Ennen isännöintisopimuksen allekirjoittamista kannattaa esittää tarkat kysymykset palvelun sisällöstä, hinnoittelusta, tavoitettavuudesta ja irtisanomisehdoista. Oikeat kysymykset paljastavat, vastaako isännöitsijän tarjoama kokonaisuus taloyhtiönne todellisia tarpeita, ja auttavat välttämään ikävät yllätykset sopimuksen solmimisen jälkeen. Isännöitsijän valinta on yksi taloyhtiön tärkeimmistä päätöksistä, joten huolellinen vertailu kannattaa aina.
Epäselvä sopimus tulee taloyhtiölle kalliiksi
Kun isännöintisopimuksen sisältö jää epäselväksi, taloyhtiö törmää jatkuvasti tilanteisiin, joissa yksinkertainenkin asia laskutetaan erikseen. Hallituksen jäsenet joutuvat neuvottelemaan jokaisesta pienestä tehtävästä erikseen, ja kustannukset nousevat arvaamattomasti. Ratkaisu on yksinkertainen: pyydä isännöitsijältä kirjallinen erittely siitä, mitä sopimukseen sisältyy ja mitä ei, ennen kuin kirjoitat nimeäsi paperiin.
Väärä isännöitsijä valitaan liian nopeasti ja se näkyy arjessa vuosia
Isännöitsijän vaihtaminen kesken sopimuskauden on hankalaa ja vie hallituksen energiaa pois taloyhtiön kehittämisestä. Kun valinta tehdään pelkän hinnan tai tutun suosituksen perusteella ilman kunnon vertailua, taloyhtiö voi jäädä vuosiksi palvelun kanssa, joka ei vastaa sen tarpeita. Isännöinnin kilpailutus kannattaa tehdä huolella: pyydä useampi tarjous, tarkista referenssit ja kysy konkreettisia kysymyksiä ennen päätöstä.
Mitä isännöitsijän tehtäviin kuuluu?
Isännöitsijä vastaa taloyhtiön päivittäisestä johtamisesta ja hallinnosta. Tehtäviin kuuluu hallinnollinen isännöinti, tekninen isännöinti, taloushallinto sekä asiakaspalvelu asukkaille ja osakkeenomistajille. Isännöitsijä toimii hallituksen tukena ja vastaa siitä, että taloyhtiö toimii lakien ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti.
Hallinnollinen isännöinti kattaa kokousten valmistelun ja pöytäkirjat, sopimusten hallinnan sekä viranomaisasioinnin. Tekninen isännöinti tarkoittaa kiinteistön kunnon seuraamista, korjaushankkeiden koordinointia ja pitkän tähtäimen kunnossapitosuunnitelman ylläpitoa. Taloushallinto sisältää kirjanpidon, tilinpäätöksen, budjetoinnin ja vastikkeiden perinnän. Asiakaspalvelu puolestaan tarkoittaa asukkaiden ja osakkaiden kysymyksiin vastaamista sekä arjen sujumisen varmistamista.
Kysy isännöitsijältä suoraan, miten nämä osa-alueet jakautuvat käytännössä: onko yksi henkilö vastuussa kaikesta vai onko tiimissä eri osaajia eri tehtäville? Tiimipohjainen malli varmistaa usein paremman jatkuvuuden esimerkiksi lomien aikana.
Mitä palveluita isännöintisopimukseen kuuluu?
Isännöintisopimus sisältää tyypillisesti peruspalvelun, johon kuuluvat hallinnollinen isännöinti, taloushallinto, tekninen isännöinti ja asiakaspalvelu. Sopimuksen ulkopuolelle jäävät tehtävät laskutetaan erillispalveluina. Sopimuksen tarkat sisällöt vaihtelevat isännöintiyrityksen ja valitun palvelupaketin mukaan.
Ennen sopimuksen tekemistä kannattaa selvittää, mitkä tehtävät kuuluvat kiinteään kuukausimaksuun ja mistä laskutetaan erikseen erillispalveluna. Tavallisia erillispalveluita ovat esimerkiksi laajat remonttien valvontatehtävät, erikoiskokoukset tai muut tavanomaista laajemmat hallinnolliset toimenpiteet.
Meillä Kontussa taloyhtiö voi valita omiin tarpeisiinsa sopivan palvelupaketin ja täydentää sitä tarvittavilla erillispalveluilla. Näin taloyhtiö maksaa vain siitä, mitä se oikeasti tarvitsee, eikä joudu maksamaan turhasta.
Miten isännöintipalveluiden hinta muodostuu?
Isännöintipalveluiden hinta muodostuu yleensä kiinteästä kuukausimaksusta, joka perustuu taloyhtiön kokoon, huoneistomäärään ja sovittuun palvelusisältöön. Tämän päälle tulevat mahdolliset erillispalvelut, joista laskutetaan erikseen toteutuneen työn mukaan.
Hinnoitteluun vaikuttavat muun muassa taloyhtiön huoneistomäärä, rakennusten ikä ja kunto, sijainti sekä se, kuinka laajan palvelukokonaisuuden taloyhtiö valitsee. Vanhempi kiinteistö vaatii usein enemmän teknistä isännöintiä, mikä voi näkyä hinnassa.
Isännöinnin kilpailutuksessa kannattaa vertailla tarjouksia kokonaisuutena, ei pelkästään kuukausimaksun perusteella. Halvin tarjous voi sisältää suppeamman peruspalvelun, jolloin erillispalveluiden kustannukset kasvavat nopeasti. Pyydä tarjoukseen selkeä erittely siitä, mitä kuukausimaksu kattaa ja mikä laskutetaan erikseen.
Miten isännöitsijän tavoitettavuus ja viestintä toimivat?
Isännöitsijän tavoitettavuus tarkoittaa käytännössä sitä, miten nopeasti hän vastaa yhteydenottoihin ja kuka hoitaa asiat poissaolojen aikana. Selvitä etukäteen, onko käytössä asiakaspalvelukanava, mikä on lupaus vastausajasta ja miten kiireelliset tilanteet hoidetaan.
Hyvä viestintä on yksi tyytyväisen taloyhtiön tunnusmerkeistä. Kysy, mitä kanavia isännöitsijä käyttää: hoituvatko asiat sähköpostilla, puhelimella vai jonkin digitaalisen alustan kautta. Selvitä myös, saako hallitus säännöllisiä raportteja taloyhtiön tilanteesta vai onko tiedonkulku reaktiivista.
Kysymys varahenkilöstä on tärkeä: jos vastuuisännöitsijä on lomalla tai sairaana, kuka hoitaa kiireelliset asiat? Taloyhtiölle toimiva arki ei saa olla yhden henkilön varassa.
Miten isännöitsijän kokemus ja referenssit kannattaa tarkistaa?
Isännöitsijän kokemusta kannattaa arvioida kysymällä, minkä kokoisia ja tyyppisiä taloyhtiöitä hän on hoitanut ja kuinka kauan. Referenssejä voi pyytää suoraan ja ottaa yhteyttä aiempiin tai nykyisiin asiakkaisiin. Isännöitsijän pätevyys kannattaa myös varmistaa: AIT-tutkinto tai vastaava kertoo ammatillisesta osaamisesta.
Kokemus ei yksin riitä, vaan tärkeää on myös se, sopiiko isännöitsijän toimintatapa taloyhtiöllenne. Jotkut taloyhtiöt arvostavat tiivistä yhteydenpitoa ja aktiivista viestintää, toiset haluavat isännöitsijän hoitavan asiat itsenäisesti ja raportoivan tiiviisti. Selvitä jo tarjouspyyntövaiheessa, miten isännöitsijä kuvaa omaa toimintatapaansa.
Referenssikeskustelussa kannattaa kysyä suoraan: miten isännöitsijä on hoitanut yllättävät tilanteet, kuten vesivahingot tai isommat riitatilanteet? Käytännön esimerkit kertovat enemmän kuin yleiset lupaukset.
Milloin isännöintisopimuksesta voi irtisanoutua?
Isännöintisopimuksen irtisanomisaika ja -ehdot sovitaan sopimuksessa. Tyypillisesti irtisanomisaika on kolmesta kuuteen kuukautta. Sopimuksessa voi olla myös ehto, jonka mukaan irtisanominen on mahdollista vain tiettyinä ajankohtina, kuten tilikauden vaihtuessa.
Ennen sopimuksen allekirjoittamista kannattaa lukea irtisanomisehdot huolella. Selvitä, onko sopimus määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva, ja mitä tapahtuu, jos isännöitsijä ei täytä sovittuja velvoitteitaan. Joissain sopimuksissa on purkuoikeus, jos palvelutaso ei vastaa sovittua.
Isännöitsijän vaihtaminen on käytännön syistä helpoin tehdä tilikauden vaihtuessa, jolloin kirjanpidon siirto uudelle isännöitsijälle on selkeintä. Taloyhtiön hallituksen kannattaa kirjata irtisanomispäätös kokouspöytäkirjaan ja ilmoittaa siitä isännöitsijälle kirjallisesti.
Huolellinen kysyminen ennen sopimuksen tekemistä säästää taloyhtiöltä aikaa, rahaa ja turhautumista vuosiksi eteenpäin. Jos taloyhtiönne on aloittamassa isännöinnin kilpailutusta tai harkitsee isännöitsijän vaihtamista, pyydä meiltä tarjous ja katsotaan yhdessä, millainen kokonaisuus sopii teille parhaiten.
Samankaltaiset artikkelit
- Voiko taloyhtiö vähentää energiankulutustaan ilman suuria investointeja?
- Kevättalkoot taloyhtiössä: miten jaetaan tehtävät ja vastuut selkeästi
- Miksi taloyhtiön hallinto epäonnistuu ilman ammattitaitoista isännöintiä?
- Mitä taloyhtiön hallituksen vastuuseen kuuluu asunto-osakeyhtiölaissa?
- Mitä taloyhtiön tilinpäätös kertoo osakkaille?
