Isännöitsijä hoitaa taloyhtiön juoksevia asioita hallituksen ohjeiden ja päätösten mukaisesti. Tehtäviin kuuluu muun muassa hallinnon hoitaminen, talouden seuranta ja kunnossapidon koordinointi. Asukkaiden ja osakkaiden arjen yhteydenotoissa apuna on usein myös asiakaspalvelutiimi, joka neuvoo, selvittää ja ohjaa asiat tarvittaessa oikealle asiantuntijalle.
Käytännössä isännöitsijä auttaa varmistamaan, että taloyhtiön asiat etenevät suunnitellusti ja hallitus voi keskittyä päätöksentekoon sekä kokonaisuuden ohjaamiseen.
Selkeä vastuunjako auttaa asioita etenemään
Jos vastuunjako ei ole selvä, asiat voivat viivästyä tai jäädä odottamaan turhaan. Hallitus saattaa odottaa isännöitsijän toimivan, isännöitsijä puolestaan hallituksen päätöstä, ja lopulta esimerkiksi korjaus tai sopimusasia ei etene toivotussa aikataulussa.
Hyvä lähtökohta on kirjata selkeästi, mitkä asiat isännöitsijä hoitaa itsenäisesti ja mitkä vaativat hallituksen hyväksynnän. Ammattitaitoinen isännöitsijä auttaa hallitusta tekemään tämän rajanvedon selkeäksi. Kun roolit ovat tiedossa, päätöksenteko on sujuvampaa ja taloyhtiön arki pysyy paremmin hallinnassa.
Ennakoiva kunnossapito tuo korjaukset paremmin hallintaan
Rakennuksen kunto muuttuu usein vähitellen. Siksi pienetkin havainnot kannattaa ottaa ajoissa vakavasti. Jos kiinteistön kunnossapito perustuu vain kiireellisiin korjauksiin, kustannukset voivat kasvaa ja päätöksiä joudutaan tekemään kiireessä.
Säännöllinen kiinteistön kunnon seuranta, kuntokatselmukset ja pitkän tähtäimen kunnossapidon suunnittelu auttavat taloyhtiötä varautumaan tuleviin korjauksiin ajoissa. Isännöitsijän tehtävä on tuoda tieto hallituksen päätöksenteon tueksi selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa.
Mitä isännöitsijä tarkoittaa taloyhtiössä?
Isännöitsijä vastaa taloyhtiön päivittäisen hallinnon hoitamisesta hallituksen ohjeiden ja päätösten mukaisesti. Hän ei tee päätöksiä omistajien puolesta, vaan huolehtii siitä, että yhtiökokouksen ja hallituksen päättämät asiat etenevät käytännössä.
Isännöitsijä toimii usein taloyhtiön, hallituksen, asukkaiden, palveluntuottajien ja viranomaisten välisenä yhteyshenkilönä. Hän huolehtii muun muassa viranomaisasioinnista, sopimusten hallinnasta, taloushallinnon koordinoinnista sekä kiinteistön kunnossapitoon liittyvien asioiden valmistelusta ja seurannasta.
Isännöitsijällä on myös oikeus antaa isännöitsijäntodistuksia ja hoitaa taloyhtiön puolesta sellaisia asioita, jotka kuuluvat hänen tehtäviinsä lain, yhtiöjärjestyksen, isännöintisopimuksen ja hallituksen päätösten perusteella.
On hyvä ymmärtää, että isännöitsijä ei ole sama asia kuin huoltomies tai talonmies. Isännöitsijä koordinoi ja johtaa kokonaisuutta, kun taas huoltohenkilöstö hoitaa käytännön huolto- ja kunnossapitotehtäviä sovitun työnjaon mukaisesti.
Mitä tehtäviä isännöitsijälle kuuluu?
Käytännössä isännöitsijän tehtävät jakautuvat usein neljään kokonaisuuteen: hallinnolliseen isännöintiin, taloushallintoon, tekniseen isännöintiin ja asiakaspalveluun. Tarkka tehtäväjako riippuu aina isännöintisopimuksesta ja taloyhtiön tarpeista.
Hallinnolliseen isännöintiin kuuluu esimerkiksi yhtiökokouksen ja hallituksen kokousten valmistelu, pöytäkirjojen laadinta, sopimusten hallinta sekä viranomaisasiointi. Taloushallintoon sisältyy muun muassa kirjanpito, vastike- ja vuokralaskutus, tilinpäätös sekä budjetointi.
Tekninen isännöinti tarkoittaa kiinteistön kunnon seurantaa, huoltokirjan ylläpitoa, korjaushankkeiden koordinointia ja pitkän tähtäimen kunnossapidon suunnittelua. Asiakaspalvelu kattaa esimerkiksi asukkaiden yhteydenotot, muuttoihin liittyvät ilmoitukset, avain- ja autopaikka-asiat sekä häiriöilmoitusten käsittelyn.
Isännöitsijän tehtäviä voivat olla esimerkiksi:
- hallinnollinen isännöinti: kokoukset, sopimukset ja viranomaisasiointi
- taloushallinto: kirjanpito, laskutus, tilinpäätös ja budjetointi
- tekninen isännöinti: kunnossapito, korjaushankkeet ja PTS
- asiakaspalvelu: asukkaiden yhteydenotot, muuttoasiat ja häiriöilmoitukset
Meillä Konnulla taloyhtiön isännöitsijä hoitaa hallinnolliset tehtävät, minkä lisäksi hänen tukenaan on taloushallinnon, teknisen isännöinnin ja asiakaspalvelun ammattilaisia muiden tehtävien tukena.
Kuka päättää isännöitsijän palkkaamisesta?
Ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin, taloyhtiön hallitus päättää isännöitsijän valinnasta ja isännöintisopimuksen solmimisesta. Hallitus voi myös irtisanoa isännöintisopimuksen sopimusehtojen mukaisesti. Pääsääntöisesti yhtiökokous ei siis valitse isännöitsijää, vaan päätös kuuluu hallituksen toimivaltaan.
Käytännössä hallitus pyytää tarjouksia eri isännöintiyrityksiltä, vertailee palvelun sisältöä, osaamista ja hintaa sekä tekee valinnan taloyhtiön tarpeiden perusteella. Ennen tarjouspyyntöä on hyvä määritellä, millaista palvelua taloyhtiö tarvitsee: painottuuko tarve esimerkiksi tekniseen osaamiseen, taloushallintoon, viestintään vai kokonaisuuden selkeyttämiseen?
Isännöitsijä voi olla yksityishenkilö tai isännöintiyrityksen edustaja. Kun sopimus tehdään isännöintiyrityksen kanssa, taloyhtiölle nimetään yleensä vastuuisännöitsijä, joka huolehtii taloyhtiön asioista päivittäisessä yhteistyössä hallituksen kanssa.
Mitä eroa on hallinnollisella ja teknisellä isännöinnillä?
Hallinnollinen isännöinti liittyy taloyhtiön päätöksentekoon, sopimuksiin, kokouksiin, talouteen ja viranomaisasioihin. Sen tehtävänä on varmistaa, että taloyhtiö toimii lain, yhtiöjärjestyksen ja tehtyjen päätösten mukaisesti.
Tekninen isännöinti puolestaan keskittyy rakennuksen kuntoon, kunnossapitoon, korjauksiin ja niiden suunnitteluun. Se edellyttää rakennustekniikan ymmärrystä sekä kykyä arvioida, mitkä asiat vaativat nopeaa reagointia ja mitä voidaan suunnitella pidemmällä aikavälillä.
Monissa isännöintiyrityksissä hallinnollinen ja tekninen isännöinti on jaettu eri henkilöille tai tiimeille. Kontussa hallinnollinen ja tekninen osaaminen kulkevat saman palvelukokonaisuuden mukana. Näin taloyhtiön hallitus saa selkeämmän kokonaiskuvan päätöksistä, taloudesta ja kiinteistön kunnosta.
Milloin taloyhtiön kannattaa vaihtaa isännöitsijää?
Isännöitsijän vaihtamista kannattaa harkita, jos yhteistyö ei toimi, palvelun laatu ei vastaa sovittua tai taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet niin, että nykyinen isännöinti ei enää tue niitä riittävästi. Vaihtopäätöstä ei tarvitse tehdä kiireessä, mutta asiaan kannattaa tarttua suunnitelmallisesti, jos perusteet ovat selkeät.
Merkkejä vaihtotarpeesta voivat olla esimerkiksi toistuvat viivästykset asioiden hoidossa, epäselvä viestintä, toistuvat epäselvyydet talousasioissa tai se, ettei hallitukselle muodostu riittävän selkeää kokonaiskuvaa kiinteistön tilanteesta. Myös taloyhtiön suuret korjaushankkeet, muuttuneet palvelutarpeet tai hallituksen toive aktiivisemmasta tuesta voivat olla syitä arvioida isännöinnin sopivuutta uudelleen.
Vaihtoprosessi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Isännöintisopimuksessa on yleensä irtisanomisaika, ja uuden isännöitsijän perehdyttäminen vie oman aikansa. Hallituksen on hyvä pyytää tarjouksia useammalta palveluntarjoajalta ja vertailla hinnan lisäksi palvelun sisältöä, osaamista, viestinnän selkeyttä ja sitä, miten hyvin isännöinti vastaa taloyhtiön tarpeisiin.
Miettiikö taloyhtiönne isännöinnin vaihtoa tai palvelun päivittämistä? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, millainen isännöintiratkaisu tukisi taloyhtiön arkea parhaiten.
