Isännöintipalvelun kilpailutuksessa kannattaa huomioida taloyhtiön omat tarpeet, tarjouspyynnön selkeys, tarjousten vertailukelpoisuus sekä sopimuksen yksityiskohdat. Kun kilpailutus tehdään huolella, taloyhtiö löytää kumppanin, joka vastaa juuri sen kokoon, kuntoon ja hallituksen resursseihin. Isännöintipalvelun valinta vaikuttaa suoraan taloyhtiön hallintoon, talouteen ja asukkaiden arkeen, joten prosessiin kannattaa panostaa.
Huonosti valmisteltu kilpailutus johtaa tarjouksiin, joita ei voi vertailla
Kun tarjouspyyntö on epämääräinen, isännöintiyritykset vastaavat siihen kukin omalla tavallaan. Yksi hinnoittelee peruspalvelun, toinen sisällyttää erillispalveluja ja kolmas jättää kriittiset tehtävät kokonaan pois. Lopputuloksena hallitus vertailee omenoita appelsiineihin eikä löydä oikeaa ratkaisua. Ratkaisu on kirjata tarjouspyyntöön tarkasti, mitä palveluja odotetaan, missä laajuudessa ja millä vastuunjaolla.
Väärä isännöintikumppani hidastaa taloyhtiön hallintoa ja kuluttaa hallituksen aikaa
Isännöitsijä on taloyhtiön hallituksen tärkein tukihenkilö. Jos yhteistyö ei toimi, hallituksen jäsenet joutuvat paikkaamaan puutteita omalla ajallaan: selvittelemään laskuja, muistuttelemaan aikatauluista ja etsimään tietoja, jotka pitäisi saada suoraan isännöitsijältä. Taloyhtiön hallinto kärsii ja päätöksenteko hidastuu. Oikea kumppani vapauttaa hallituksen tekemään strategisia päätöksiä operatiivisen selvitystyön sijaan. Siksi kilpailutuksessa kannattaa arvioida palvelukykyä, ei pelkästään hintaa.
Milloin taloyhtiön kannattaa kilpailuttaa isännöintipalvelu?
Taloyhtiön kannattaa kilpailuttaa isännöintipalvelu silloin, kun yhteistyö ei toimi, palvelun laatu on heikentynyt tai hinta ei vastaa saatua palvelua. Kilpailutus on myös perusteltua, jos taloyhtiön tilanne on muuttunut merkittävästi esimerkiksi suuren remontin tai asukasmäärän kasvun myötä.
Kilpailutusprosessi kannattaa käynnistää hyvissä ajoin. Useimmissa isännöintisopimuksissa on irtisanomisaika, joka on tyypillisesti kolmesta kuuteen kuukautta.
Kilpailutus ei tarkoita automaattisesti vaihtamista. Prosessi voi myös vahvistaa päätöksen jatkaa nykyisen isännöitsijän kanssa, kun vertailu osoittaa, että nykyinen palvelu on kilpailukykyinen.
Mitä isännöintipalvelun kilpailutusprosessi pitää sisällään?
Isännöintipalvelun kilpailutusprosessi etenee viidessä vaiheessa: tarpeiden kartoitus, tarjouspyynnön laadinta, tarjousten pyytäminen, vertailu ja päätös sekä sopimusneuvottelut. Koko prosessi kestää tyypillisesti kahdesta neljään kuukautta riippuen taloyhtiön koosta ja hallituksen aikatauluista.
- Tarpeiden kartoitus: Hallitus arvioi, mitä palveluja taloyhtiö tarvitsee ja missä nykyinen isännöinti on mahdollisesti puutteellinen.
- Tarjouspyynnön laadinta: Laaditaan selkeä dokumentti, jossa kuvataan taloyhtiö, sen tarpeet ja odotukset isännöinnille.
- Tarjousten pyytäminen: Pyydetään tarjouksia kolmesta viiteen isännöintiyritykseltä, jotka toimivat taloyhtiön alueella.
- Vertailu ja päätös: Tarjouksia verrataan yhtenäisin kriteerein ja tarvittaessa kutsutaan lupaavilta toimijoilta esittelyt.
- Sopimusneuvottelut: Valitun yrityksen kanssa neuvotellaan sopimuksen yksityiskohdista ennen allekirjoittamista.
Hallituksen kannattaa dokumentoida prosessi huolellisesti, jotta päätöksenteko on läpinäkyvää ja perusteltavissa myös osakkaille.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjata isännöintipalvelua kilpailutettaessa?
Tarjouspyyntöön kannattaa kirjata taloyhtiön perustiedot, haluttu palvelusisältö, vastuunjako, raportointiodotukset, toivottu sopimuksen kesto ja arviointiperusteet. Mitä tarkempi tarjouspyyntö on, sitä vertailukelpoisempia tarjoukset ovat.
Keskeisiä tietoja, jotka tarjouspyyntöön kuuluvat:
- Taloyhtiön koko: huoneistojen ja rakennusten lukumäärä, rakennusvuosi ja kunto
- Erityistarpeet: lähivuosien remontit, taloudellinen tilanne, mahdolliset ongelmat
- Palvelusisältö: mitä kuuluu peruspalveluun ja mitä laskutetaan erikseen
- Yhteydenpito: kuinka usein ja missä muodossa hallitus odottaa raportointia
- Digitaaliset palvelut: onko taloyhtiöllä toiveita verkkopalveluista tai asukasviestinnästä
- Sopimuksen pituus ja irtisanomisehdot
Tarjouspyynnössä kannattaa myös pyytää referenssejä vastaavankokoisista taloyhtiöistä sekä tietoa siitä, kuka isännöitsijä käytännössä vastaa taloyhtiöstä ja millaiset varahenkilöjärjestelyt ovat.
Miten isännöintiyritysten tarjouksia kannattaa vertailla?
Tarjouksia kannattaa vertailla yhtenäisen pisteytysmallin avulla, jossa arvioidaan hinta, palvelusisältö, kokemus, referenssit ja yhteensopivuus taloyhtiön tarpeiden kanssa. Pelkän hinnan perusteella vertailu johtaa helposti väärään valintaan.
Hinta on luonnollisesti tärkeä tekijä, mutta se pitää suhteuttaa siihen, mitä palveluun sisältyy. Halvin tarjous voi tarkoittaa suppeampaa peruspalvelua, josta lisätehtävät laskutetaan erikseen. Kokonaiskustannus selviää vasta, kun laskee yhteen perusmaksun ja taloyhtiön todennäköisesti tarvitsemat erillispalvelut.
Tarjousten lisäksi kannattaa pyytää isännöintiyrityksiä esittelemään toimintaansa hallitukselle. Esittelytilaisuudessa selviää, kuinka hyvin yritys ymmärtää taloyhtiön tilanteen ja miten henkilökemia toimii. Isännöinti on pitkäjänteistä yhteistyötä, ja luottamus syntyy ihmisten välille.
Mitä isännöintisopimuksessa tulee huomioida ennen allekirjoittamista?
Isännöintisopimuksessa tulee huomioida palvelusisällön tarkka kuvaus, erillispalveluiden hinnoittelu, irtisanomisehdot, vastuunrajaukset sekä se, miten sopimus käsittelee mahdollisia virheitä tai laiminlyöntejä. Epäselvät kohdat kannattaa pyytää täsmentämään ennen allekirjoittamista.
Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää siihen, mitä perusmaksu kattaa. Joissakin sopimuksissa esimerkiksi kokouksiin osallistuminen, kirjallisten lausuntojen antaminen tai remonttien valvonta ovat erillispalveluja. Hallituksen on tärkeää tietää etukäteen, milloin lisälasku tulee.
Irtisanomisehto on toinen kriittinen kohta. Sopimuksen tulee olla irtisanottavissa kohtuullisessa ajassa, eikä sidonta-aika saisi olla kohtuuttoman pitkä ilman molemminpuolista hyötyä.
Kuinka isännöitsijän vaihtaminen käytännössä tapahtuu?
Isännöitsijän vaihtaminen tapahtuu irtisanomalla vanha sopimus kirjallisesti, sopimalla siirtymäaikataulusta uuden isännöitsijän kanssa ja huolehtimalla asiakirjojen sekä tietojen siirrosta. Käytännössä vaihto kestää yhdestä kolmeen kuukautta riippuen sopimuksen irtisanomisajasta.
Tiedonsiirto on vaihdon kriittisin vaihe. Vanha isännöitsijä on velvollinen luovuttamaan kaikki taloyhtiön asiakirjat, kirjanpitoaineiston, sopimusrekisterin ja muut hallinnolliset tiedot uudelle isännöitsijälle. Hallituksen kannattaa varmistaa, että tiedonsiirrosta on sovittu selkeästi ja että se on aikataulutettu.
Vaihtoa helpottaa, jos uusi isännöitsijä on kokenut ottamaan taloyhtiöitä haltuun. Meillä Konnussa on vakiintunut käytäntö haltuunottoihin, jolla varmistamme, että taloyhtiön arki jatkuu sujuvasti myös vaihdon aikana. Jos harkitset isännöitsijän vaihtamista, voit pyytää meiltä tarjouksen.
