Isännöinnin kilpailuttaminen kannattaa, kun nykyinen palvelu ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita tai yhteistyö isännöitsijän kanssa tuntuu haastavalta. Kilpailutus on järkevää myös silloin, kun sopimus on päättymässä, taloyhtiön tilanne on muuttunut tai hallitus haluaa varmistaa, että palvelun hinta ja laatu ovat kohdallaan. Alla käymme läpi käytännön merkit, oikea-aikaisen kilpailutuksen ja koko vaihtoprosessin vaihe vaiheelta.
Mitkä merkit kertovat, että isännöinti ei toimi?
Yksi tavallisimmista merkeistä on se, että yhteydenottoihin vastaaminen viivästyy toistuvasti tai hallitus joutuu käyttämään paljon aikaa asioiden selvittelyyn. Jos taloyhtiön arki alkaa tuntua hallituksen näkökulmasta tarpeettoman työläältä, on hyvä pysähtyä arvioimaan, vastaako nykyinen isännöintipalvelu taloyhtiön tarpeita.
Käytännössä huomio kannattaa kiinnittää esimerkiksi näihin asioihin:
- Kokousten valmistelu, pöytäkirjat tai asiakirjat eivät valmistu sovitussa aikataulussa tai vaativat toistuvasti tarkentamista.
- Talousraportit ovat vaikeasti tulkittavia tai eivät tule hallituksen käyttöön riittävän ajoissa.
- Hallitus ei saa päätöksenteon tueksi riittävästi tietoa tai selkeitä vaihtoehtoja.
- Asukkaiden yhteydenottoihin vastaaminen viivästyy toistuvasti.
- Kiinteistön kunnossapidon suunnittelu tai vikailmoituksiin reagointi ei etene odotetulla tavalla.
- Yhteistyö tuntuu jäävän liikaa hallituksen aktiivisuuden varaan, eikä asioita nosteta esiin ennakoivasti.
Yksittäinen viive, kiireinen jakso tai väärinkäsitys ei vielä tarkoita, että isännöinti ei toimisi. Olennaista on kokonaiskuva: toistuvatko samat haasteet, onko niistä keskusteltu ja löytyykö niihin yhdessä ratkaisuja. Jos ongelmat jatkuvat ja vaikuttavat taloyhtiön hallintoon, talouteen tai asukkaiden arkeen, hallituksen kannattaa arvioida palvelun toimivuutta uudelleen.
Milloin isännöinnin kilpailuttaminen on ajankohtaista?
Isännöinnin kilpailuttaminen on ajankohtaista erityisesti silloin, kun nykyisen palvelun taso ei vastaa hallituksen toiveita tai palvelun hintataso mietityttää. Kilpailutus kannattaa käynnistää hyvissä ajoin ennen toivottua vaihtoajankohtaa, jotta hallituksella on riittävästi aikaa vertailla vaihtoehtoja rauhassa.
Kilpailutus on perusteltua myös näissä tilanteissa:
- Taloyhtiön koko, tarpeet tai tilanne ovat muuttuneet merkittävästi.
- Taloyhtiöllä on edessä suuri korjaushanke, kuten putkiremontti tai julkisivukorjaus, johon tarvitaan vahvaa teknistä osaamista.
- Vastuuisännöitsijä vaihtuu usein, eikä taloyhtiö saa palveluun toivomaansa jatkuvuutta.
- Hinta on noussut, ja hallitus haluaa varmistaa, että palvelun sisältö vastaa kustannuksia.
- Hallitus haluaa tarkistaa, että nykyinen sopimus on markkinahintainen ja sisällöltään taloyhtiön tarpeisiin sopiva.
Kilpailutus ei tarkoita, että nykyinen isännöitsijä vaihdetaan automaattisesti. Se on tapa hankkia vertailutietoa ja varmistaa, että taloyhtiö saa rahoilleen vastinetta.
Mitä isännöinnin kilpailuttaminen käytännössä tarkoittaa?
Isännöinnin kilpailuttaminen tarkoittaa, että taloyhtiön hallitus pyytää tarjoukset mielellään muutamasta isännöintitoimistosta ja vertailee niitä keskenään. Prosessi alkaa siitä, että hallitus määrittelee, mitä taloyhtiö isännöintipalvelulta odottaa ja mitä erityistarpeita sillä on.
Käytännössä kilpailutus etenee näin:
- Hallitus kokoaa perustiedot taloyhtiöstä: rakennusvuosi, huoneistomäärä, kunto, tulevat hankkeet
- Laaditaan tarjouspyyntö, jossa kuvataan taloyhtiön tarpeet ja kysytään selkeästi, mitä palveluun sisältyy
- Tarjouspyynnöt lähetetään valituille isännöintitoimistoille
- Saadut tarjoukset käydään läpi ja tarvittaessa pyydetään lisätietoja tai järjestetään tapaaminen
- Hallitus tekee päätöksen ja vie sen yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi, jos sopimuksen tekeminen edellyttää sitä
Hyvä tarjouspyyntö on selkeä ja konkreettinen. Mitä tarkemmin taloyhtiön tilanne ja tarpeet on kuvattu, sitä paremmin saatujen tarjousten sisältöä pystyy vertailemaan.
Miten hallitus vertailee isännöintitarjouksia keskenään?
Isännöintitarjouksia kannattaa vertailla sekä hinnan että palvelun sisällön perusteella. Halvin tarjous ei välttämättä ole paras, jos palvelupaketti on suppea tai taloyhtiön erityistarpeet jäävät katteen ulkopuolelle.
Vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:
- Palvelun sisältö: Mitä peruspalveluun sisältyy ja mistä laskutetaan erikseen? Kattaako paketti hallinnollisen isännöinnin, teknisen isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun?
- Hinta suhteessa sisältöön: Kuukausihinta on helppo vertailla, mutta kokonaiskulut selviävät vasta, kun erillispalveluiden hinnoittelu on tiedossa
- Tavoitettavuus: Miten isännöitsijä on tavoitettavissa ja kuka vastaa, kun oma isännöitsijä on poissa?
- Kokemus ja osaaminen: Onko toimistolla kokemusta vastaavanlaisista taloyhtiöistä tai tulevista hankkeista?
- Referenssit: Voi pyytää yhteystietoja muista taloyhtiöistä, joille toimisto tarjoaa palvelua
Tapaaminen tarjouksen jättäneen isännöitsijän kanssa on usein hyödyllinen. Henkilökemia ja luottamus ovat isännöinnissä tärkeitä, koska yhteistyö on pitkäkestoista.
Kuinka kauan isännöitsijän vaihtaminen kestää?
Isännöitsijän vaihtaminen kestää tyypillisesti yhdestä kolmeen kuukautta, kun mukaan lasketaan irtisanomisaika, tiedonsiirto ja käytännön siirtyminen uudelle toimistolle. Irtisanomisaika vaihtelee sopimuksen mukaan, mutta usein se on yksi tai kaksi kuukautta.
Vaihtoprosessi sujuu parhaiten, kun se aikataulutetaan huolella. Käytännön vaiheet ovat:
- Nykyisen sopimuksen irtisanominen kirjallisesti sovitun irtisanomisajan puitteissa
- Uuden isännöintisopimuksen allekirjoittaminen
- Taloyhtiön asiakirjojen, tietojen ja avainten luovutus uudelle isännöitsijälle
- Tiedottaminen asukkaille isännöitsijän vaihtumisesta ja uusista yhteystiedoista
Vaihto kannattaa ajoittaa niin, että se ei osu yhtiökokouksen tai suuren hankkeen välittömään läheisyyteen. Vuodenvaihde tai kevät ennen yhtiökokousta on usein luonteva ajankohta.
Mitä isännöinnin palvelupaketti yleensä sisältää?
Isännöintipalvelun sisältö voi vaihdella tarjoajasta riippuen, mutta sisältää monesti hallinnollisen isännöinnin, teknisen isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun. Nämä neljä osa-aluetta muodostavat kokonaisuuden, jolla taloyhtiön arki pyörii ja hallituksen työ saa tarvittavan tuen.
Käytännössä osa-alueet tarkoittavat seuraavaa:
- Hallinnollinen isännöinti kattaa kokousten valmistelun ja pöytäkirjat, sopimusten hallinnan, viranomaisasioinnin ja asukasviestinnän
- Tekninen isännöinti tarkoittaa kiinteistön kunnon seurantaa ja korjaushankkeiden koordinointia
- Taloushallinto sisältää kirjanpidon, tilinpäätöksen, budjetoinnin ja vastikkeiden laskutuksen
- Asiakaspalvelu tarkoittaa asukkaiden yhteydenottoihin vastaamista ja arjen sujuvuuden varmistamista
Palvelut vaihtelevat toimistojen välillä, joten on tärkeää tarkistaa, mitä teille tarjotaan. Meillä Konnulla taloyhtiö voi valita tarpeitaan vastaavan kokonaisuuden joustavasti ja katsomme yhdessä, millainen palvelupaketti teille sopisi.
Kun isännöinnin sisältö on selkeästi määritelty, hallituksen on helpompi arvioida, saako taloyhtiö nykyiseltä isännöitsijältään kaiken sen, mistä se maksaa, ja onko kilpailuttaminen paikallaan.
Harkitsetko isännöinnin kilpailuttamista tai haluatko selvittää, millaisia palveluita Kontu voi tarjota taloyhtiöllenne? Pyydä tarjous ja katsotaan yhdessä, miten voimme tukea hallituksenne työtä.
