Integritetspolicy

Senast uppdaterad den 10 november 2026

Kontaktperson för frågor som rör dataskydd: tietosuoja@kontuoy.fi.

Kontu
Huvudkontor: Läkkisepäntie 23, 00620 HELSINGFORS

Denna integritetspolicy omfattar de nedan listade bolagen som verkar under namnet Kontu. Varje Kontu-bolags firmanamn anges nedan.

3486995-1, Kontu Group Oy
2174751-7, Kontu Isännöinti Oy
2661964-5, Kontu Tekniikka Oy
0174381-8, Jyväskylän Kiinteistöpalvelu Oy
3013760-6, Kontu Oy Pohjois-Savo

Kontaktuppgifterna för respektive bolag finns på vår webbplats https://kontuoy.fi/ota-yhteytta/. Varje Kontu-bolag som anges ovan fungerar som en självständig personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som det behandlar för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy. Varje bolag benämns nedan i denna integritetspolicy med termen ”Kontu”.

I denna integritetspolicy beskriver vi den behandling som vi utför i egenskap av personuppgiftsansvarig. När vi behandlar personuppgifter i syfte att tillhandahålla fastighetsförvaltningstjänster och därmed sammanhängande tjänster, såsom ekonomiförvaltningstjänster och kundtjänst riktad till boende i våra kundfastighetsbolag, agerar vi dock i egenskap av personuppgiftsbiträde. I dessa fall är det den bostadsrättsförening som du företräder som är personuppgiftsansvarig, med vilken vi har ingått avtal om fastighetsförvaltning och andra tjänster. Om du är boende eller delägare i en bostadsrättsförening och vill ha mer information om hur din bostadsrättsförening behandlar dina personuppgifter, ber vi dig att vända dig till den registeransvarige, det vill säga den aktuella bostadsrättsföreningen. I de flesta fall hittar du bostadsrättsföreningens integritetspolicy i  Kontus  digitala kundportal.

Till våra kunder som är bostadsrättsföreningar erbjuder vi förvaltningstjänster samt tillhörande tjänster, såsom ekonomiförvaltning och kundservice riktad till boende i våra kundföreningar.

Vi fungerar som personuppgiftsansvariga för personuppgifter som representanter för våra kunder eller potentiella kunder, inklusive besökare på vår webbplats https://kontuoy.fi/, prenumeranter på vårt nyhetsbrev samt deltagare i evenemang som vi anordnar  eller som vi samlar in automatiskt i samband med användningen av vår webbplats eller på annat sätt i andra sammanhang, till exempel genom kontakter med vår kundtjänst. Vi kan dela dessa personuppgifter mellan våra koncernbolag för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy, såsom hantering av kundrelationer, försäljning och marknadsföring samt koncernintern administration och rapportering, i den utsträckning som det är nödvändigt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Grunden för behandlingen är i detta fall vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR) att förvalta koncernens verksamhet på ett enhetligt sätt. Mer information om delning av uppgifter finns under avsnittet ”Hur dina personuppgifter delas”.

Som personuppgiftsansvarig är vi ytterst ansvariga för den behandling av personuppgifter som vi utför. Förtroende är en central del av integritetsskyddet och dataskyddet, och att skydda din integritet och dina personuppgifter är av yttersta vikt för oss. Därför samlar vi in dina personuppgifter endast i den utsträckning som behövs för att kunna erbjuda dig en förstklassig kundupplevelse. Vi följer gällande dataskyddslagstiftning vid all behandling av personuppgifter, inklusive Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 (”GDPR”) och den kompletterande nationella dataskyddslagen (1050/2018), samt, i tillämpliga delar, lagen om elektroniska kommunikationstjänster (917/2014).

Vår webbplats finns på adressen https://kontuoy.fi/. Observera att vår webbplats innehåller länkar till tredje parters webbplatser eller innehåll som tillhandahålls av tredje part, och att vissa medier genom vilka du kan interagera med oss, såsom sociala medier, är tjänster som tillhandahålls av tredje part. Sådana länkar till tredje parters webbplatser eller innehåll samt vår närvaro i tjänster som tillhandahålls av tredje part innebär inte att vi har någon anknytning till dessa tredje parter eller att vi har någon kontroll över dem, och därför är vi, inom de gränser som tillämplig lagstiftning tillåter, inte ansvariga för sådant innehåll eller sådana tjänster, deras integritetsskyddsnivå eller sådana tredje parters åtgärder i samband med deras behandling av personuppgifter.

Varför behandlar vi personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter endast för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy eller för andra ändamål som meddelats dig när dina personuppgifter samlades in, och endast i den utsträckning som är nödvändig för det specifika ändamålet som beskrivs närmare i respektive sammanhang.

Vi behandlar personuppgifter främst för ändamål som gör det möjligt för våra kunder att använda våra tjänster och säkerställer en förstklassig kundupplevelse. Följaktligen behandlar vi personuppgifter särskilt för följande ändamål, baserat på följande behandlingsgrunder:

• Hantering av kundrelationen, såsom ingående, genomförande och eventuella senare ändringar av avtalet mellan oss och den bostadsrättsförening som du representerar, skötsel och utveckling av kundrelationen, samt kommunikation relaterad till kundrelationen, såsom tillhandahållande av kundservice, utskick av nyhetsbrev och annat innehåll relaterat till kundrelationen och våra tjänster samt att besvara dina förfrågningar och frågor via olika kanaler. Den rättsliga grunden för denna behandling är vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR) att bedriva vår verksamhet, det förvaltningsavtal som vi har ingått med den bostadsrättsförening som du representerar samt din relation till den aktuella bostadsrättsföreningen.
• Fakturering och annan hantering av fakturor och betalningar baseras på vårt berättigade intresse (GDPR artikel 6.1 f) att bedriva vår verksamhet, det förvaltningsavtal som vi har ingått med den bostadsrättsförening som du representerar samt din relation till den aktuella bostadsrättsföreningen.
• Anordnande av evenemang, såsom olika seminarier eller utbildningar, där grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse (GDPR artikel 6.1 f) att behandla personuppgifter för ändamål som är kopplade till anordnandet av evenemanget. Om du i detta sammanhang lämnar uppgifter som tillhör särskilda kategorier av personuppgifter, såsom uppgifter om allergier eller särskilda kostbehov, från vilka uppgifter om din hälsa kan utläsas, är grunden för behandlingen ditt uttryckliga samtycke (GDPR artikel 9.2 a).
• Marknadsföring riktad till våra befintliga eller potentiella kunder, till exempel för att kunna erbjuda aktuell information om våra tjänster eller andra aktuella ämnen som vi tror kan vara av intresse för mottagaren. Den rättsliga grunden för behandling i marknadsföringssyfte är vårt berättigade intresse (GDPR artikel 6.1 f), särskilt vår rätt att främja försäljningen av våra tjänster samt kännedomen om dessa och vårt företag. Grunden för behandlingen av personuppgifter kan också vara ditt samtycke (GDPR artikel 6.1 a), till exempel om du har prenumererat på vårt nyhetsbrev eller om marknadsföringen baseras på data som samlats in med hjälp av cookies på våra webbplatser och du har gett ditt samtycke till användningen av marknadsföringscookies.
  • Om du har godkänt marknadsföringscookies på våra webbplatser kan vi behandla dina personuppgifter för att erbjuda dig relevant marknadsföringsinnehåll på sociala medier, via e-post eller på webbplatser utifrån dina preferenser. Denna typ av behandling kallas profilering och syftar till att skapa skräddarsydd marknadsföring. Vi kan också kombinera uppgifter som samlats in genom profilering med andra uppgifter som vi har samlat in utifrån kundrelationen mellan oss och den organisation som du representerar. Om du vill ha mer information om användningen av cookies på vår webbplats kan du läsa mer i vårt cookieverktyg, som du öppnar genom att klicka på den runda ikonen längst ned till vänster på webbplatsen. Mer information om användningen av cookies finns även i vår cookiepolicy på https://kontuoy.fi/evastekaytanto/.
• Försäljning: Att främja försäljningen av våra tjänster, antingen på vårt eget initiativ eller på initiativ av en potentiell kunds representant, utifrån vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR) för att främja vår affärsverksamhet. Vi genomför även tilläggsförsäljning till våra befintliga bostadsrättsföreningskunder, som vi riktar till våra kunders representanter, även detta baserat på vårt berättigade intresse (GDPR artikel 6.1 f) för att främja vår affärsverksamhet.
• Efterlevnad av skyldigheter som grundar sig på tillämplig lagstiftning, såsom skatterelaterade skyldigheter samt att besvara förfrågningar från myndigheter på grundval av exempelvis skattelagstiftning, bokföringslagstiftning, lagstiftning om penningtvätt eller lagen om bostadsrättsföreningar, eller annan tvingande lagstiftning. Behandlingsgrunden utgörs i detta fall av bestämmelsen i den tillämpliga lagen (GDPR artikel 6.1 c). Lagen om förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism (444/2017) kräver identifiering av kunder samt insamling av uppgifter om deras faktiska förmånstagare, beslutsfattare och kontaktpersoner. Dessa uppgifter används för att förebygga, upptäcka och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism.
• Säkerställande av avtalsefterlevnad och övervakning av missbruk: Att säkerställa och övervaka efterlevnaden av avtalet mellan oss och den organisation du representerar samt att utreda misstänkta oegentligheter, varvid grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR) att bedriva vår verksamhet och skydda våra berättigade intressen i samband därmed.
• Att möjliggöra användningen av vår webbplats: När du besöker vår webbplats behandlar vi dina personuppgifter för att ge dig möjlighet att använda vår webbplats och dess funktioner samt för att säkerställa webbplatsens informationssäkerhet, funktionalitet och stabilitet, vilket innebär att vi kan behandla personuppgifter för att exempelvis upptäcka eventuella missbruk och attacker som äventyrar säkerheten på vår webbplats. Grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR) och det berättigade intresset i fråga är de ovan nämnda användningsändamålen. Insamlingen och den vidare behandlingen av dina personuppgifter på vår webbplats sker i regel med hjälp av automatiska tekniska metoder, såsom cookies och liknande tekniker. Om du vill ha mer information om användningen av cookies på vår webbplats kan du läsa mer i vårt cookieverktyg, som du hittar på webbplatsen genom att klicka på den runda ikonen längst ned till vänster på sidan. Mer information om användningen av cookies finns även i vår cookiepolicy på https://kontuoy.fi/evastekaytanto/.
• Andra berättigade intressen relaterade till vår verksamhet: Vi kan även behandla dina personuppgifter för vissa andra berättigade intressen relaterade till vår verksamhet, såsom att utveckla och förbättra våra tjänster och vår webbplats; för att säkerställa och förbättra informationssäkerheten eller säkerheten i våra lokaler och nätverk; för att skydda vår egendom; för att förebygga missbruk eller utreda misstänkt missbruk, eller för andra liknande berättigade ändamål. Behandlingen av personuppgifter grundar sig i dessa fall på vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR) och det berättigade intresset i fråga är det användningsändamål som är kopplat till vår verksamhet.
• Kundundersökningar: Vi skickar ut kundundersökningar, såsom kundnöjdhetsmätningar (till exempel NPS-undersökningar), till våra kunders representanter i syfte att mäta kvaliteten på våra tjänster och utveckla dem i enlighet med våra kunders önskemål. Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f i GDPR) att utveckla våra tjänster och säkerställa en förstklassig kundupplevelse.

Behandlingen av personuppgifter på det sätt som beskrivs i denna integritetspolicy grundar sig, vad gäller vissa användningsändamål, på avtalet mellan oss och den bostadsrättsförening som du företräder om tillhandahållande av förvaltningstjänster. I dessa sammanhang kan underlåtenhet att lämna personuppgifter hindra oss från att fullgöra våra avtalsenliga eller andra skyldigheter eller åtaganden gentemot den bostadsförening som du företräder, vilket kan leda till att kundrelationen avbryts.

Användning av AI-verktyg och AI-applikationer

Vi använder AI-baserade verktyg och applikationer för att leverera och utveckla våra tjänster och för att hantera vår kommunikation med dig. Vi använder dessa verktyg endast för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy och endast när vi har en lämplig rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter.

Våra AI-leverantörer. När våra AI-leverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning ska de följa våra instruktioner och gällande dataskyddslagstiftning. De får inte använda dina personuppgifter för att träna sina AI-modeller.

Plats för behandling och överföringar. Personuppgifter som behandlas i AI-verktygen lagras som huvudregel inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). När personuppgifter överförs utanför EES använder vi godkända skyddsåtgärder, såsom Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler.

Mänsklig tillsyn. Vi använder inte AI för att fatta beslut om dig som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad utan att en människa är involverad. AI är ett stöd i vårt arbete, men det är alltid människor som ansvarar för beslut som påverkar dig. Om detta ändras kommer vi endast att fatta sådana helt automatiserade beslut när det är tillåtet enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Vi kommer även att informera dig om dina rättigheter, bland annat rätten att begära mänsklig inblandning, att framföra dina synpunkter och att överklaga beslutet.

Känsliga personuppgifter. Lämna endast de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna hantera ditt ärende eller din förfrågan. Undvik att uppge känsliga personuppgifter, till exempel hälsouppgifter, om dig själv eller andra, såvida det inte är nödvändigt för ärendet.

Om du lämnar sådana uppgifter kan de komma att behandlas av de AI-tjänster vi använder för att stödja vår hantering av kommunikation. Vi behandlar uppgifterna endast i den utsträckning som är nödvändig för att hantera ärendet.

Interaktion med AI. När du interagerar direkt med en AI-funktion i våra system eller applikationer informerar vi dig tydligt om att du kommunicerar med AI.

Vilka personuppgifter behandlar vi

Hantering av kundrelationen	Grundläggande uppgifter (för- och efternamn på bostadsrättsföreningens representant, befattning i bostadsrättsföreningen, bostadsrättsföreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), uppgifter om kommunikation.
Fakturering	Grunduppgifter (för- och efternamn på bostadsrättsföreningens representant, befattning i bostadsrättsföreningen, bostadsrättsföreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress).
Anordnande av evenemang	Grunduppgifter (deltagarens för- och efternamn, befattning i bostadsrättsföreningen, bostadsrättsföreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer), uppgifter om deltagande, eventuella uppgifter om allergier eller särskilda kostbehov.
Marknadsföring	Representanter för våra befintliga bostadsrättsföreningskunder: Grunduppgifter (representantens för- och efternamn, befattning i bostadsrättsföreningen, bostadsrättsföreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), eventuellt marknadsföringsförbud, uppgifter om kommunikation. Nyhetsbrevsprenumeranter: E-postadress.
Försäljning	Grundläggande uppgifter (för- och efternamn på bostadsrättsföreningens representant, befattning i bostadsrättsföreningen, bostadsrättsföreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), uppgifter om kommunikation.
Efterlevnad av skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning	Grundläggande uppgifter (för- och efternamn på bostadsrättsföreningens representant, befattning i föreningen, föreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), uppgifter om kommunikation. För att uppfylla skyldigheterna enligt penningtvättslagen samlas dessutom in uppgifter om kundföretagets verkliga huvudmän, beslutsfattare och kontaktpersoner, såsom namn, personnummer eller födelsedatum, medborgarskap, uppgifter om politiskt inflytande (PEP) samt uppgifter om sanktions- eller frysningslistor.
Säkerställande av avtalsefterlevnad och övervakning av missbruk	Grundläggande uppgifter (för- och efternamn på bostadsrättsföreningens representant, befattning i föreningen, föreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), faktureringsuppgifter, profiluppgifter i styrelseportalen, uppgifter om kommunikation eller endast en del av dessa.
För att möjliggöra användning av vår webbplats	Se information om användningen av cookies i vårt cookieverktyg på webbplatsen, som du kan öppna genom att klicka på den runda ikonen längst ned till vänster på webbplatsen. Mer information om användningen av cookies finns även i vår cookiepolicy på https://kontuoy.fi/evastekaytanto/.
Andra berättigade intressen relaterade till vår verksamhet	Grundläggande uppgifter (för- och efternamn på bostadsrättsföreningens representant, befattning i föreningen, föreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer, adress), faktureringsuppgifter, profiluppgifter i styrelseportalen, uppgifter om kommunikation eller endast en del av dessa.
Enkäter	Grundläggande uppgifter (för- och efternamn på den som svarar, befattning i bostadsrättsföreningen, bostadsrättsföreningens namn); kontaktuppgifter (e-postadress); feedback och betyg som lämnats i enkäten (t.ex. NPS-poäng och eventuella kommentarer).

Hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar i regel in dina personuppgifter direkt från dig, till exempel när du kommunicerar med oss via telefon eller e-post, när du besöker vår webbplats,  när du fyller i kontaktformulär, när du träffar våra representanter vid överenskomna möten, vid evenemang som vi anordnar eller på annat sätt, eller när du skickar dokument till oss.

I vissa fall får vi dina personuppgifter från andra representanter för den bostadsrättsförening som du företräder: till exempel när styrelsen i bostadsrättsföreningen byts ut kan den tidigare styrelsen eller styrelsens kontaktperson meddela oss uppgifter om den nya styrelsens medlemmar eller styrelsens kontaktperson.

 I vissa situationer, till exempel när kontaktuppgifterna till bostadsrättsföreningens styrelsens kontaktperson har blivit inaktuella och vi inte har några nya kontaktuppgifter, kan vi även söka efter uppgifter från offentliga källor, såsom Suomen Asiakastieto Oy eller bostadsrättsföreningens egna webbplatser.

De uppgifter om kundkännedom som krävs enligt penningtvättslagen samlas in direkt från dig via DOKS-tjänsten (Suomen Tunnistetieto Oy).

När du besöker vår webbplats använder vi cookies och andra liknande tekniker för att samla in personuppgifter. Om du vill veta mer om hur vi använder cookies på våra webbplatser kan du läsa mer i informationen om cookies som finns på våra webbplatser: https://kontuoy.fi/evastekaytanto/. Mer information om användningen av cookies finns även i vårt cookieverktyg på webbplatsen, som du kan öppna genom att klicka på den runda ikonen längst ned till vänster på webbplatsen.

Hur dina personuppgifter delas

Vi kan överföra personuppgifter till tredje part på det sätt som beskrivs nedan.

När vi överför personuppgifter till en tjänsteleverantör eller annan part som behandlar personuppgifter för vår räkning, det vill säga personuppgiftsbiträden, har vi bland annat genom avtalsmässiga åtgärder säkerställt att dessa tjänsteleverantörer eller andra parter behandlar personuppgifterna i enlighet med våra anvisningar och endast för de ändamål som anges i denna integritetspolicy. Den behandling som utförs av personuppgiftsbiträden omfattar till exempel tillhandahållande av informationssystem och andra IT- och mjukvarutjänster.

Vi kan lämna ut personuppgifter inom de gränser som tillämpliga lagar tillåter eller kräver, till exempel till myndigheter, externa rådgivare eller andra tredje parter på det sätt som specificeras nedan:

• Våra samarbetspartner, tjänsteleverantörer och andra Kontu-bolag: Vi kan dela personuppgifter med våra samarbetspartner och tjänsteleverantörer, eller mellan bolag inom koncernen, om det är lagligt och nödvändigt ur ett affärsmässigt perspektiv samt i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Personuppgifter kan lämnas ut mellan bolag inom koncernen i den omfattning som är nödvändig för att utveckla verksamheten eller fullgöra rättsliga förpliktelser. Inom koncernen delas personuppgifter särskilt för ändamål som rör kundrelationshantering, kundservice, försäljning, marknadsföring, ekonomiförvaltning och rapportering, samt tillsammans med Ador Vakuutuspalvelut Oy också för att uppfylla skyldigheter enligt penningtvättslagstiftningen. Rättslig grund för behandling som rör styrning och utveckling av verksamheten är vårt berättigade intresse av att styra koncernens verksamhet på ett enhetligt sätt. Rättslig grund för Ador Vakuutuspalvelut Oy:s behandling för att uppfylla skyldigheter enligt penningtvättslagstiftningen är rättslig förpliktelse. Om våra samarbetspartner deltar i tillhandahållandet av tjänsten enligt förvaltningsavtalet mellan oss och den bostadsrättsförening som du företräder, överlämnar vi de uppgifter som krävs för att tillhandahålla tjänsten till dem, vanligtvis främst kontaktuppgifterna till kontaktpersonen. Vi kan även lämna ut personuppgifter till annonspartners för marknadsföringsändamål i syfte att genomföra riktad annonsering och riktad nätmarknadsföring, till exempel när vi riktar annonsering på nätet. Vi kan även lämna ut personuppgifter till exempelvis inkassobyråer för inkassosyften eller till andra av våra tjänsteleverantörer eller samarbetspartner, men endast i den utsträckning som behandlingen av de utlämnade personuppgifterna är nödvändig för att de ska kunna utföra sina uppgifter.

Kontu använder tjänsten DOKS (Suomen Tunnistetieto Oy) som hjälp för att uppfylla identifierings- och redovisningsskyldigheterna enligt penningtvättslagen, och DOKS fungerar som personuppgiftsbiträde (underleverantör) för Kontu.

• Myndigheter: Polisen och andra myndigheter kan begära tillgång till personuppgifter från oss. I dessa fall lämnar vi ut uppgifterna endast om det föreligger en lagstadgad skyldighet, ett domstolsbeslut eller motsvarande tvingande skyldighet. Vi kan även lämna ut personuppgifter om detta är nödvändigt för att framställa rättsliga anspråk eller för att försvara oss mot sådana, antingen i domstolsförfaranden eller i administrativa förfaranden.
• Företagsomstruktureringar: Om vi är inblandade i en fusion, en försäljning av verksamheten eller någon annan företagsomstrukturering, lämnar vi ut personuppgifter till köparen när det står klart att omstruktureringen genomförs. Vi kan även överlämna begränsade mängder personuppgifter till potentiella köpare och deras ombud i samband med förberedelserna inför transaktionen, i enlighet med tillämplig lagstiftning.
• Sociala medier: Om du skriver ett inlägg, kommenterar eller utför andra liknande åtgärder på våra kanaler i sociala medier på forum som möjliggör publicering av offentliga inlägg, kan vem som helst som har tillgång till sådana forum läsa och använda dessa uppgifter, och vi ansvarar inte för de uppgifter du publicerar på sådana forum eller för vad tredje part gör med dina uppgifter.

Personuppgifter lagras huvudsakligen inom EU eller EES. Vissa av våra tjänsteleverantörer, till vilka vi överför personuppgifter, är belägna eller kan lagra personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, och därför överför vi vid behov även personuppgifter utanför EU- eller EES-området. I sådana fall säkerställer vi en tillräcklig skyddsnivå för de personuppgifter vi överför och tillämpar vid behov nödvändiga ytterligare skyddsåtgärder för att säkerställa skyddet av personuppgifterna. Vanligtvis tillämpas de standardavtalsklausuler som godkänts av EU-kommissionen som grund för överföringen av personuppgifter. Du kan ta del av dessa på EU:s rättsdatabas här: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/HTML/?uri=CELEX:32021D0914. Om du vill ha mer detaljerad information om överföringar av dina personuppgifter utanför EU eller EES och de skyddsåtgärder som vid varje tillfälle gäller , kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges ovan i denna integritetspolicy.

Hur länge vi lagrar personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka personuppgifterna samlades in, i enlighet med tillämplig lagstiftning. När vi inte längre behöver personuppgifterna raderar vi uppgifterna från våra system eller anonymiserar dem på ett oåterkalleligt sätt.

Lagringstiden för personuppgifter om företrädare för våra bostadsrättsföreningskunder är i slutändan knuten till varaktigheten av kundrelationen mellan oss och den bostadsrättsförening som du företräder, varefter personuppgifterna raderas i enlighet med de lagringsrutiner som vi har fastställt. Vi kan dock fortsätta att lagra personuppgifterna även efter det att den av oss fastställda lagringstiden har löpt ut, i den utsträckning som uppgifterna är nödvändiga, till exempel för att skydda våra rättigheter.

Den allmänna minimilagringstiden för personuppgifter om företrädare för våra bostadsrättsföreningskunder är två kalenderår från det att förvaltningsavtalet med kunden har upphört. Om kundens kontaktperson byts ut raderar vi den tidigare kontaktpersonens uppgifter från våra datasystem inom rimlig tid efter bytet av kontaktperson. Personuppgifter kan dock lagras även längre än så om lagringen är motiverad på grund av en relevant relation mellan oss och den registrerade eller på grund av den registrerades samtycke, till exempel för marknadsföringsändamål, och personen inte har invänt mot behandlingen eller återkallat sitt samtycke.

Själva avtalsdokumenten, som även kan innehålla personuppgifter, bevaras i minst 10 år från utgången av det kalenderår under vilket avtalet upphörde. Ovanstående gäller även all kommunikation som ingår i avtalet eller förtydligar avtalets innehåll. Dessutom ska personuppgifter som har registrerats i handlingar som anses ingå i bokföringsmaterialet, såsom fakturor, bevaras i minst 10 år från utgången av det kalenderår under vilket räkenskapsåret avslutades.

Hantering av kundrelationer	Den allmänna minimilagringstiden för personuppgifter om företrädare för våra bostadsrättsföreningskunder är två kalenderår från det att avtalet med kunden upphörde. Själva avtalshandlingarna, som även kan innehålla personuppgifter, bevaras i minst 10 år från utgången av det kalenderår under vilket avtalet upphörde.
Fakturering	Lagringstiden för fakturan och motsvarande uppgifter om kunden i vårt faktureringssystem och i vårt fakturaarkiv på är sex år, varefter uppgifterna raderas i enlighet med vår arkiveringsprocess.
Anordnande av evenemang	Personuppgifter som samlats in och lagrats i samband med evenemang, inklusive uppgifter om deltagare, leads eller potentiella kunder, raderas senast 24 månader efter evenemanget.
Marknadsföring	Personuppgifter som lagras för marknadsföringsändamål raderas senast 24 månader efter den senaste registrerade aktiviteten.
Försäljning	Efter att avtalet har ingåtts raderas personuppgifterna från försäljningssystemen, och kunduppgifterna, inklusive uppgifter om kundens kontaktperson, överförs till kundhanteringen, varvid de ovan nämnda lagringstiderna för kundhantering tillämpas. Om kontakten mellan försäljningsavdelningen och den registrerade inte omedelbart leder till att ett avtal ingås, lagras den registrerades personuppgifter i 12 månader i försäljningsavdelningens datasystem för eventuella framtida kontakter.
Efterlevnad av skyldigheter enligt tillämplig lagstiftning	I enlighet med kraven i tillämplig lagstiftning. De kundidentifieringsuppgifter som krävs enligt penningtvättslagen, inklusive uppgifter som samlats in och arkiverats via DOKS-tjänsten, lagras i fem (5) år efter att kundrelationen har upphört, i enlighet med lagens krav.
Säkerställande av avtalsefterlevnad och övervakning av missbruk	Den allmänna minimilagringstiden för personuppgifter om våra kunders representanter är två kalenderår från det att avtalet med kunden har upphört att gälla. Själva avtalsdokumenten, som även kan innehålla personuppgifter, sparas i minst 10 år från och med utgången av det kalenderår under vilket avtalet upphörde.
För att möjliggöra användningen av våra webbplatser	Se information om cookiens giltighetstid i vårt cookieverktyg på webbplatsen, som du kan öppna genom att klicka på den runda ikonen  längst ned till vänster på webbplatsen. Mer information om användningen av cookies finns även i vår cookiepolicy på https://kontuoy.fi/evastekaytanto/.
Enkäter	Svaren på enkäter raderas inom 12 månader efter att enkäten genomförts.

Vilka är dina rättigheter

Du har flera olika rättigheter när det gäller dina personuppgifter. Nedan hittar du en sammanfattning av dessa rättigheter samt information om hur du kan utöva dem och vilka begränsningar som gäller. Du har rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter. Med hjälp av denna rättighet kan du få en kopia av de personuppgifter som rör dig och som vi behandlar, samt försäkra dig om att vi behandlar dessa uppgifter i enlighet med lagen.
• Begära rättelse av dina personuppgifter. Du har rätt att begära att vi rättar felaktiga personuppgifter som rör dig.
• Begära att dina personuppgifter raderas. Med hjälp av denna rättighet kan du begära att vi raderar dina personuppgifter när det inte längre finns någon giltig grund för behandlingen av uppgifterna.
• Att invända mot behandlingen av dina personuppgifter när behandlingsgrunden är ett berättigat intresse och du har skäl som hänför sig till din specifika situation att invända mot behandlingen av dina uppgifter. Dessutom har du alltid rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål.
• Begära begränsning av behandlingen av dina uppgifter. Med hjälp av denna rättighet kan du begära att vi upphör med behandlingen av dina personuppgifter, till exempel under den tid det tar för dig att kontrollera uppgifternas eller behandlingsgrundens riktighet.
• Begära att dina personuppgifter överförs från ett system till ett annat när grunden för behandlingen av personuppgifterna är samtycke.
• Återkalla ditt samtycke. Om behandlingen enbart grundar sig på ditt samtycke har du rätt att återkalla detta samtycke när som helst. Återkallandet av samtycket påverkar dock inte lagligheten av den behandling av personuppgifter som har utförts på grundval av samtycket före återkallandet.
• Rätt att vägra direktmarknadsföring, mottagande av marknadsföringsmeddelanden samt profilering genom att följa anvisningarna om att avbryta meddelandena som finns i marknadsföringsmeddelandena. Observera att även om du väljer att inte ta emot marknadsföringsmeddelanden från kan du fortfarande få administrativa meddelanden från oss, såsom orderbekräftelser och meddelanden som behövs för att hantera ditt konto eller de tjänster vi tillhandahåller till den organisation du representerar.

Du har också alltid rätt att välja vilka cookies som används på vår webbplats genom att ändra inställningarna i vårt cookieverktyg. Du kan öppna cookieverktyget genom att klicka på den runda ikonen längst ned till vänster på vår webbplats. Mer information om användningen av cookies på vår webbplats finns i vår cookiepolicy på https://kontuoy.fi/evastekaytanto/ samt i det cookieverktyg som öppnas längst ned till vänster på vår webbplats.

Observera också att vissa av de ovan angivna rättigheterna endast gäller vid vissa grunder för behandling av personuppgifter och att det även kan finnas andra begränsningar för deras tillämpning. I dessa fall tillhandahåller vi dig detaljerad information om det tillämpliga undantaget eller den tillämpliga begränsningen och hjälper dig att utöva dina rättigheter i så stor utsträckning som möjligt i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du kan läsa mer om när de registrerades olika rättigheter är tillämpliga på Datatillsynsmyndighetens webbplats på adressen: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa.

Om du vill utöva de ovan nämnda rättigheterna, kontakta oss via de kontaktuppgifter som anges i början av denna integritetspolicy eller utöva dina rättigheter på det sätt som beskrivs i denna integritetspolicy.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter. I Finland kan du lämna in ett klagomål till Dataskyddsombudets kontor på https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Avslutningsvis

Vi uppmanar dig att regelbundet läsa igenom denna integritetspolicy.

Vi värdesätter din åsikt. Om du har synpunkter eller frågor om vår integritetspolicy, integritetsskydd eller eventuella kränkningar av integriteten eller dataskyddet, ber vi dig att skicka dem till oss via kontaktuppgifterna i början av denna integritetspolicy. Vi behandlar ditt meddelande konfidentiellt och kontaktar dig för att lösa dina frågor.