Bolagsordningen påverkar många av husbolagets beslut i vardagen, fördelningen av kostnader och ansvar. Den är husbolagets centrala regelverk, som fastställer bolagets egna spelregler och kompletterar lagen om bostadsaktiebolag i frågor som lagen inte reglerar närmare.
I bolagsordningen kan man till exempel föreskriva om den besittningsrätt som aktierna medför, grunderna för vederlag och underhållsansvaret. Där kan man också avtala om en fördelning av underhållsansvaret som avviker från lagens huvudregel.
Varför är det viktigt att granska bolagsordningen?
En uppdaterad bolagsordning stöder ett smidigt beslutsfattande och hjälper till att fördela kostnader och ansvar på rätt sätt. Den minskar samtidigt oklarheter i tolkningen mellan aktieägare, styrelsen, disponenten och parterna vid bostadsaffärer.
Det är lätt hänt att bolagsordningen lämnas orörd i flera år utan att någon går igenom den. Därför kan bestämmelserna småningom bli föråldrade och inte längre motsvara den aktuella situationen.
Det är särskilt bra att utreda behovet av att uppdatera bolagsordningen när:
- betydande renoveringar genomförs i bolaget eller användningsändamålet för utrymmen ändras
- parkeringsplatser, förråd, gårdsområden eller andra utrymmen organiseras om
- nya utrymmen i aktieägares besittning byggs, till exempel parkeringsplatser eller laddningspunkter
- grunderna för vederlag eller underhållsansvaret behöver preciseras
- bolagsordningen innehåller bestämmelser som har utarbetats under den gamla lagen om bostadsaktiebolag
- uppgifterna om bolaget, lägenhetsbeskrivningarna eller aktiegrupperna inte längre motsvarar den faktiska situationen.
Ändringar i bolagsordningen ska anmälas för registrering hos Patent- och registerstyrelsen, PRS. Enligt PRS ska en lagstridig bestämmelse i bolagsordningen ändras när bolaget anmäler andra ändringar i bolagsordningen till registret. PRS registrerar i regel inte en lagstridig bolagsordning.
Vad föreskrivs i bolagsordningen?
I bolagsordningen fastställs frågor som är centrala för husbolaget. Där anges grundläggande uppgifter, såsom bolagets firma och hemort. I bolagsordningen kan man dessutom föreskriva om bland annat följande:
Lägenhetsbeskrivning och den besittningsrätt som aktierna medför
Av bolagsordningen framgår vilka lägenheter, parkeringsplatser, förråd eller andra utrymmen varje aktiegrupp besitter. Uppgiften påverkar vem som har rätt att använda respektive utrymme.
Grunderna för vederlag
Bolagsordningen fastställer hur skötselvederlag, finansieringsvederlag, vattenavgifter och andra vederlag fördelas mellan aktieägarna. Grunden kan till exempel vara antalet aktier, ytan eller antalet personer.
Underhållsansvar
I bolagsordningen kan man föreskriva om underhållsansvaret på ett sätt som avviker från lagens huvudregel. Bestämmelserna kan gälla till exempel balkonger, våtutrymmen, fönster, gårdsområden, luftvärmepumpar eller andra byggnadsdelar. Tydliga bestämmelser gör det lättare att bedöma vem som ansvarar för underhållet och kostnaderna.
Särskilda bestämmelser om bolagsstämman och förvaltningen
Bolagsordningen kan innehålla bolagsspecifika bestämmelser om exempelvis beslutsfattande eller rösträtt, i den utsträckning lagen tillåter det.
Lägenhetens användningsändamål
I bolagsordningen fastställs om ett utrymme exempelvis är en bostadslägenhet, affärslokal, ett förråd eller en parkeringsplats. Användningsändamålet ska motsvara bolagets och aktieägarens behov samt de officiella uppgifterna.
Exempel på föråldrade eller otydliga bestämmelser
Vid en granskning av bolagsordningen kan man till exempel stöta på följande situationer:
1. Lägenhetsbeskrivningen motsvarar inte verkligheten
Utrymmenas användningsändamål, yta eller numrering, eller det utrymme som hör till aktiernas besittning, har ändrats utan att ändringen syns i bolagsordningen.
2. Besittningen av utrymmen är oklar
När det gäller parkeringsplatser, förråd eller gårdsområden är det inte klart om de är i bolagets besittning, i aktieägares besittning eller om de baserar sig på nyttjanderätt. Detta försvårar fastställandet av kostnader, underhållsansvar och beslutanderätt.
3. Grunderna för avgifter eller vederlag motsvarar inte de nuvarande arrangemangen
Till exempel lägenhetsspecifik vattenmätning, kostnader för laddinfrastruktur eller ändrade finansieringsarrangemang kan kräva mer detaljerade bestämmelser om hur kostnaderna ska fördelas.
4. Underhållsansvaret är otydligt
Bestämmelserna beaktar inte nödvändigtvis balkonginglasningar, luftvärmepumpar, laddningspunkter eller ändringsarbeten som utförts i enskilda lägenheter. Då kan ansvaret för underhållet och kostnaderna bli oklart.
5. Bestämmelsen motsvarar inte den nuvarande lagstiftningen
Bolagsordningen kan innehålla föråldrade eller lagstridiga bestämmelser. Ägande eller överlåtelse av aktier kan till exempel ha begränsats utifrån medborgarskap eller boningsort. Sådana begränsningar står sannolikt i strid med nuvarande lagstiftning och principen om likabehandling. Lagstridiga bestämmelser ska korrigeras senast i samband med en annan ändring av bolagsordningen.
6. Uppgifterna om aktiegrupper har ändrats
Nya eller ändrade aktiegrupper förutsätter att uppgifterna i bostadsdatasystemet också uppdateras.
Misstänker du att bolagsordningen behöver uppdateras?
Det lönar sig att utreda om bolagsordningen är uppdaterad, särskilt före stora renoveringsprojekt, ändringar av utrymmens användningsändamål eller när det uppstår oklarheter kring ansvarsfördelning, parkeringsplatser, gårdsområden eller grunderna för avgifter.
Disponenten hjälper till att bedöma om bestämmelserna i bolagsordningen motsvarar husbolagets nuvarande situation. Vid behov bereds ändringen tillsammans med styrelsen och en juridisk sakkunnig. Beslut om att ändra bolagsordningen fattas på bolagsstämman.
Från Kontu får du hjälp med att kartlägga situationen och planera följande steg!
