Taloyhtiö voi irtisanoa isännöitsijän kesken sopimuskauden, mutta käytännössä se riippuu sopimuksen ehdoista ja irtisanomisen perusteesta. Jos sopimuksessa on sovittu irtisanomisajasta, sitä noudatetaan. Vakavissa tilanteissa, kuten olennaisen sopimusrikkomuksen yhteydessä, sopimuksen päättäminen voi olla mahdollista nopeamminkin. Tällöin perusteiden tulee olla selkeät ja dokumentoidut. Prosessi kannattaa hoitaa huolellisesti, jotta vältytään turhilta riitatilanteilta.
Taloyhtiön hallitus päättää yleensä isännöitsijän valinnasta ja vaihtamisesta, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Tarvittaessa asia voidaan tuoda myös yhtiökokouksen käsiteltäväksi.
Sopimuksen irtisanomisehtojen tunteminen säästää taloyhtiön ylimääräisiltä kuluilta
Isännöitsijän vaihtoa kannattaa lähestyä rauhallisesti ja suunnitelmallisesti. Ensimmäinen askel on nykyisen isännöintisopimuksen läpikäynti: mitä on sovittu sopimuskaudesta, irtisanomisajasta, mahdollisista erityisehdoista ja käytännön päättämistavasta? Kun nämä asiat ovat hallituksen tiedossa, vaihto on helpompi aikatauluttaa ja toteuttaa selkeästi. Jos jokin sopimuksessa jää tulkinnanvaraiseksi, kannattaa pyytää asiantuntijan arvio ennen päätöstä.
Isännöinnin laadun seuraaminen suojaa kiinteistön arvoa pitkällä aikavälillä
Isännöinnin toimivuutta kannattaa tarkastella säännöllisesti esimerkiksi viestinnän, kokousvalmistelun, talousraportoinnin ja korjaushankkeiden etenemisen näkökulmasta. Jos yhteistyössä alkaa toistuvasti näkyä haasteita, ne on hyvä kirjata ylös ja käsitellä hallituksessa rakentavasti. Kirjallinen näyttö on arvokasta hallituksen päätöksenteossa.
Millä perusteilla isännöitsijä voidaan irtisanoa välittömästi?
Sopimuksen päättäminen ilman tavanomaista irtisanomisaikaa voi olla mahdollista vakavissa tilanteissa, esimerkiksi jos kyse on olennaisesta sopimusrikkomuksesta, taloyhtiön varojen virheellisestä käsittelystä tai sovittujen tehtävien toistuvasta ja merkittävästä laiminlyönnistä. Tällöin perusteiden tulee olla selkeät, dokumentoidut ja arvioitavissa suhteessa sopimuksen ehtoihin.
Mahdollisia vakavia tilanteita voivat olla esimerkiksi kirjanpidon merkittävät puutteet, taloyhtiön varojen virheellinen käsittely, toistuvat viiveet kiireellisten asioiden hoitamisessa tai sopimuksessa sovittujen keskeisten tehtävien jatkuva laiminlyönti. Pelkkä tyytymättömyys palvelun tasoon ei yleensä riitä sopimuksen välittömään päättämiseen, ellei sopimuksessa ole tästä erikseen sovittu tai tilanteeseen liity olennaista sopimusrikkomusta.
Hallituksen kannattaa kirjata havaitut ongelmat, yhteydenotot ja sovitut toimenpiteet ylös jo ennen päätöksentekoa. Hyvä dokumentointi tukee hallituksen harkintaa ja helpottaa tilanteen arviointia, jos päätöksen perusteita täytyy myöhemmin selvittää. Epäselvissä tilanteissa on viisasta pyytää oikeudellinen arvio ennen irtisanomista.
Mitä irtisanomisaika tarkoittaa isännöintisopimuksessa?
Irtisanomisaika on sopimuksessa määritelty ajanjakso, jonka kuluessa isännöintisuhde jatkuu irtisanomisilmoituksen jälkeen ennen kuin se päättyy. Tyypillisesti irtisanomisaika on yhdestä kolmeen kuukautta, mutta se vaihtelee sopimuskohtaisesti.
Irtisanomisajan tarkoitus on antaa molemmille osapuolille aikaa järjestellä asiat kuntoon. Taloyhtiöllä on aikaa etsiä uusi isännöitsijä, ja nykyinen isännöitsijä voi siirtää tiedot ja tehtävät hallitusti. Tänä aikana isännöitsijä on edelleen velvollinen hoitamaan sovitut tehtävät normaalisti.
Jos taloyhtiö haluaa päättää sopimuksen ennen sovitun irtisanomisajan tai määräaikaisen sopimuskauden päättymistä, mahdolliset kustannusvaikutukset riippuvat sopimuksen ehdoista ja päättämisen perusteista. Siksi sopimus kannattaa käydä huolellisesti läpi ennen päätöstä.
Kuka taloyhtiössä päättää isännöitsijän vaihtamisesta?
Isännöitsijän vaihtamisesta päättää ensisijaisesti taloyhtiön hallitus. Hallituksella on toimivalta irtisanoa isännöintisopimus ja valita uusi isännöitsijä. Yhtiökokous voi myös tehdä päätöksen isännöitsijästä, jos asia tuodaan kokoukseen käsiteltäväksi.
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja voi tehdä päätöksiä, jotka kuuluvat sen toimivaltaan ilman yhtiökokouksen vahvistusta. Isännöitsijän valinta ja vaihtaminen on tyypillisesti hallituksen päätösvallassa, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty.
Käytännössä isännöitsijän vaihto on hyvä tuoda hallituksen kokoukseen, jossa päätös kirjataan pöytäkirjaan. Näin päätöksenteko on läpinäkyvää ja dokumentoitu asianmukaisesti. Yksittäinen osakkeenomistaja ei voi yksin päättää isännöitsijän vaihtamisesta, vaan asia vaatii hallituksen enemmistöpäätöksen.
Miten isännöitsijän vaihto käytännössä etenee?
Isännöitsijän vaihto etenee vaiheittain: hallitus tekee irtisanomispäätöksen, toimittaa kirjallisen irtisanomisilmoituksen, kilpailuttaa uuden isännöitsijän ja sopii tietojen siirrosta. Prosessi kestää tyypillisesti irtisanomisajan verran, eli yhdestä kolmeen kuukautta.
Vaihe vaiheelta prosessi näyttää tältä:
- Hallitus kokoontuu ja tekee päätöksen irtisanomisesta, joka kirjataan pöytäkirjaan.
- Irtisanomisilmoitus toimitetaan isännöitsijälle kirjallisesti, jotta päivämäärä on selkeästi todennettavissa.
- Taloyhtiö käynnistää uuden isännöitsijän kilpailutuksen hyvissä ajoin irtisanomisajan kuluessa.
- Uuden isännöitsijän kanssa sovitaan aloituspäivä, joka osuu yhteen vanhan sopimuksen päättymisen kanssa.
- Vanha isännöitsijä siirtää tarvittavat asiakirjat, kirjanpitoaineistot ja avaimet uudelle isännöitsijälle sovitusti.
Tietojen siirto on yksi onnistuneen vaihdon tärkeimmistä vaiheista. Taloyhtiön tulee varmistaa, että kaikki olennainen dokumentaatio, kuten yhtiöjärjestys, kokousasiakirjat, sopimukset ja kirjanpitoaineistot, siirtyy uudelle isännöitsijälle.
Voiko isännöitsijä vaatia korvauksia ennenaikaisesta irtisanomisesta?
Mahdolliset korvaukset riippuvat sopimuksen ehdoista ja irtisanomisen perusteista. Jos sopimus päätetään ennen sovittua määräaikaa ilman sopimuksessa hyväksyttyä perustetta, nykyinen isännöitsijä voi esittää korvausvaatimuksen.
Tyypillisesti korvausvaatimus perustuu siihen, että isännöitsijä menettää sopimuksessa sovitun palkkion jäljellä olevalta kaudelta. Jos sopimuksessa on esimerkiksi sovittu vuoden kestävästä sopimuskaudesta ja taloyhtiö irtisanoo sopimuksen puolen vuoden jälkeen ilman erityistä perustetta, isännöitsijä saattaa vaatia korvauksia jäljellä olevalta puolelta vuodelta.
Jos irtisanomiselle on selkeä ja dokumentoitu peruste, se voi vaikuttaa korvausvastuun arviointiin. Epäselvissä tilanteissa kannattaa pyytää oikeudellinen arvio ennen päätöstä.
Jos taloyhtiönne harkitsee isännöitsijän vaihtamista tai haluaa varmistaa, että isännöinti on kunnossa, me Konnussa autamme mielellämme. Pyydä tarjous ja selvitetään yhdessä, millainen isännöintiratkaisu sopii teidän taloyhtiöllenne parhaiten.
