Isännöinnin kilpailutus ja tarvittaessa isännöitsijän vaihtaminen lukeutuvat taloyhtiön hallituksen tehtäviin. Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön hallitus valitsee isännöitsijän, joka voi olla joko luonnollinen henkilö tai rekisteröity yhteisö.
Isännöinnin kilpailutus voi tulla ajankohtaiseksi monista syistä, mutta usein taustalla on tarve saada oman taloyhtiön tarpeisiin paremmin sopivaa palvelua ja toimivampaa yhteistyötä. Vaikka isännöinnin kilpailutus vaatii hallitukselta jonkin verran aikaa, se ei onneksi ole vaikeaa. Päätöksen jälkeen varsinainen palveluntuottajan vaihtaminen ei useinkaan työllistä hallitusta, kun uusi ja vanha isännöintitoimisto tekevät yhteistyötä siirtymän onnistumiseksi.
Isännöinnin kilpailutuksen ja vaihtamisen 7 vaihetta
Ennen kuin uusi ja vanha isännöitsijä pääsevät tekemään yhteistyötä, on kuitenkin jokunen vaihe, jotka hallituksen tulisi hoitaa.
Lue tästä oppaasta tiivistetyt tiedot isännöinnin kilpailutuksen seitsemästä vaiheesta:
1) Päätös kilpailutuksesta
2) Tarpeiden ja toiveiden määrittäminen
3) Potentiaalisten isännöintitoimistojen löytäminen
4) Tarjousten vertailu
5) Haastattelut
6) Valinta ja sopimuksen laadinta
7) Yhteistyön käynnistäminen
Lisäksi löydät artikkelin lopusta myös kätevän muistilistan!
1. Päätös kilpailutuksesta
Prosessin ensimmäinen askel on luonnollisesti päätös isännöinnin kilpailutuksesta. Ennen kuin kilpailutuspäätös tehdään, kannattaa hallituksessa pohtia, voiko yhteistyötä nykyisen isännöinnin kanssa parantaa esimerkiksi henkilöä vaihtamalla, yhteisiä pelisääntöjä selkeyttämällä tai kommunikaatiota parantamalla. Isännöinnin kilpailutus voi toki olla tarpeen myös silloin, kun taloyhtiölle valitaan ensimmäistä isännöitsijää rakennuttamisen jälkeen.
Vinkki hallituslaisille: Muistakaa kirjata kilpailutuspäätös hallituksen kokouksen pöytäkirjaan! Asettakaa myös yhdessä tavoiteaikataulu, mihin mennessä uusi isännöitsijä on valittu.
2. Tarpeiden ja toiveiden määrittäminen
Seuraavaksi hallituksen on syytä pohtia, millaisia tarpeita taloyhtiöllä on, mitä isännöinniltä odotetaan ja onko yhtiö esimerkiksi valmis maksamaan palvelusta jatkossa enemmän. Yhtiön tarpeisiin vaikuttavat esimerkiksi sen ikä, kunto, koko ja osakkeenomistajien tahtotila. Mikäli lähitulevaisuudessa on odotettavissa useita korjaushankkeita, on isännöinnin teknisestä asiantuntemuksesta varmasti hyötyä. Toisaalta myös vahvasta taloushallinto-osaamisesta voi olla merkittävää apua, jos taloyhtiöllä on useita lainoja. Mikäli taloyhtiölle on laadittu strategia, se on vallan hyödyllinen apu tavoitteiden arvioinnissa.
Vinkki hallituslaisille: Kirjatkaa tarpeet ja tavoitteet ylös hallituksen kokouksen pöytäkirjaan. Sopikaa myös selkeästi, kuka tai ketkä vastaavat tarjouspyyntöjen lähetyksestä.
3. Potentiaalisten isännöintitoimistojen löytäminen ja tarjouspyyntöjen jättäminen
Kolmantena vaiheena on etsiä isännöintitoimistot, jotka vaikuttavat vastaavaan taloyhtiön tarpeisiin ja odotuksiin ja jättää tarjouspyynnöt. Mahdollisuuksia löytää helposti esimerkiksi hakukoneilla tai vaikkapa Isännöintiliiton Hae Isännöintiä -palvelun kautta.
Tarjouspyyntöön kannattaa sisällyttää taloyhtiön toimintakertomus ja tilinpäätös, joista isännöinti poimii helposti perustiedot. Lisäksi on hyvä kirjata, mitä palveluita yhtiö etsii, ja mitkä ovat hallituksen määrittämät tarpeet ja tavoitteet. Tarjouspyynnön ei tarvitse olla kaiken kattava, sillä isännöintiyritykset kysyvät lisätietoja tarvittaessa.
Vinkki hallituslaisille: Älkää unohtako hyödyntää verkostojanne hyvien isännöintitoimistojen löytämiseksi! Kyselkää suosituksia esimerkiksi naapuriyhtiöiden hallituslaisilta tai sukulaisilta ja ystäviltä.
4. Tarjousten vertailu
Saadut tarjoukset on hyvä toimittaa koko hallitukselle tutustuttavaksi ja kutsua koolle hallituksen kokous niiden käsittelemiseksi. Kokouksessa on syytä päättää, mitkä isännöintiyritykset kutsutaan haastatteluun ja millä perusteella.
Tarjouksia tulee verrata ennen kaikkea taloyhtiön tarpeisiin: minkälaisia palveluita isännöinti tarjoaa ja osuvatko ne määriteltyihin palvelutarpeisiin. Myös hintoja kannattaa vertailla huomioiden kuitenkin, että usein palvelukokonaisuudet ovat erilaisia. Vertailemalla pelkkää hintaa on riski, että palvelun laadusta tai kattavuudesta tingitään eikä se enää vastaa taloyhtiön tarpeita. Laatua arvioidessa kannattaa tarkastella koko isännöintiyrityksen toimintaa ja esimerkiksi sitä, miten yritys panostaa osaamisen kehittämiseen, onhan kyseessä kuitenkin palveluala!
Vinkki hallituslaisille: Vertailu kannattaa tehdä taulukkomuotoon, jotta se on helposti silmäiltävissä. Jokaisesta tarjouksen jättäneestä kannattaa myös yhdessä hallituslaisten kesken selkeyttää plussat ja miinukset.
5. Haastattelut
Parhaiten taloyhtiön tarpeisiin vastaavat isännöintitoimistot on usein tarpeen haastatella. Haastatteluissa on tärkeää varmistaa isännöintipalvelun sopivuus taloyhtiölle ja tutustua puolin ja toisin. Haastattelussa voidaan esimerkiksi selvittää tarkempia tietoja henkilökunnan osaamisesta, kumppaniverkostojen luotettavuudesta, miten palvelun laatua tarkkaillaan ja tutkitaan jne. Tässä vaiheessa on myös hyvä kysyä referenssejä, mikäli niitä ei sisällytetty tarjoukseen.
Vinkki hallituslaisille: Mikäli erityisesti teknisen isännöinnin palvelut ovat taloyhtiöllenne tärkeitä, kannattaa selvittää, onko isännöinnillä kokemusta vastaavista projekteista, kuin teidän taloyhtiöllänne on käynnissä ja/tai tulossa. Kokemukset ja erityisesti opit ja vinkit hyödyttävät varmasti myös teidän taloyhtiötänne!
6. Valinta ja sopimuksen laadinta
Isännöintiyrityksen valinta tehdään päätösvaltaisessa hallituksen kokouksessa, josta laaditaan pöytäkirja.
Päätöksen jälkeen on aika laatia isännöintisopimus. On tärkeää, että molemmilla osapuolilla on yhtäläinen käsitys palvelun sisällöstä ja että hallitus on tarkastanut sopimuksen ennen allekirjoitusta. Tarvittaessa asioita täsmennetään neuvottelussa, josta kirjataan muistio. Hallituksen tulee myös selvittää isännöintiyrityksestä tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet, kuten yrityksen merkintä ennakkoperintärekisteriin. Usein isännöintiyritykset toimittavat tarvittavat todistukset proaktiivisesti.
Isännöintisopimuksessa sovitaan ainakin palvelun sisältö ja siitä maksettava palkkio sekä sopimuksen aloituspäivä.
Hallituksen on tehtävä myös päätös nykyisen isännöintisopimuksen irtisanomisesta ja kirjattava se pöytäkirjaan. Isännöinnin irtisanomisilmoitus voidaan hoitaa joko hallituksen tai uuden isännöintiyrityksen toimesta. Konnulla me hoidamme sen hallituksen puolesta.
7. Yhteistyön käynnistäminen
Avain sulavaan isännöinnin vaihtoon on uuden isännöintitoimiston kyky vastaanottaa taloyhtiön tiedot ja huolehtia käytännön asiat kuntoon heti yhteistyön käynnistyessä. Meillä Konnulla yhteistyö käynnistetään vastaanottokoordinaattorin ohjauksessa. Vastaanottokoordinaattori ottaa uudesta taloyhtiöstä kopin ja mahdollistaa toimivan sekä suunnitellun siirtymän kommunikoimalla eri sidosryhmille pitäen kaikki langat hyppysissään. Kukin Konnun asiantuntija vastaa oman osansa hoitamisesta, jolloin prosessi menee systemaattisesti eteenpäin ja esimerkiksi maksuliikenne pyörii luotettavasti ja muutoksesta tiedottaminen osakkaille ja asukkaille onnistuu kunnollisesti.
Hallituksen onkin hyvä tietää, että tietojen siirtäminen isännöintitoimistolta toiselle on usein työllistävä prosessi ja sen läpivienti vie jonkin verran aikaa. Hallituksen kannattaa myös tukea isännöintiä yhteistyösuhteen alussa. Uusi isännöintiyritys pääsee parhaiten alkuun silloin, kun tietoa vaihdetaan avoimesti ja luottamuksellisesti.
Yhteenveto
Isännöinnin kilpailutus on taloyhtiön hallitukselle tärkeä, mutta usein aikaa vievä ja monivaiheinen prosessi. Selkeä suunnitelma auttaa välttämään sudenkuopat ja varmistamaan, että valinta tehdään taloyhtiön tarpeita parhaiten palvelevalla tavalla. Tätä varten laadimme tiiviin muistilistan, joka kokoaa yhteen kilpailutuksen tärkeimmät vaiheet helposti silmäiltävässä muodossa. Pidä tämä lista käden ulottuvilla, kun lähdette kartoittamaan uutta isännöintikumppania!
Tee päätös kilpailutuksesta
- Kirjaa päätös hallituksen pöytäkirjaan
- Aseta tavoiteaikataulu uuden isännöitsijän valinnalle
Määrittele taloyhtiön tarpeet ja tavoitteet
- Keskustele odotuksista ja palvelun sisällöstä
- Arvioi taloyhtiön tulevat hankkeet ja resurssit
- Kirjaa asiat pöytäkirjaan ja nimeä tarjouspyynnöistä vastaavat
Etsi sopivat isännöintitoimistot ja lähetä tarjouspyynnöt
- Hyödynnä verkostoja ja suosituksia
- Liitä mukaan toimintakertomus, tilinpäätös ja tavoitteet
Vertaile tarjoukset huolellisesti
- Punnitse palvelun sisältö, laatu ja hinta suhteessa tarpeisiin
- Tee vertailu taulukkomuotoon ja kirjaa plussat ja miinukset
Järjestä haastattelut valituille toimistoille
- Kysy osaamisesta, referensseistä ja toimintatavoista
- Selvitä, miten isännöinti sopii juuri teidän yhtiöllenne
Tee valinta ja laadi sopimus
- Kirjaa päätös pöytäkirjaan ja laadi selkeä sopimus
- Varmista tilaajavastuulain velvoitteet
- Hoida vanhan isännöinnin irtisanominen
Käynnistä yhteistyö suunnitellusti
- Tue uutta isännöitsijää avoimella ja luottamuksellisella viestinnällä
- Varmista tietojen sujuva siirto uudelle isännöinnille
Onko isännöinnin kilpailutus taloyhtiöllenne ajankohtaista?
Laita meille yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella, niin selvitetään yhdessä, miten voimme sujuvoittaa ja kehittää asuinyhteisöjänne! Olemme mielellämme apunanne.
