Isännöitsijältä voi kysyä käytännössä kaikkea, mikä liittyy taloyhtiön hallintoon, kiinteistön kuntoon, talouteen ja asumiseen. Isännöitsijä on taloyhtiön ammattilainen, jonka tehtävä on palvella sekä hallitusta että muuta taloyhtiön väkeä heidän tarvitsemissaan asioissa. Alla käymme läpi yleisimmät kysymykset siitä, mitä isännöitsijältä voi ja kannattaa kysyä.
Mitkä asiat kuuluvat isännöitsijän vastuulle?
Isännöitsijä vastaa taloyhtiön päivittäisestä hallinnosta, taloudenhoidon valvonnasta, kokousten valmistelusta ja asukasviestinnästä. Käytännössä isännöitsijä pitää taloyhtiön pyörät pyörimässä: hän valmistelee hallituksen kokoukset ja yhtiökokouksen, huolehtii pöytäkirjoista, hoitaa viranomaisasioinnin ja varmistaa, että sopimukset ovat kunnossa.
Isännöitsijän vastuualue on laaja. Hänen tukenaan on tyypillisesti myös teknisen isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun ammattilaiset. Tekninen isännöinti tarkoittaa kiinteistön kunnon seuraamista ja korjaustarpeiden tunnistamista. Taloushallintoon sisältyvät esimerkiksi budjetointi, kirjanpito ja vastikkeiden käsittely. Asiakaspalvelu on myös keskeinen osa työtä: isännöitsijä toimii linkkinä hallituksen ja taloyhtiön yhteistyökumppaneiden välillä. Hän voi myös neuvoa osakkaita ja asukkaita, mutta yleensä heidän tarpeitaan parhaiten palvelee asiakaspalvelu.
Voiko asukas ottaa suoraan yhteyttä isännöitsijään?
Kyllä, asukas voi ottaa suoraan yhteyttä isännöitsijään, mutta tavallisissa asumisen tilanteissa kannattaa aloittaa asiakaspalvelusta. Esimerkiksi kysymykset liittyen avaimiin, ovikoodeihin, saunavuoroihin, muihin yhteisiin tiloihin tai isännöitsijätodistukseen hoituvat usein asiakaspalvelun kautta kätevimmin. Asiakaspalvelu osaa ohjata asiakkaan myös tarvittaessa eteenpäin.
Isännöitsijään kannattaa olla suoraan yhteydessä, jos asia koskee taloyhtiön hallinnollisia asioita liittyen esimerkiksi kokouksiin tai talouteen.
Mitä kysymyksiä hallituksen jäsen voi esittää isännöitsijälle?
Hallituksen jäsen voi kysyä isännöitsijältä käytännössä mitä tahansa taloyhtiön hallintoon, talouteen tai kiinteistöön liittyvää. Isännöitsijä on hallituksen tärkein tukihenkilö, jonka tehtävä on tarjota oikeaa tietoa päätöksenteon pohjaksi.
Tyypillisiä hallituksen kysymyksiä ovat muun muassa:
- Mikä on taloyhtiön taloudellinen tilanne tällä hetkellä?
- Mitä korjauksia kiinteistöön on suunniteltu lähivuosille?
- Miten jokin tietty päätös tulee valmistella ja viedä yhtiökokoukseen?
- Mitä sopimuksia taloyhtiöllä on voimassa ja milloin ne ovat uusittavissa?
- Onko naapurikiistaan tai häiriötilanteeseen olemassa vakiintunut käytäntö?
Hallituksen jäsenen ei tarvitse tietää kaikkea etukäteen. Hyvä isännöitsijä selittää asiat selkeästi ja auttaa hallitusta ymmärtämään kokonaistilanteen, jotta päätökset syntyvät hyvältä pohjalta.
Milloin isännöitsijä ei päätä asioista?
Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön juoksevaa hallintoa, mutta merkittävät päätökset kuuluvat hallitukselle tai yhtiökokoukselle. Isännöitsijä ei esimerkiksi päätä suurista korjaushankkeista, yhtiövastikkeen muutoksista tai yhtiöjärjestyksen muuttamisesta.
Käytännössä raja kulkee siinä, onko kyse päivittäisestä hallinnosta vai sellaisesta asiasta, joka vaikuttaa merkittävästi taloyhtiön talouteen, osakkaiden oikeuksiin tai kiinteistön tulevaisuuteen. Hallituksen kanssa tyypillisesti sovitaan yhdessä, mistä asioista isännöitsijä voi itsenäisesti päättää. Isännöitsijä voi ja hänen kuuluu valmistella asiat ja tuoda ne hallituksen tai yhtiökokouksen pöydälle, mutta varsinainen päätösvalta on aina toimielimillä.
Jos olet epävarma, kuuluuko jokin asia isännöitsijän vai hallituksen päätettäväksi, kannattaa kysyä isännöitsijältä suoraan. Hyvä isännöitsijä osaa kertoa selkeästi, kenen toimivaltaan asia kuuluu.
Miten isännöitsijältä saa nopeimmin vastauksen?
Nopein tapa saada vastaus isännöitsijältä on käyttää taloyhtiön virallista viestintäkanavaa, joka on usein sähköposti tai asiakaspalveluportaali. Kiireellisissä asioissa kannattaa soittaa suoraan. Kannattaa myös muistaa, että monissa arjen pulmissa asiakaspalvelu on taho, joka osaa parhaiten ja nopeiten neuvoa.
Vastauksen saaminen nopeutuu, kun viesti on selkeä ja ytimekäs. Kerro lyhyesti, mistä on kyse, mitä tietoa tarvitset ja onko asia kiireellinen. Epämääräinen viesti voi johtaa lisäkysymyksiin ja viivästyttää asian etenemistä.
Monissa taloyhtiöissä on sovittu käytännöistä, joiden mukaan isännöitsijä vastaa esimerkiksi kahden arkipäivän kuluessa. Jos et tiedä oman taloyhtiösi käytäntöjä, kannattaa kysyä isännöitsijältä, miten hän toivoo asioiden hoituvan.
Mitä tehdä, jos isännöitsijä ei vastaa tai auta?
Jos vastausta ei kuulu kohtuullisessa ajassa tai asia jää avoimeksi, kannattaa olla yhteydessä uudelleen ja varmistaa, että viesti on tavoittanut oikean henkilön. Joskus viesti voi esimerkiksi ohjautua väärään osoitteeseen tai jäädä muiden asioiden alle.
Jos tilanne toistuu, hallituksen jäsen voi ottaa asian esille seuraavassa hallituksen kokouksessa. Samalla voidaan sopia, miten tilanteesta viestitään ja miten asian etenemistä seurataan. Hallituksella on oikeus odottaa isännöitsijältä sovitun mukaista, aktiivista viestintää ja asioiden hoitamista.
Jos yhteistyö isännöinnin kanssa ei vastaa taloyhtiön tarpeita, hallitus voi arvioida palvelun kehittämismahdollisuuksia ja tarvittaessa harkita myös isännöintisopimuksen kilpailuttamista.
Me Konnussa uskomme, että hyvä isännöinti tarkoittaa tavoitettavuutta ja selkeää viestintää. Pyydä tarjous ja katso, miten voimme tehdä taloyhtiösi arjesta sujuvampaa.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Mistä tietää, että taloyhtiön sähköjärjestelmä kaipaa uusimista?
- Miten korjaushankkeen kilpailutus toimii taloyhtiössä?
- Mitä eroa on isännöitsijällä ja isännöintitoimistolla?
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.
