- Vastuut ja roolit taloyhtiössä ja hallitustyössä
- Hyvän hallitustyön kulmakivet
- Hallitustyön haasteet ja vinkit niiden selättämiseen
Vastuut ja roolit taloyhtiössä ja hallitustyössä
Yhtiökokous
Taloyhtiön yhtiökokouksessa osakkaat valitsevat hallituksen sekä tilin- ja/tai toiminnantarkastajan. Jos haluat perehtyä tarkemmin sujuvan yhtiökokouksen perusasioihin, katso webinaarimme täältä tai kurkkaa artikkelimme tästä. Hallitukseen valitaan yleensä 3–5 varsinaista jäsentä ja mahdollisia varajäseniä. Lisäksi hallitukselle on valittava puheenjohtaja, mikäli hallituksessa on useita jäseniä.
Tilin-/toiminnantarkastaja
Useimmiten yli 30 huoneistoa käsittäville taloyhtiöille valitaan tilintarkastaja, ja pienemille vähintään toiminnantarkastaja. Tarkastajan tehtävänä on valvoa kirjanpitoa ja hallintoa. Voit lukea aiheesta lisää täältä.
Hallitus
Taloyhtiön hallituksen vastuulla on isännöitsijän valitseminen sekä valvominen. Se työskentelee tiiviisti yhdessä isännöinnin kanssa.
Hallituksen vastuulla on suunnitella toimintaa isännöinnin kanssa. Hallituksen pitää myös valvoa, että suunnittelut asiat toteutuvat sekä huolehtia, että sen jäsenillä on riittävä ymmärrys eri asioista niiden hoitamiseksi. Hallituksen tärkein tehtävä on päätösten tekeminen.
Hallituksen puheenjohtaja
Puheenjohtaja johtaa hallituksen työskentelyä ja kokouksia sekä varmistaa, että hallituksen ja isännöitsijän yhteistyö luistaa. Hänellä on tärkeä tehtävä toimia linkkinä isännöitsijän ja muun hallituksen välillä, tarpeen mukaan tiivistikin.
Isännöinti
Isännöinti toteuttaa vuosisuunnitelman tai strategian pohjalta laaditut asiat. Isännöinnin pitää myös esitellä asiat ja kannanotot ja ottaa esiin aina taloyhtiön etu. Kun joku asia tarvitsee päätöksentekoa, valmistelee isännöitsijä asian ja tekee päätösesityksen. Näiden lisäksi isännöinnin harteilla on asukasviestintä sekä hankintojen ja kilpailutuksien teko.
Hyvän hallitustyöskentelyn kulmakivet
Hyvä hallitustyöskentely on tärkeää, koska se hyödyttää koko taloyhtiötä. Sen ytimessä on hyvä tiimityö, jossa asioita tehdään yhdessä tavoitteellisesti. Hallituksen eri ihmisten näkökulmat ja osaamiset yhdistyvät – yhdessä asiaa käsittelemällä siihen saadaan todennäköisesti monipuolisia näkökulmia. Hyvässä hallituksessa opitaan uutta niin asioista kuin toisistaan.
Yhtiökokous on antanut hallitukselle valtuuden toimia taloyhtiön eduksi, ja se on vastuullinen ja merkittävä asema. Jotta taloyhtiön edun mukaisia päätöksiä voidaan tehdä, on keskustelukulttuurin oltava toimiva. Jos jokainen voi kertoa mielipiteensä avoimesti ja toisten mielipiteitä kunnioitetaan, se auttaa käsittelemään asioita rakentavasta ja ehkäisee ristiriitoja. Tämä pohja luo yhteisöllistä asumisen henkeä ja kulttuuria koko taloon, jolloin on helpompi tehdä hyödyllisiä päätöksiä ja toimia.
Miten toimivaa tiimityötä, keskustelukulttuuria ja toimintaa saadaan aikaiseksi? Alla luettelemme kulmakiviä, jotka muodostavat yhdessä pohjan onnistuneelle yhteistyölle.
Roolit
Kun jokainen tietää mitä kuuluu omalle pöydälle ja mikä puolestaan vaikkapa isännöinnille, on hallitustyöskentely sujuvampaa. On siis tärkeää, että kaikki ymmärtävät roolinsa, jotta vastuunkanto helpottuu. Lisäksi on hyvä keskustella mahdollisista hallituksen sisäisistä rooleista. Hallitus käsittelee monia teemoja, kuten taloutta, korjaustoimia, viestintää, tapahtumia ja naapurisuhteita. Halutessaan hallitus voi sopia, että tietyn jäsenen rooliin kuuluu vastuu tietystä aihealueesta.
Viestintäkanavat
Viestintavat, -kanavat ja -sykli on hyvä sopia yhdessä niin hallituksen kesken kuin isännöitsijänkin suuntaan. Näin viestit menevät oikeille tahoille oikeaan aikaan ja varmistetaan, että kaikilla on riittävä tieto. Se mahdollistaa myös osallistua kokousten välillä tapahtuvaan keskusteluun.
Vahvuudet
Hallituksen jäsenet voivat muodostua monenlaisista ihmisistä, joilla on eri vahvuuksia. Näitä eri osaamisalueita kannattaa hyödyntää, koska se vaikuttaa hallitustyöskentelyn tehokkuuteen ja mielekkyyteen.
Toimivalta
Toimivalta kannattaa määritellä ja sopia selkeästi, jotta kaikilla on yhteisymmärrys siitä ja kaikki tietävät missä raameissa toimivat. Missä esimerkiksi kulkee puheenjohtajan päätöksenteko-oikeus ja mitä asioita halutaan käsitellä hallituksen kokouksessa ennen toimeenpanoa? Kun asioista on sovittu etukäteen, vältytään myöhemmiltä erimielisyyksiltä.
Puheenjohtaja
Hyvässä hallitustyöskentelyssä kaikkia kuunnellaan. Taitava puheenjohtaja pitää huolen jokaisen huomioimisesta ja johtaa hallituksen kokouksia määrätietoisesti. Puheenjohtaja vaalii ja kehittää hallituksen tiimin ilmapiiriä.
Kokousvalmistelut
Jotta aikaa käytetään tehokkaasti, kokoukset kannattaa valmistella ennakkoon huolella. Itse kokousten aikana hyvä hallitus pysyy asiassa ja käy siellä läpi vain kokoukseen kuuluvia teemoja.
Reflektointi
Säännöllisesti on hyvä pysähtyä ja pohtia, miten hallitustyötä voisi muuttaa parempaan suuntaan, ja mitkä ovat sen mahdollisia kehityskohteita. Pienikin reflektointi, esimerkiksi kysymys ”miten voisimme jatkossa toimia paremmin hallituksena?” ja siihen vastaaminen kokouksen päätteeksi voi antaa lisää ymmärrystä jäsenten toiveista koskien työskentelyä.
Selkeä yhteinen suunta
Mihin taloyhtiötä viedään? Kaikilla hallituksen jäsenillä ja isännöinnillä pitää olla yhdenmukainen näkemys siitä, mitä toimenpiteitä ja miksi hallituskauden aikana tehdään. Tässä apuna toimii esimerkiksi vuosisuunnitelma, kunnossapitotarveselvitys ja budjetti.
Yhteisestä suunnasta voi konkreettisesti sopia esimerkiksi hyödyntämällä Konnun pohjia tai kirjaamalla ne esityslistaan ja pöytäkirjaan.
Alta löydät lomakkeen, jonka kautta saat itsellesi hallitustyön sopimisen pohjan ja pöytäkirjapohjan.
Lataa pohjat
Hallitustyöskentelyn haasteet ja kolme vinkkiä niiden selättämiseen
Hallitustyöskentelyssä eteen voi tulla kinkkisiä tilanteita. Pulmia aiheuttavat esimerkiksi haastavat henkilöt, omia etuja ajavat ryhmät, väärinkäsitykset ja konfliktit sekä pinnan alla kytevät erimielisyydet. Tahdolla, toimilla ja avulla ne voidaan saada kuitenkin selätettyä.
1. Tahto
Erimielisyyksien kohdatessa on hyvä kuunnella mitä toisilla on sanottavaa, hyväksyä erilaisia näkökantoja ja huomioida ne toiminnassaan. Tahto ymmärtää toisia osapuolia on hyvä alku yhteistyölle.
2. Toimi
Sen lisäksi, että tahtoo kuunnella toisia, on myös toimittava. Selvitetään, keskustellaan ja avataan perustelut. Välttelyyn ei kannata ryhtyä, vaan keskustelu on hyvä pitää maltillisena. Lisäksi rakentavan palautteen antaminen auttaa parantamaan toimintaa jatkossa.
3. Apu
Toisinaan hallituksen työhön voi tarvita apua. Sitä voi tarjota esimerkiksi puheenjohtaja, isännöitsijä tai jokin ulkopuolinen taho, esimerkiksi konsultti tai tilintarkastaja. Apu voi edistää yhteisymmärryksen löytämistä tai antaa vaikkapa uusia näkökulmia hallituslaisille.
Joko näit webinaarimme aiheesta? Klikkaa tästä saadaksesi lisää tietoa onnistuneesta hallitustyöstä videomuodossa.
