Isännöinnin rooli ei aina avaudu yhdellä silmäyksellä, sillä tehtäväkenttä on laaja.
Yksinkertaisesti sanottuna isännöitsijä auttaa taloyhtiön hallitusta huolehtimaan siitä, että yhtiön arki, päätökset, raha-asiat ja kiinteistön kunnossapito pysyvät järjestyksessä. Isännöitsijä ei määrää mitä taloyhtiössä tehdään, vaan toimii hallituksen ja yhtiökokouksen päätösten pohjalta. Hallitus johtaa taloyhtiötä, isännöinti tukee ja vie asioita käytäntöön.
Hallinnollinen isännöinti pitää arjen liikkeessä
Hallinnollisen isännöitsijän tehtävät liittyvät taloyhtiön päätöksentekoon, sopimuksiin ja yhteydenpitoon. Hän varmistaa, että asiat etenevät sovitusti ja että hallituksella on riittävät tiedot päätösten tekemiseen.
Isännöitsijän pöydälle kuuluu muun muassa:
- hallituksen kokousten ja yhtiökokousten valmistelu
- kokousasiakirjojen, pöytäkirjojen ja päätösten hallinta
- yhteydenpito hallitukseen ja yhteistyökumppaneihin
- hallituksen päätösten vieminen käytäntöön (järjestäminen, tilaaminen, koordinointi, seuranta ja viestintä)
- taloyhtiön asioista tiedottaminen hallitukselle, osakkaille ja asukkaille
- sopimusten, ilmoitusten ja hallinnollisten asioiden hoitaminen
- hallituksen neuvonta esimerkiksi vastuunjakoon, sääntöihin ja käytännön kysymyksiin liittyen.
Tekninen isännöinti huolehtii kiinteistön kunnosta
Monissa isännöintitaloissa, kuten meillä Konnullakin, hallinnollisen isännöinnin rinnallla toimivat tekniset isännöitsijät. Tekninen isännöinti liittyy rakennuksen kuntoon, korjauksiin ja kunnossapidon suunnitteluun. Sen merkitys korostuu erityisesti silloin, kun taloyhtiössä suunnitellaan remontteja, selvitetään vaurioita tai halutaan pitää kiinteistöstä huolta pitkäjänteisesti.
Teknisen isännöitsijän tehtäviä ovat esimerkiksi
• korjaushankkeiden valmistelu ja koordinointi
• kuntotutkimusten, kartoitusten ja asiantuntijaselvitysten tilaaminen
• urakoitsijoiden kilpailutuksen tukeminen
• remonttien ja kunnossapitotöiden seuranta
• pitkän tähtäimen kunnossapidon suunnittelun tukeminen
• teknisten ongelmien selvittäminen yhdessä asiantuntijoiden kanssa.
Taloushallinto pitää rahat ja raportit järjestyksessä
Isännöitsijän lisäksi taloushallinnon ammattilaiset auttavat pyörittämään taloyhtiön arkea. Taloushallinto huolehtii taloyhtiön taloudesta ja sen tehtävä on varmistaa, että maksut, kirjanpito ja raportointi ovat kunnossa. Näin hallitus näkee selkeästi, missä taloyhtiön talous menee.
Taloushallinnon ammattilaisten tehtäviä ovat
• vastikkeiden ja käyttökorvausten laskutus
• ostolaskujen käsittely ja maksuliikenne
• kirjanpito
• tilinpäätöksen valmistelu
• talousarvion valmistelu hallituksen tueksi
• talouden seuranta ja raportointi
• laina, remontti ja vastikelaskelmiin liittyvä taloudellinen valmistelu.
Entä mikä kuuluu huoltoyhtiölle?
Moni ottaa arjen ongelmatilanteissa yhteyttä suoraan isännöitsijään, vaikka asia kuuluisi ensisijaisesti huoltoyhtiölle. Huoltoyhtiö hoitaa yleensä kiinteistön päivittäisiä käytännön töitä, kuten piha-alueiden hoitoa, lumitöitä, hiekoitusta, yleisten tilojen siisteyteen liittyviä havaintoja, ovenavauksia, lamppujen vaihtoja yhteisissä tiloissa sekä pieniä vikailmoituksia. Jos esimerkiksi rappukäytävän valo on palanut, ulko-ovi ei mene kunnolla kiinni tai oman asunnon vesihana vuotaa, huoltoyhtiö on usein oikea ensimmäinen yhteyspaikka. Isännöitsijään kannattaa olla yhteydessä silloin, kun asia liittyy taloyhtiön päätöksiin, sopimuksiin, suurempiin korjauksiin, talouteen tai hallinnollisiin kysymyksiin.
Käytännössä hallinnollinen isännöinti, tekninen isännöinti, taloushallinto ja huoltoyhtiö muodostavat yhdessä taloyhtiön arjen tukiverkon. Asukkaan tai osakkaan ei tarvitse tuntea kaikkia yksityiskohtia, mutta yksi perusjako auttaa pitkälle: huoltoyhtiö hoitaa arjen käytännön viat ja kiinteistön päivittäisen huollon, isännöinti tukee hallitusta taloyhtiön johtamisessa ja arjen pyörittämisessä.
