Isännöintipalvelun kilpailutus tuntuu monesta taloyhtiön hallituksesta työläältä, ja siksi se jää helposti tekemättä. Mutta juuri siksi monet taloyhtiöt maksavat vuosia palvelusta, joka ei enää vastaa heidän tarpeitaan.
Löydä taloyhtiöllesi isännöintipalvelu, joka vastaa tarpeitanne – ilman katkoksia.
Tämä opas kertoo, miten isännöinnin kilpailutus etenee käytännössä, mitä hyvä tarjouspyyntö sisältää ja miten isännöitsijän vaihto tapahtuu sujuvasti ilman katkoksia.
Milloin kilpailutus kannattaa käynnistää?
Kilpailutus on ajankohtainen silloin, kun nykyinen palvelu ei enää vastaa taloyhtiön tarpeita. Mutta se kannattaa käynnistää myös silloin, kun kaikki näyttää päällisin puolin toimivan, vain vertailun kautta voi varmistua siitä, että hinta ja laatu ovat oikeassa suhteessa.
Selkeitä merkkejä siitä, että kilpailutus on paikallaan:
- Isännöitsijä on vaikea tavoittaa tai vastausajat venyvät
- Hallituksella on tunne, että asiat hoituvat reaktiivisesti eikä ennakoivasti
- Isännöintisopimuksen irtisanominen on tullut puheeksi hallituksen kokouksessa
- Taloyhtiön koko tai tarpeet ovat muuttuneet merkittävästi
- Sopimus on ollut voimassa useita vuosia ilman hintaneuvottelua
- Tulossa on iso remontti tai muu projekti, joka vaatii vahvaa teknistä isännöintiä
Käytännön neuvo: käynnistä kilpailutus hyvissä ajoin ennen nykyisen sopimuksen irtisanomisajan umpeutumista. Isännöintisopimuksen irtisanomisaika on tyypillisesti kolmesta kuuteen kuukauteen, joten prosessille kannattaa varata aikaa.
Kilpailutuksen vaiheet käytännössä
Hyvin suunniteltu kilpailutus ei ole monimutkainen, se on selkeä prosessi, joka etenee vaihe vaiheelta.
1. Päätös kilpailuttamisesta
Hallitus tekee päätöksen kilpailutuksen käynnistämisestä. Isoa linjausta, kuten isännöitsijän vaihtoa, ei yleensä voi tehdä ilman yhtiökokouksen hyväksyntää, joten aikataulutus kannattaa suunnitella yhtiökokouksen yhteyteen tai varautua ylimääräiseen kokoukseen.
2. Tarpeiden määrittely
Ennen tarjouspyynnön lähettämistä hallituksen kannattaa käydä läpi, mitä taloyhtiö todella tarvitsee. Millainen paino on hallinnollisella isännöinnillä, teknisellä isännöinnillä, taloushallinnolla ja asiakaspalvelulla? Mitkä ovat kipupisteet nykyisessä palvelussa?
3. Tarjouspyyntöjen lähettäminen
Lähetä tarjouspyyntö vähintään kolmelle isännöintiyritykselle. Näin saat vertailukelpoisia vaihtoehtoja ja riittävän kuvan markkinoista.
4. Tarjousten vertailu
Vertaa tarjouksia systemaattisesti, ei pelkästään hinnalla vaan palvelun sisällön ja laadun perusteella. Tähän palataan tarkemmin myöhemmin tässä oppaassa.
5. Päätöksenteko ja sopimuksen allekirjoitus
Kun valinta on tehty, hallitus vie päätöksen yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Sen jälkeen uuden isännöitsijän kanssa allekirjoitetaan sopimus ja sovitaan siirtymäaikataulusta.
6. Nykyisen sopimuksen irtisanominen
Isännöintisopimuksen irtisanominen tehdään kirjallisesti sopimuksen ehtojen mukaisesti. Irtisanomisajan pituus vaihtelee sopimuksesta riippuen, tarkista se ajoissa, jotta siirtymä voidaan suunnitella realistisesti.
Tarjouspyynnössä huomioitavat asiat
Laadukas tarjouspyyntö on koko kilpailutuksen perusta. Mitä tarkemmin taloyhtiön tarpeet on kuvattu, sitä paremmin saat vertailukelpoisia tarjouksia.
Hyvä isännöintitarjous syntyy, kun tarjouspyyntö sisältää vähintään nämä tiedot:
- Taloyhtiön perustiedot: rakennusvuosi, huoneistojen lukumäärä, kiinteistön tyyppi ja koko, mahdolliset tulevat remontit
- Nykyinen palvelutaso: mitä nykyinen sopimus sisältää ja mitä siitä puuttuu
- Toivottu palvelun laajuus: hallinnollinen isännöinti, tekninen isännöinti, taloushallinto ja asiakaspalvelu, mitä painotetaan
- Erityistarpeet: esimerkiksi lähiaikojen peruskorjaushankkeet, asukasviestinnän toiveet tai tavoitettavuusvaatimukset
- Toivottu sopimuksen alkamisajankohta
- Pyyntö eritellä hinnoittelu: mikä kuuluu peruspalveluun ja mitkä ovat erillispalveluita
Pyydä tarjoajia myös kertomaan, miten he hoitavat tiedonsiirron ja perehdytyksen siirtymävaiheessa. Se kertoo paljon yrityksen ammattimaisuudesta.
Näin vertailet tarjouksia oikeudenmukaisesti
Isännöintipalvelun vertailu pelkän hinnan perusteella johtaa helposti väärään valintaan. Halvin tarjous voi tarkoittaa suppeampaa palvelua, tai sitä, että tavallisimmistakin tehtävistä laskutetaan erikseen.
Vertaile tarjouksia näiden tekijöiden perusteella:
- Palvelun sisältö: mitä peruspalveluun todella kuuluu hallinnollisen isännöinnin, teknisen isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun osalta
- Hinnoittelun rakenne: onko hinta kiinteä vai sisältääkö se paljon erillispalveluita, joista laskutetaan lisää
- Tavoitettavuus: miten isännöitsijä on tavoitettavissa, kuka on yhteyshenkilö ja miten poissaolot on katettu
- Paikallisuus ja kokemus: tunteeko yritys alueen kiinteistömarkkinat ja palveluntarjoajat
- Jatkuvuus: yritysmuotoinen isännöinti takaa sen, että yhden henkilön poissaolo ei pysäytä taloyhtiön asioiden hoitamista
- Referenssit ja maine: pyydä tarvittaessa lisätietoa yrityksen muista asiakkaista tai kokemuksesta vastaavanlaisista kohteista
Hyvä työkalu vertailuun on pisteytystaulukko: listaa tärkeimmät kriteerit ja anna kullekin tarjoukselle pisteet. Näin päätös perustuu kokonaisuuteen eikä yksittäiseen tekijään.
Muista myös pyytää tarkennuksia, jos tarjous on epäselvä. Hyvä isännöintiyritys vastaa kysymyksiin avoimesti ja selkeästi, se on jo itsessään laadun merkki.
Isännöitsijän vaihto sujuvasti ilman katkoksia
Isännöitsijän vaihto on monelle hallitukselle se asia, joka eniten mietityttää. Mitä tapahtuu taloyhtiön asiakirjoille? Entä avoimet asiat ja kesken olevat projektit?
Hyvä uutinen: ammattimaisesti hoidettuna vaihto sujuu ilman merkittäviä katkoksia. Tässä on, mitä käytännössä tapahtuu:
Tiedonsiirto
Uusi isännöitsijä ottaa haltuun taloyhtiön asiakirjat, sopimukset, kirjanpitoaineiston ja avoimet asiat. Nykyinen isännöintiyritys on velvollinen luovuttamaan nämä tiedot, tähän kannattaa varautua sopimuksen irtisanomisessa ja siirtymäaikataulussa.
Perehdytys ja siirtymävaihe
Hyvä isännöintiyritys hoitaa perehdytyksen systemaattisesti. Uusi isännöitsijä tutustuu kiinteistöön, hallitukseen ja avoimiin projekteihin ennen kuin vastuu siirtyy kokonaan.
Viestintä asukkaille
Asukkaille tiedotetaan isännöitsijän vaihtumisesta hyvissä ajoin. Selkeä viestintä ehkäisee hämmennystä ja rakentaa luottamusta uuteen isännöitsijään heti alusta alkaen.
Avoimet asiat
Kesken olevat hankkeet, laskut ja muut avoimet asiat kirjataan ylös siirtymävaiheessa. Näin mikään ei jää väliinputoajaksi vaihdoksen yhteydessä.
Siirtymä on selvästi sujuvampaa, kun uudella isännöintiyrityksellä on selkeä prosessi vaihdon hoitamiseen. Kysy tästä prosessista jo tarjouspyyntövaiheessa.
Pyydä tarjous Kontulta, ilman sitoumuksia
Me Konnulla tiedämme, että kilpailutuspäätös vaatii rohkeutta. Siksi haluamme tehdä ensimmäisestä askeleesta mahdollisimman helpon.
Tarjouspyyntöömme vastaaminen ei sido taloyhtiötäsi mihinkään. Saat selkeän ja eritellyn tarjouksen, josta näet suoraan, mitä palveluumme kuuluu ja millä hinnalla.
Meiltä saat isännöintipalvelun, joka kattaa hallinnollisen isännöinnin, teknisen isännöinnin, taloushallinnon ja asiakaspalvelun, joustavana pakettina, joka mukautuu taloyhtiösi tarpeisiin.
- Yli 350 isännöinnin ammattilaista yli 50 paikkakunnalla
- Helposti tavoitettava isännöitsijä ja oma yhteyshenkilö
- Selkeä hinnoittelu ilman yllätyksiä
- Sujuva siirtymäprosessi uuteen isännöitsijään
- Palvelupaketti, jonka voit räätälöidä taloyhtiösi tilanteeseen
Kilpailutus alkaa yhdestä tarjouspyynnöstä. Pyydä tarjous, ilman sitoumuksia.
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Mikä on isännöitsijän vastuu?
- Miten yhtiökokouksen päätökset pannaan käytännössä toimeen
- Kevättalkoot taloyhtiössä – näin järjestät ne onnistuneesti
Tämä sisältö on luotu tekoälyn avulla, ja se voi sisältää virheitä.
