Isännöitsijän kilpailutus kestää tyypillisesti kahdesta neljään kuukautta riippuen siitä, kuinka hyvin taloyhtiö on valmistautunut prosessiin. Kiireellisessä tilanteessa kilpailutus voidaan viedä läpi nopeamminkin, mutta huolellisesti tehty kilpailutus vaatii aikaa tarjouspyyntöjen laadintaan, vertailuun ja hallituksen päätöksentekoon. Isännöitsijän vaihtaminen puolestaan vaatii irtisanomisajan huomioimista, joka on usein yhdestä kolmeen kuukautta.
Riittävä kilpailutusaikataulu varmistaa laadukkaan vertailun ja parhaan valinnan
Kun taloyhtiö käynnistää kilpailutuksen liian myöhään tai aikatauluttaa sen liian tiukaksi, tarjouksia ei ehditä välttämättä vertailla kunnolla. Hallitus saattaa päätyä valitsemaan tutun tai ensimmäisen vastaajan sen sijaan, että löydettäisiin taloyhtiön tarpeisiin parhaiten sopiva kumppani.
Kiireessä tehty valinta voi johtaa siihen, ettei taloyhtiö saa juuri omiin tarpeisiinsa parhaiten sopivaa palvelua. Siksi kannattaa aloittaa kilpailutus hyvissä ajoin, vähintään neljä kuukautta ennen toivottua vaihtumisajankohtaa.
Selkeä tarjouspyyntö tuottaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia
Monesti yksi yleisimmistä kilpailutuksen kompastuskivistä on se, että tarjouspyyntö on laadittu liian väljästi. Kun taloyhtiö ei kerro selkeästi, mitä palveluita se tarvitsee, isännöintitoimistot vastaavat kukin omalla tavallaan. Lopulta hallituksen on vaikea arvioida, mikä tarjous vastaa parhaiten taloyhtiön tarpeita. Tähän auttaa se, että tarjouspyynnössä eritellään selkeästi ainakin
- taloyhtiön koko
- taloyhtiön rakennusvuosi
- kiinteistöjen määrä
- toivotut palvelukokonaisuudet
- käynnissä olevat ja/tai lähivuosina suunnitellut hankkeet
- erityistarpeet
Mitä tarkempi tarjouspyyntö, sitä hyödyllisemmät vastaukset.
Kuinka kauan isännöitsijän kilpailutus kestää?
Isännöitsijän kilpailutus kestää kokonaisuudessaan yleensä kahdesta neljään kuukautta. Tähän sisältyy tarjouspyynnön laadinta, tarjousten kerääminen, vertailu, hallituksen päätös ja sopimuksen solmiminen. Irtisanomisaika nykyiselle isännöitsijälle lisää kokonaisaikaan vielä tyypillisesti yhdestä kolmeen kuukautta.
Jos mukaan lasketaan valmistelu, kilpailutus, päätöksenteko, irtisanomisaika ja tietojen siirto, koko vaihto kannattaa suunnitella useamman kuukauden aikajänteellä. Kun kilpailutus aloitetaan ajoissa, taloyhtiö pystyy huomioimaan nykyisen sopimuksen irtisanomisajan ja suunnittelemaan vaihdon hallitusti.
Nopeutettu kilpailutus on mahdollinen, jos taloyhtiöllä on selkeä kuva tarpeistaan ja hallitus on valmis tekemään päätöksiä ripeästi. Tällöinkin kannattaa varata vähintään kuusi viikkoa itse kilpailutukseen ennen irtisanomisajan alkamista.
Milloin taloyhtiön kannattaa aloittaa isännöitsijän kilpailutus?
Isännöitsijän kilpailutus kannattaa aloittaa vähintään neljä kuukautta ennen toivottua vaihtumisajankohtaa. Jos nykyisellä sopimuksella on kolmen kuukauden irtisanomisaika, kilpailutuksen pitää olla päätösvaiheessa jo ennen irtisanomisen tekemistä.
Monesti taloyhtiöt kokevat syksyn parhaaksi ajankohdaksi käynnistää kilpailutus. Näin taloyhtiö ehtii tehdä päätöksen ennen kevään yhtiökokousta.
Kilpailutus kannattaa käynnistää myös silloin, kun taloyhtiöllä on selkeitä merkkejä siitä, että yhteistyö nykyisen isännöitsijän kanssa ei toimi: yhteistyö ei enää tue hallituksen työtä parhaalla mahdollisella tavalla, yhteydenpito kaipaa selkeyttä tai päätöksenteon tueksi tarvittaisiin ajantasaisempaa tietoa. Silloin on hyvä hetki pysähtyä arvioimaan, palveleeko nykyinen yhteistyö taloyhtiön tarpeita.
Mitä vaiheita isännöitsijän kilpailutusprosessiin kuuluu?
Isännöitsijän kilpailutusprosessi etenee tyypillisesti kuudessa vaiheessa: tarpeiden kartoitus, tarjouspyynnön laadinta, tarjoajien valinta, tarjousten pyytäminen, vertailu ja päätöksenteko sekä sopimuksen solmiminen.
- Tarpeiden kartoitus: Hallitus selvittää, mitä taloyhtiö tarvitsee isännöinniltä. Onko kyseessä pieni kerrostalo vai suuri taloyhtiökokonaisuus? Tarvitaanko erityisosaamista esimerkiksi teknisessä isännöinnissä tai taloushallinnossa?
- Tarjouspyynnön laadinta: Selkeä tarjouspyyntö kuvaa taloyhtiön perustiedot, toivotun palvelun sisällön ja arviointiperusteet. Mitä tarkempi, sitä paremmat vastaukset.
- Tarjoajien valinta: Hallitus valitsee kolmesta viiteen isännöintitoimistoa, joille tarjouspyyntö lähetetään. Kannattaa huomioida sekä paikalliset toimijat että isommat yritykset.
- Tarjousten kerääminen: Toimistoille annetaan riittävästi aikaa, tyypillisesti kaksi tai kolme viikkoa, vastata tarjouspyyntöön.
- Vertailu ja päätöksenteko: Hallitus vertailee tarjouksia hinnan, palvelun sisällön ja referenssien perusteella. Tarvittaessa järjestetään haastattelut tai esittelyt.
- Sopimuksen solmiminen: Valitun toimiston kanssa sovitaan aloitusajankohta ja allekirjoitetaan sopimus. Tämän jälkeen nykyiselle isännöitsijälle voidaan lähettää irtisanominen.
Kuka vastaa isännöitsijän kilpailutuksesta taloyhtiössä?
Isännöitsijän kilpailutuksesta vastaa taloyhtiön hallitus. Isännöitsijän kilpailutuksesta vastaa yleensä taloyhtiön hallitus. Hallitus voi käynnistää kilpailutuksen, pyytää tarjoukset ja tehdä päätöksen uudesta isännöitsijästä, ellei yhtiöjärjestys muuta edellytä. Joissain taloyhtiöissä hallitus voi halutessaan tuoda asian myös yhtiökokouksen keskusteltavaksi tai päätettäväksi.
Käytännössä kilpailutusta vetää usein hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen jäsen, joka on ottanut vastuun asiasta. Kilpailutus kannattaa hoitaa hallituksen johdolla selkeästi ja tasapuolisesti. Nykyinen isännöitsijä voi tarvittaessa toimittaa taloyhtiötä koskevia tietoja, mutta varsinainen tarjousvertailu ja päätöksenteko kuuluvat hallitukselle.
Jos hallitukselta puuttuu kokemus kilpailutuksesta, ulkopuolinen asiantuntija tai konsultti voi auttaa tarjouspyynnön laadinnassa ja tarjousten vertailussa. Tämä on erityisen hyödyllistä suuremmissa taloyhtiöissä, joissa isännöinnin arvo on merkittävä.
Mitä isännöitsijän vaihtamisessa täytyy huomioida?
Isännöitsijän vaihtamisessa täytyy huomioida irtisanomisaika, tietojen siirto uudelle toimistolle ja mahdolliset sopimuksen erityisehdot. Irtisanominen tehdään kirjallisesti, ja sen tulee noudattaa sopimuksessa sovittua irtisanomisaikaa, joka on tavallisesti yhdestä kolmeen kuukautta.
Tietojen siirto on tärkeä vaihe onnistuneessa vaihdossa. Nykyisen isännöitsijän tulee luovuttaa taloyhtiölle kuuluvat ja siirtymän kannalta tarvittavat asiakirjat, kirjanpitoaineistot, sopimukset ja rekisteritiedot sovitussa aikataulussa.
Vaihtuminen ei tarkoita epäselvyyksiä tietojen siirtymisessä tai arjen hankaloitumista. Hyvä uusi isännöinti suunnittelee siirtymävaiheen huolellisesti ja auttaa varmistamaan, että taloyhtiön arki jatkuu mahdollisimman sujuvasti myös vaihdon aikana. Meillä Konnussa siirtymäprosessi suunnitellaan huolellisesti, jotta hallitus saa selkeän kokonaiskuvan etenemisestä ja taloyhtiön arki jatkuu mahdollisimman sujuvasti.
Kannattaa myös tarkistaa, onko nykyisessä sopimuksessa muita ehtoja, kuten korvausvelvollisuuksia ennenaikaisesta irtisanomisesta. Nämä ehdot vaihtelevat toimistoittain, joten sopimus on syytä lukea huolellisesti ennen irtisanomisen lähettämistä.
Oletko valmis kilpailuttamaan taloyhtiösi isännöinnin? Pyydä tarjous ja katsotaan, miten Kontu voi vastata taloyhtiönne tarpeisiin.
