Uusi hallituspesti taloyhtiössä voi tuntua aluksi hämmentävältä, kun uutta asiaa on paljon. Ei hätää: kun tärkeimmät asiat käydään läpi rauhassa ja yhteiset toimintatavat sovitaan heti alkuun, hallitustyöstä tulee selkeämpää, sujuvampaa ja usein myös varsin palkitsevaa.
Miksi uuteen tehtävään kannattaa perehtyä?
Taloyhtiön hallitus tekee päätöksiä, jotka vaikuttavat asumisen arkeen, kiinteistön kuntoon ja osakkaiden omaisuuden arvoon. Siksi uuden jäsenen on tärkeää päästä nopeasti kartalle siitä, missä mennään, mitä on päätetty ja mitä seuraavaksi tapahtuu.
Hyvä perehdytys on parhaimmillaan selkeä kokonaisuus, jossa uusi jäsen ymmärtää hallituksen roolin, taloyhtiön tilanteen, tärkeimmät asiakirjat ja yhteistyön pelisäännöt.
Jos olet uusi taloyhtiön hallituksen jäsen, suosittelemme kurkkaamaan alta hallitustyöskentelyn perusasiat!
Hallituksen rooli ja käytännön pelisäännöt
Taloyhtiön hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Käytännössä hallitus suunnittelee taloyhtiön toimintaa yhdessä isännöitsijän kanssa, seuraa asioiden toteutumista, tekee päätöksiä ja valvoo, että taloyhtiön etu toteutuu. Isännöinti puolestaan valmistelee asioita, tuo esiin vaihtoehtoja ja toteuttaa hallituksen sekä yhtiökokouksen päätöksiä.
Uuden hallituksen jäsenen kannattaa olla selvissä näistä asioista jo heti alkuun:
- Mistä asioista hallitus päättää itse?
Hallitus päättää taloyhtiön juoksevasta hallinnosta ja käytännön asioista, jotka kuuluvat sen toimivaltaan. Näitä ovat esimerkiksi kunnossapidon järjestäminen, sopimusten seuranta, talouden valvonta, pienemmät korjaukset, isännöitsijän ohjaaminen sekä yhtiökokouksen päätösten toteuttaminen.
- Mitkä asiat viedään yhtiökokouksen päätettäväksi?
Yhtiökokoukselle viedään asiat, jotka kuuluvat osakkaille. Näitä ovat esimerkiksi vastikkeet, talousarvio, tilinpäätös, hallituksen valinta, vastuuvapaus, merkittävät korjaushankkeet, suuret lainat, yhtiöjärjestyksen muutokset ja muut asiat, jotka vaikuttavat olennaisesti osakkaiden maksuihin, oikeuksiin tai asumiseen.
- Mikä on puheenjohtajan rooli?
Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä, huolehtii kokousten sujuvuudesta ja varmistaa, että päätökset kirjataan ja etenevät. Puheenjohtaja toimii usein yhteyshenkilönä hallituksen ja isännöitsijän välillä. Hänellä ei kuitenkaan ole yksin hallituksen päätösvaltaa, ellei hallitus ole erikseen antanut hänelle valtuutusta johonkin asiaan.
- Mitä isännöitsijä hoitaa itsenäisesti?
Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden ja päätösten mukaisesti. Tähän kuuluu esimerkiksi laskujen käsittely sovituissa rajoissa, sopimusten käytännön hoito, vikailmoitusten ohjaaminen, kokousasioiden valmistelu, talouden seuranta ja päätösten toimeenpano. Isännöitsijä ei tee itsenäisesti merkittäviä päätöksiä, jotka kuuluvat hallitukselle tai yhtiökokoukselle.
- Milloin hallituksen jäseniltä tarvitaan erillinen päätös tai hyväksyntä?
Hallituksen päätös tarvitaan, kun asia ylittää isännöitsijälle sovitut valtuudet, aiheuttaa merkittäviä kustannuksia, poikkeaa talousarviosta, koskee uutta sopimusta, urakkaa tai hankintaa tai vaikuttaa olennaisesti osakkaisiin. Hallituksen kannattaa sopia heti kauden alussa euromääräiset rajat ja käytännöt sille, mitä isännöitsijä voi hyväksyä itsenäisesti ja mitkä asiat tuodaan hallitukselle.
Selkeät roolit helpottavat vastuunkantoa ja vähentävät väärinkäsityksiä. Samalla hallituksen työskentelystä tulee tehokkaampaa, kun jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan ja missä vaiheessa asioihin pitää ottaa kantaa.
Yhteistyön ja viestinnän toimintatavat
Hallitustyö on ennen kaikkea yhteistyötä. Hyvä keskustelukulttuuri auttaa varmistamaan, että eri näkökulmat tulevat kuulluiksi ja päätökset tehdään taloyhtiön edun mukaisesti.
Hallituksella saattaa olla jo valmiina aiemmin sovitut toimintatavat liittyen viestintään ja päätöksentekoon. Jos sellaisia ei ole, kannattaa niistä sopia.
Sopikaa ainakin seuraavista:
- Kuinka usein hallitus kokoontuu?
- Pidetäänkö kokoukset paikan päällä, etänä vai hybridinä?
- Mitä kanavaa käytetään hallituksen sisäiseen viestintään?
- Miten kiireelliset asiat käsitellään kokousten välillä?
- Kuka vastaa yhteydenpidosta isännöitsijän kanssa?
- Miten päätökset kirjataan ja missä pöytäkirjat säilytetään?
- Miten asukkaille ja osakkaille viestitään taloyhtiön asioista?
On hyvä muistaa, että jokaisella hallituksen jäsenellä on oikeus saada hallitustyössä tarvittavat dokumentit. Samalla hallitustyöhön kuuluu luottamuksellisuus, eli kaikkia asioita ei voi jakaa hallituksen ulkopuolelle.
Taloyhtiön nykytilanne haltuun
Uuden hallituksen jäsenen tärkeimpiä tehtäviä on muodostaa kokonaiskuva taloyhtiön tilanteesta. Tämä ei tarkoita, että kaikkea pitäisi osata heti. Tärkeintä on ymmärtää, mitkä asiat vaikuttavat yhtiön arkeen, talouteen ja tulevaisuuteen.
Nykytilannetta kannattaa tarkastella kolmesta näkökulmasta:
Talous
Selvitä, millainen taloyhtiön taloudellinen tilanne on. Onko vastiketaso riittävä? Onko yhtiöllä lainoja? Onko tulossa isoja korjauksia, jotka vaativat rahoitusta? Viimeisin tilinpäätös, talousarvio ja vastikelaskelmat auttavat hahmottamaan kokonaisuutta.
Kiinteistön kunto
Tutustu siihen, mitä taloyhtiössä on korjattu viime vuosina ja mitä korjauksia on suunnitteilla. KPTS ja mahdolliset kuntotutkimukset kertovat, mihin kiinteistön kunnossapidossa kannattaa varautua.
Päätöksenteon historia
Käy läpi edellisten hallituksen kokousten ja yhtiökokousten pöytäkirjoja. Niistä näet, mitä on jo päätetty, mitkä asiat ovat kesken ja millaisia linjauksia taloyhtiössä on tehty.
Tärkeimmät asiakirjat uudelle hallituksen jäsenelle
Perehdytyksen ytimeen kuuluu asiakirjoihin tutustuminen. Asioita ei tarvitse opetella ulkoa, mutta on hyvä tietää, mistä tieto löytyy ja mitä kukin asiakirja kertoo.
- Yhtiöjärjestys: Yhtiöjärjestys on taloyhtiön oma sääntökirja. Se kertoo esimerkiksi huoneistojen hallinnasta, vastikkeista, kunnossapitovastuista ja päätöksenteon erityisistä ehdoista. Uuden hallituksen jäsenen kannattaa lukea yhtiöjärjestys läpi jo perehdytyksen alkuvaiheessa.
- Viimeisin tilinpäätös: Tilinpäätös kertoo, miten taloyhtiön talous on toteutunut edellisellä tilikaudella. Siitä näkee muun muassa yhtiön tulot, menot, lainat, vastikkeet ja taloudellisen aseman.
- Talousarvio: Talousarvio näyttää, mihin rahaa on suunniteltu käytettäväksi kuluvalla kaudella ja millä vastiketasolla menot on tarkoitus kattaa. Se auttaa hallitusta seuraamaan, pysyykö talous suunnitellussa raamissa.
- KPTS eli kunnossapitotarveselvitys: KPTS kokoaa taloyhtiön tulevat kunnossapitotarpeet ja korjaussuunnat. Se auttaa hallitusta ennakoimaan, mitä kiinteistössä pitää tehdä seuraavien vuosien aikana ja miten korjauksiin voidaan varautua taloudellisesti.
- Taloyhtiön sopimukset: Taloyhtiöllä on yleensä sopimuksia esimerkiksi huollosta, siivouksesta, jätehuollosta, energiasta, vakuutuksista, laajakaistasta ja isännöinnistä. Uuden hallituksen jäsenen on hyvä tietää, keiden kanssa yhtiö toimii, millä ehdoilla ja milloin sopimuksia on ajankohtaista tarkastella.
- Pöytäkirjat: Hallituksen ja yhtiökokousten pöytäkirjat kertovat päätöksenteon historian. Hallituksen kokousten pöytäkirjoihin on hyvä kirjata selkeästi tehdyt päätökset sekä se, miten ja millä aikataululla asioita edistetään.
Ensimmäiset kysymykset, jotka uuden jäsenen kannattaa esittää
Hyvä perehdytys syntyy myös kysymällä. Uuden hallituksen jäsenen kannattaa rohkeasti pyytää tarkennuksia, sillä usein samat asiat askarruttavat muitakin.
Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Mitkä ovat taloyhtiön tärkeimmät tavoitteet tälle hallituskaudelle?
- Mitkä asiat ovat tällä hetkellä kesken?
- Onko tulossa isoja korjauksia tai päätöksiä?
- Miten hallitus seuraa taloutta vuoden aikana?
- Miten isännöitsijän kanssa tehdään käytännössä yhteistyötä?
- Miten asukkaille ja osakkaille viestitään?
- Missä kaikki tärkeät asiakirjat säilytetään?
Hyvä alku kantaa pitkälle
Uuden hallituksen jäsenen ei tarvitse olla juristi, rakennusalan asiantuntija tai talousvelho. Tärkeämpää on kiinnostus taloyhtiön asioihin, halu tehdä yhteistyötä ja valmius perehtyä päätösten taustoihin.
Kun hallituksen roolit, viestintätavat, asiakirjat ja taloyhtiön nykytilanne käydään yhdessä läpi, uusi jäsen pääsee mukaan luontevasti. Samalla koko hallitus saa tilaisuuden kirkastaa yhteistä suuntaa.
Apua kannattaa myös kysyä matalalla kynnyksellä isännöitsijältä. Hyvä isännöinti tukee sekä kokeneita hallituslaisia että ensimmäistä kauttaan aloittavia jäseniä: selventää taustoja, auttaa hahmottamaan päätöksenteon vaiheita ja pitää kokonaisuuden tolkullisena. Me Konnulla olemme mielellämme hallituksen tukena, oli takana vuosien kokemus tai ensimmäinen kokous vasta edessä. Hyvin perehdytetty hallitus tekee parempia päätöksiä, toimii avoimemmin ja pitää taloyhtiön asiat paremmin hallussa. Siitä hyötyvät lopulta kaikki: hallitus, isännöinti, osakkaat ja asukkaat.
Vinkki! Kurkkaa myös webinaaritallenteemme: Hallitustyö kunnolla käyntiin – Uuden hallituslaisen perehdytys
