Taloyhtiön sopimusten tarkistus keväällä tarkoittaa hallitukselle käytännönläheistä katsausta kaikkiin voimassa oleviin sopimuksiin: huoltosopimuksiin, vakuutuksiin, siivous- ja pihapalveluihin sekä muihin kiinteistön ylläpitoon liittyviin sopimuksiin. Kevät on luonteva ajankohta, koska tilikausi on juuri päättynyt, yhtiökokous lähestyy ja mahdolliset muutostarpeet ehditään toteuttaa ennen kesää. Sopimusten läpikäynti kevättalvella suojaa taloyhtiötä ylimääräisiltä kustannuksilta ja varmistaa, että palvelutaso vastaa asukkaiden tarpeita.
Vanhentuneisiin sopimuksiin jääminen maksaa taloyhtiölle vuosi vuodelta enemmän
Monet taloyhtiöt maksavat palveluista hintoja, jotka on neuvoteltu vuosia sitten markkinatilanteessa, joka ei enää vastaa nykyistä. Huoltosopimus on saatettu uusia automaattisesti ilman kilpailutusta, vakuutusturva ei kata uusia riskejä, ja siivouspalvelun sisältö on jäänyt epäselväksi. Tämä ei johdu huolimattomuudesta, vaan siitä, että sopimusten seuranta ei kuulu kenenkään selkeään vastuualueeseen. Ratkaisu on yksinkertainen: varaa hallituksen kokoukseen kerran vuodessa aikaa sopimuslistauksen läpikäymiseen ja kirjaa ylös, milloin kukin sopimus on viimeksi kilpailutettu.
Epäselvä vastuunjako sopimusasioissa hidastaa hallituksen päätöksentekoa
Kun hallituksen jäsenet eivät tiedä, kuka seuraa sopimuksia ja kuka reagoi irtisanomisaikoihin, sopimukset jatkuvat oletuksena. Irtisanomisaika saattaa olla kolme kuukautta, mutta jos kukaan ei huomaa sen lähestyvän, ikkuna kilpailutukselle menee ohi. Tämä on yksi yleisimmistä sopimushallinnan virheistä taloyhtiöissä. Selkeä jako hallituksen ja isännöitsijän välillä sekä sopimuskalenteri, josta näkyvät irtisanomisajat, poistavat tämän ongelman tehokkaasti.
Mitkä sopimukset taloyhtiön hallituksen tulee tarkistaa?
Taloyhtiön hallituksen tulee tarkistaa vähintään kiinteistönhuoltosopimus, vakuutukset, siivous- ja pihapalvelusopimukset, hissien huoltosopimus sekä mahdolliset energia- ja jätehuoltosopimukset. Lisäksi isännöintisopimus kannattaa käydä läpi, erityisesti jos palvelutasossa tai hinnoittelussa on tapahtunut muutoksia.
Käytännössä sopimusten tarkistus kannattaa tehdä järjestelmällisesti listauksen avulla. Alla keskeisimmät sopimuskategoriat:
- Kiinteistönhuolto: Mitä huoltosopimukseen kuuluu, mitä ei, ja vastaako palvelutaso sopimuksen sisältöä?
- Vakuutukset: Onko kiinteistövakuutus ajan tasalla? Kattaako se nykyiset rakenteet ja mahdolliset laajennukset?
- Siivous ja pihapalvelut: Onko sisältö kirjattu riittävän tarkasti? Onko hinta markkinahinnan mukainen?
- Hissit ja tekniset laitteet: Ovatko huolto- ja tarkastussopimukset voimassa ja lakisääteisten vaatimusten mukaiset?
- Energia ja jätehuolto: Onko sähkö- tai kaukolämpösopimus kilpailutettu? Onko jätehuolto järjestetty kustannustehokkaasti?
- Isännöintisopimus: Vastaako sopimuksen sisältö taloyhtiön nykyisiä tarpeita ja sovittua palvelua?
Tarkistuksen ei tarvitse olla monimutkaista. Riittää, että hallitus käy listan läpi ja merkitsee, mitkä sopimukset ovat kunnossa, mitkä vaativat päivitystä ja mitkä kannattaa kilpailuttaa.
Milloin taloyhtiön sopimukset kannattaa kilpailuttaa uudelleen?
Taloyhtiön sopimukset kannattaa kilpailuttaa uudelleen silloin, kun sopimus on ollut voimassa yli kolme vuotta ilman kilpailutusta, kun palvelun laatu ei vastaa sovittua, tai kun markkinahinnat ovat muuttuneet merkittävästi. Myös taloyhtiön tarpeiden muuttuminen, kuten peruskorjaus tai asukasrakenteen muutos, on hyvä syy kilpailutukselle.
Käytännön nyrkkisääntönä voidaan pitää, että suuremmat sopimukset, kuten kiinteistönhuolto ja vakuutukset, tulisi kilpailuttaa vähintään kolmen vuoden välein. Pienemmät palvelusopimukset voidaan tarkistaa useammin, jos siihen on aihetta.
Kilpailutuksen ajoituksessa on tärkeää huomioida irtisanomisajat. Jos huoltosopimuksessa on kolmen kuukauden irtisanomisaika ja sopimus päättyy kesäkuussa, irtisanominen tulee tehdä viimeistään maaliskuussa. Tämä on yksi keskeisimmistä syistä, miksi sopimusten läpikäynti kevättalvella on niin tärkeää.
Kuka vastaa sopimusten tarkistuksesta – hallitus vai isännöitsijä?
Vastuu sopimusten tarkistuksesta jakautuu: hallitus tekee päätökset ja kantaa lopullisen vastuun, mutta isännöitsijä tukee hallitusta käytännön työssä, kuten sopimusten kokoamisessa, irtisanomisaikojen seurannassa ja kilpailutusten valmistelussa.
Hallituksen tehtävä on päättää, mitkä sopimukset kilpailutetaan ja hyväksyä uudet sopimukset. Isännöitsijän tehtävä on pitää hallitus ajan tasalla voimassa olevista sopimuksista, niiden sisällöistä ja päättymisajankohdista. Taloyhtiön hallinnollinen isännöinti kattaa juuri tämän tyyppisen tuen: hallituksen päätöksenteon helpottamisen oikeilla tiedoilla oikeaan aikaan.
Ongelmia syntyy silloin, kun kumpikin osapuoli olettaa toisen hoitavan asian. Selkein tapa välttää tämä on sopia vuosikellosta, jossa sopimusten tarkistus on merkitty kevään tehtäväksi.
Mitä virheitä taloyhtiöt tekevät sopimusten hallinnassa?
Yleisimmät virheet taloyhtiöiden sopimusten hallinnassa ovat sopimusten automaattinen jatkuminen ilman tarkistusta, irtisanomisaikojen laiminlyönti, epäselvät sopimussisällöt sekä se, että sopimuksia ei ole koottu yhteen paikkaan.
Automaattinen jatkuminen on ehkä yleisin ongelma. Sopimus jatkuu, koska kukaan ei muista tarkistaa, onko se edelleen järkevä. Tämä koskee erityisesti vanhoja huolto- ja siivoussopimuksia, jotka on tehty eri hintatasolla kuin nykyinen markkina.
Toinen yleinen virhe on epäselvät sopimussisällöt. Jos sopimuksessa ei ole kirjattu tarkasti, mitä palveluun kuuluu, syntyy helposti erimielisyyksiä. Hallitus saattaa odottaa tiettyä palvelutasoa, mutta toimittajan tulkinta sopimuksesta on erilainen.
Kolmas virhe on se, että sopimuksia ei säilytetä järjestelmällisesti. Jos sopimuksia ei löydy helposti, niitä ei myöskään tarkisteta. Digitaalinen sopimusarkisto, johon isännöitsijällä ja hallituksella on pääsy, ratkaisee tämän ongelman.
Miten isännöitsijä voi helpottaa sopimusten tarkistusta?
Isännöitsijä voi helpottaa sopimusten tarkistusta kokoamalla kaikki voimassa olevat sopimukset yhteen listaukseen, merkitsemällä irtisanomisajat ja päättymispäivät näkyviin sekä nostamalla kilpailutusta vaativat sopimukset hallituksen agendalle hyvissä ajoin.
Hyvä isännöitsijä ei odota, että hallitus kysyy, vaan tuo tiedot oma-aloitteisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kevään hallituskokouksessa on valmiina sopimuslista, jossa on merkitty kunkin sopimuksen tila, voimassaoloaika ja mahdolliset toimenpidesuositukset.
Me Konnussa tuemme hallituksia juuri tässä osana hallinnollista isännöintiä. Sopimusten seuranta ei jää hallituksen harteille yksin, vaan isännöitsijä pitää langat käsissä ja varmistaa, että hallituksella on kaikki tarvittava tieto päätösten tueksi. Jos taloyhtiösi haluaa varmistaa, että sopimusasiat ovat kunnossa, pyydä meiltä tarjous isännöintipalvelusta.
Samankaltaiset artikkelit
- Miten taloyhtiön ikkunaremontti kannattaa kilpailuttaa oikein
- Milloin taloyhtiön kannattaa vaihtaa isännöitsijää?
- Mitä taloyhtiön hallituksen vastuuseen kuuluu asunto-osakeyhtiölaissa?
- Miksi taloyhtiön talkoot kannattaa ja miten ne vahvistavat yhteisöä
- Miksi taloyhtiön hallinto voi epäonnistua ilman ammattitaitoista isännöintiä?
