Sisältö:
- Yhtiökokouksen merkitys
- Vastuut ja roolit yhtiökokouksessa
- Yhtiökokouksen kulku
- Neljä vinkkiä puheenjohtajalle
1. Yhtiökokouksen merkitys
Yhtiökokouksessa tehdään taloyhtiön suuret päätökset. Se on osakkaan tärkein tapa pysyä ajan tasalla ja vaikuttaa taloyhtiön asioihin.
Kokous järjestetään asunto-osakeyhtiölain mukaisesti, kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Asunto-osakeyhtiölain lisäksi yhtiökokouksen sääntöjä määrittävät taloyhtiökohtainen yhtiöjärjestys sekä Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus.
Yhtiökokouksessa päätetään esimerkiksi
- tilinpäätöksen vahvistamisesta
- johdon vastuuvapaudesta
- talousarviosta
- vastikkeen määrästä
- henkilövalinnoista
Jotta kokouksessa voidaan tehdä päätöksiä, se on kutsuttava koolle laillisesti ja paikalla on oltava vähintään yksi osakkeenomistaja. Hallitus voi yhtiöjärjestysmääräykset huomioiden päättää, järjestetäänkö kokous fyysisenä vai hybridinä.
2. Vastuut ja roolit yhtiökokouksessa
Hallituksen tehtävät
- Yhtiökokouksen ajankohta ja järjestäminen: Päätetään yhdessä isännöinnin kanssa kokouksen ajankohta ja tapa, jolla se pidetään (esim. fyysisenä tai hybridinä).
- Asioiden valmistelu: Varmistetaan, että kokouksessa käsiteltävät asiat, kuten tilinpäätös, korjaushankkeet ja muut projektit, on valmisteltu huolellisesti.
- Talouden suunnittelu:
- Arvioidaan tuloja ja menoja.
- Kartoitetaan ylläpidon kustannukset, vakuutukset ja hallinnolliset kulut.
- Suunnitellaan investointeja ja korjauksia pitkän aikavälin tarpeet huomioiden.
- Esitetään budjetti yhtiökokoukselle ja toimitaan sen hyväksymien linjausten mukaisesti.
- Kunnossapitotarveselvitys: Valmistellaan ja esitellään hallituksen selvitys kiinteistön kunnossapitotarpeista.
- Päätösesitysten taustoitus: Perustellaan yhtiökokouksessa tehtävät päätösehdotukset osakkaille.
- Päätösten toimeenpano: Varmistetaan yhdessä isännöinnin kanssa, että yhtiökokouksen päätökset pannaan täytäntöön.
Isännöitsijän vastuulla
- Hallituksen tukeminen:
- Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinnassa.
- Talousarvion (budjetin) laatimisessa.
- Kunnossapitotarveselvityksen valmistelussa.
- Päätösesitysten laatimisessa yhtiökokoukselle.
- Lainmukaisuuden varmistaminen: Huolehtii siitä, että yhtiön päätökset ovat lain mukaisia.
- Rahoituksen hallinta: Hoitaa yhtiön rahoitusjärjestelyt ja lainat.
- Yhtiökokouksen valmistelu: Vastaa kokouksen käytännön järjestelyistä ja osakkaille jaettavista materiaaleista, kuten toimintakertomuksesta, tilinpäätöksestä ja talousarviosta. Esittelee nämä asiat osakkaille selkeästi.
- Tyypillisesti kokouksen sihteerinä toimiminen: Laatii pöytäkirjan ja kirjaa päätökset.
3. Yhtiökokouksen kulku
Yhtiökokouksen alussa järjestäydytään eli valitaan yhtiökokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkistaja ja ääntenlaskijat.
Kokouksen avaajasta ei ole säännöksiä laissa, mutta usein sen tekee puheenjohtaja.
Yleensä hallituksen puheenjohtaja toimii myös kokouksen puheenjohtajana, mutta tämä ei ole välttämätöntä. Puheenjohtajana voi toimia myös joku muu kokouksen henkilö tai esimerkiksi ulkopuolinen asiantuntija. Kokouksen puheenjohtajan vastuulla on kokouksen pöytäkirja.
Kun kokous on avattu ja on järjestäydytty, todetaan läsnäolevat. Kokous pitää myös todeta lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, eli kutsu kokoukseen on pitänyt toimittaa asunto-osakeyhtiölain mukaisesti.
Seuraavaksi hyväksytään työjärjestys, jonka mukaan kokous etenee. Hallituksen laatima esityslista on ehdotus työjärjestykseksi. Esityslistan käsittelyjärjestystä voidaan tässä vaiheessa tarvittaessa muuttaa, mutta uusia asioita siihen ei voi lisätä. Kun työjärjestys on hyväksytty, käydään läpi esimerkiksi seuraavia asioita yhtiön tilanteen ja tarpeiden mukaan:
- Äänestystavasta päättäminen
- Tilinpäätöksen käsitteleminen
- Tilinpäätöksen vahvistaminen
- Taseen osoittaman tuloksen käsittely
- Vastuuvapaudesta päättäminen
- Hallituksen kunnossapitotarveselvityksen esittäminen
- Hallitusten ja tilintarkastajien palkkiot
- Talousarviosta päättäminen
- Valtuutus ylimääräisen yhtiövastikkeen perimiseen
- Valtuutus pääomavastikkeiden määrän valtuuttamiseen
- Hallitusten jäsenten valinta
- Tilintarkastajan valinta
Esityslistan ulkopuolelta on mahdollista nostaa keskusteluasioita. Nämä eivät ole kuitenkaan varsinaista kokousasiaa, eikä niistä voida tehdä päätöksiä.
Viimeisenä puheenjohtaja päättää kokouksen.
Yhtiökokous vs. hallituksen päätöksenteko
Esityslistan lisäksi yhtiökokouksessa voidaan päättää myös muista aiheista. Näitä ovat esimerkiksi
- Lainat
- Hankkeet
- Kanteet
- Haltuunotto
- Tupakointikielto
- Yhtiöjärjestyksen muutos
Kaikkea ei kuitenkaan kuulu käsitellä yhtiökokouksessa, vaan joistakin teemoista hallitus tekee päätökset. Hallituksen päätöksenteon piirin kuuluvat esimerkiksi
- Talousarvion puitteissa olevat asiat
(ellei vaikuta periaatteellisesti taloyhtiön elämään esim. ilmalämpöpumppujen asennus, uima-allas pihalle) - Pienet hankinnat (esim. rappuralli)
- Puheenjohtajan valinta
- Isännöinnin valinta
- Huoltoyhtiön valinta
- Hallituksen varoitukset
(häiritsevä elämä, maksamattomat vastikkeet)
Tarkkuutta vaativat tilanteet
Tyypillisiä tilanteita, joita voi tulla eteen yhtiökokouksessa ja jotka vaativat erityistä tarkkuutta, ovat äänestykset, valtakirjojen käyttö, vastuuvapauden myöntämättä jättäminen ja jatkokokoukseen päätyminen.
Äänestys
Laki ei määrää yhtiökokouksen äänestystapaa. Äänestystavasta voi päättää jo yhtiökokouksen alussa, mikäli äänestyksiä on siinä vaiheessa tiedossa.
Jos osakas tekee esityksen, sille pitää löytyä kannatusta. Yleensä äänestys hoidetaan joko nimenhuudolla, käsiäänestyksellä tai suljetulla lippuäänestyksellä. Lain mukaan jokainen osake tuottaa yhden äänen yhtiökokouksessa, mutta yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä osaryhmän tuottavan vain yhden äänen. Alapuolella on avattu vielä äänestykseen liittyviä käsitteitä ja käytänteitä.
Nimenhuuto ja käsiäänestys
Luetaan osakeluettelosta osakkaan nimi ja äänimäärä, jonka jälkeen osakas ilmoittaa kantansa. Ääntenlaskija merkitsee vastauksen muistiin ja suorittaa ääntenlaskun.
Suljettu lippuäänestys
Osakkaille jaetaan äänestyslipukkeet, joihin merkitään käytössä oleva äänimäärä. Osakas kirjoittaa kantansa lappuun ja osakkaan kanta ei käy ilmi muille osallistujille. Ääntenlaskija kerää laput ja suorittaa ääntenlaskun.
Äänileikkuri
Osakas tai valtuutettu ei voi käyttää kaikkia ääniään yhtiökokouksessa. Äänileikkurimenettelyn tarkoituksena on varmistaa, että kukaan saa suhteettoman suurta valtaa. Sitä sovelletaan, jos yhden henkilön tai tahon omistamat osakeryhmät tuovat yli 20 prosentin ääniosuuden. Huomioitavaa on, että tämä lasketaan kokouksessa edustettuna olevista äänistä, ei koko osakekannasta. Tämä menetelmä tulee laista, mutta siitä voidaan poiketa yhtiöjärjestyksellä.
Enemmistöpäätös
Kun yhtiökokouksen päätökseksi tulee ehdotus, jota yli puolet kokouksessa paikalla olevista äänistä on kannattanut, kyseessä on enemmistöpäätös.
Määräenemmistö
Kun yhtiöjärjestyksen päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut minimissään 2/3 annetuista äänistä ja kokouksessa paikalla olevista osakkeista, kyseessä on määräenemmistö.
Valtakirjojen käyttö
Mikäli et pääse osallistumaan itse yhtiökokoukseen, voit silti vaikuttaa valtakirjan avulla: osakas voi valtuuttaa toisen henkilön edustamaan itseään yhtiökokouksessa ja ohjeistaa äänestämisessä. Edustaja voi olla kuka tahansa täysi-ikäinen henkilö. Yksi henkilö voi edustaa useita osakkaita.
Usein valtakirjapohja lähetetään yhtiökokouksen kutsun mukana. Valtuutuksen voi myös tehdä vapaamuotoisesti, mutta siinä on kuitenkin aina mainittava valtuuttaja, valtuutettu, taloyhtiön nimi, huoneisto sekä yhtiökokouksen päivämäärä.
On hyvä huomioida, että valtakirja tarvitaan aina aviopuolisolta, jos vain toinen pariskunnasta pääsee osallistumaan kokoukseen, yhteisomistuksessa olevista osakkeista (esimerkiksi kuolinpesä) ja käyttäessä edustajaa. Äänileikkuria ei sovelleta valtuutuksella saatuihin ääniin (pois lukien 2010 vanhemmat yhtiöt, joissa yhtiöjärjestyksessä mainitaan äänileikkuri).
Vastuuvapauden myöntämättä jättäminen
Vastuuvapauden käsittelyssä on kyse vahingonkorvauskanteeseen varautumisesta. Vastuuvapaus tarkoittaa, että ei ole mahdollista nostaa vahingonkorvauskannetta tilikauden aikaisista tiedossa olleista asioista.
Vastuuvapautta käytetään usein epäluottamuslauseenosoituksena, mutta kyse on kuitenkin ennen kaikkea vahingonkorvauskanteeseen varautumisesta. Jos osakkailla on kysymyksiä, on pyrittävä ensisijaisesti vastaamaan niihin vastuuvapauden epäämisen sijaan. Se voidaan myös tilanteen mukaan myöntää tai jättää myöntämättä vain tietyille hallituksen jäsenille tai isännöitsijälle. On myös mahdollista jättää vastuuvapaus myöntämättä osaksi esimerkiksi keskeneräisen remontin osalta.
Vastuuvapauden myöntämättä jättäminen ei itsessään aiheuta seurauksia. Mahdollisesta kanteesta pitää tehdä erillinen päätös yhtiökokouksessa. Oikeus kanteen nostamiseen päättyy viiden vuoden kuluessa sen tilikauden päättymisestä, jona kanteen perusteena oleva päätös tehtiin.
Hallitus ei voi päättää omasta vastuuvapaudestaan. Jos yhtiökokous haluaa keskustella asiasta, hallituksen on hyvän tavan mukaista poistua tilasta keskustelun ajaksi. Jos hallituksen jäsen on valtuutettu, voi hän äänestää valtuuttajan antaman ohjeen mukaisesti.
Laissa ei ole määritelty missä tilanteessa vastuuvapaus voidaan jättää myöntämättä. Jos vastuuvapaus jätetään myöntämättä, syy pitää selkeästi kirjata pöytäkirjaan. Kerran myönnettyä vastuuvapautta ei voi myöhemmin perua.
Jatkokokous
Jos yhtiökokouksessa ei pystytä tai ehditä tehdä kaikkia tarvittavia päätöksiä, voidaan päättää asian siirtämisestä jatkokokoukseen. Päätöksen tästä tekee yhtiökokouksen puheenjohtaja. Jatkokokouksiin ei tuoda uusia asioita, vaan siellä käsitellään ainoastaan edellisessä kokouksessa kesken jääneitä asioita.
Jos jatkokokous pidetään neljän viikon sisällä yhtiökokouksesta, ei siihen tarvitsee toimittaa erillistä kutsua, joskin se on suositeltavaa.
Kokouksessa äänioikeus on niillä, jotka olivat edustettuina alkuperäisessä kokouksessa. Jatkokokoukseen ei siis voi tulla uusia äänioikeuksia.
4. Neljä vinkkiä puheenjohtajalle
1) Panosta yhteistyöhön. Puheenjohtajana yhtiökokouksessa toimiessa on tärkeää muistaa, että hallitus ja isännöinti toimivat ja edustavat yhtenä tiiminä. Parhaat ratkaisut saavutetaan yhteistyöllä.
2) Varmista sujuva päätöksenteko. Yhtiökokouksen tarkoitus on tehdä päätöksiä – tämä helpottuu, kun kokouksessa noudatetaan työjärjestystä, käsiteltyihin asioihin ei palata, puheenjohtaja jakaa puheenvuorot ja huolehtii siitä, että yhtiökokouksessa käsitellään vain sinne kuuluvia asioita. Jos keskustelu lähtee sivuraiteille, on puheenjohtajan kannattavaa ohjata se kohteliaasti käsiteltävään asiaan. Mikäli tunnelma kiristyy, kannattaa pitää pieni tauko.
3) Ole selkeä. Asiat kannattaa esittää selkeällä kielellä ja käytännöt avata ymmärrettävästi. Esimerkiksi äänestystilanteessa on hyvä selventää äänestyksen toimintatavat kaikille.
4) Muista esteellisyys. Esteellisyysasiat täytyy aina huomioida. Esimerkiksi hallitus ei voi päättää omasta vastuuvapaudestaan.
Haluaisitko saada videomuodossa vielä lisää tietoa onnistuneen yhtiökokoukseen järjestämisestä?
