehdä pisteytyksne perusteella.
Muista myös tarkistaa nykyisen sopimuksen irtisanomisaika ennen kuin uudesta sopimuksesta sovitaan. Yleensä irtisanomisaika on on muutaman kuukauden, joten vaihto kannattaa suunnitella hyvissä ajoin.
Kun hallitus on tehnyt valinnan, uusi isännöintisopimus kannattaa käydä huolellisesti läpi ennen allekirjoittamista. Varmista, että sopimus vastaa kilpailutuspyynnössä esitettyjä tarpeita ja että palvelun sisältö on kirjattu selkeästi.
Haluatko tietää, miten Kontu voi tukea taloyhtiötänne? Pyydä tarjous ja käydään yhdessä läpi, millainen isännöintiratkaisu sopii juuri teille.
